Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'affaires ?
Un processus d'entreprise est une activité ou un ensemble d'activités qui permet d'atteindre un objectif organisationnel spécifique. Il coordonne le comportement des personnes, des systèmes, des informations et des objets afin de produire des résultats conformes à la stratégie de l'entreprise.
Cela semble assez élémentaire, mais un processus commercial réel peut être d'une complexité et d'une complexité déconcertantes.
L'automatisation des processus d'affaires (BPA), également connue sous le nom de transformation numérique ou d'automatisation des activités, est l'automatisation des processus d'affaires basée sur la technologie. L'APB comprend l'intégration d'applications, la restructuration des ressources en main-d'œuvre et l'incorporation d'applications logicielles dans l'organisation.
Selon une étude de Statista, la valeur du marché mondial de l'automatisation des processus métier devrait passer de 9,7 milliards de dollars en 2019 à 12,7 milliards de dollars en 2021. Alors que de plus en plus d'organisations mettent en œuvre des logiciels d'APB pour rationaliser leurs processus d'affaires, il est primordial d'examiner votre entreprise et de voir si et où elle peut en bénéficier.
Examinons un exemple de logiciel d'automatisation des processus d'entreprise en action. La numérisation d'un formulaire papier et l'envoi automatique de la version électronique au bon destinataire en sont un bon exemple. Ce processus peut être mis en œuvre dans différents services et est déclenché par un événement spécifique (comme l'introduction d'une note de frais en vue d'un remboursement).
L'automatisation de cette tâche spécifique peut faire partie d'une stratégie plus large de gestion des processus de l'entreprise. D'autres tâches peuvent être automatisées, notamment la génération de rapports, la paie, la saisie de données, l'intégration et les transferts de fichiers.
Qu'est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus d'entreprise (BPM) est une discipline organisationnelle qui utilise diverses méthodes pour mesurer, analyser et optimiser des processus et des fonctions d'entreprise complexes et critiques. Elle analyse ces processus de bout en bout, modélise leur fonctionnement dans différents scénarios et les améliore en conséquence. Il s'agit d'une activité permanente qui nécessite une réorganisation continue des processus.
Le logiciel de gestion des processus métier est plus complet que le BPA, car il ne se concentre pas sur un seul processus, mais sur l'amélioration de l'efficacité globale de l'organisation. Si l'approche systématique est mise en œuvre avec succès, les travailleurs comprennent mieux leur contribution aux objectifs de l'entreprise.
Automatisation des processus d'entreprise et gestion des processus d'entreprise : Quelles sont les principales différences ?
L'automatisation des processus métier et la gestion des processus métier se ressemblent et peuvent être liées, mais elles ne doivent pas être confondues.
- L'APB se concentre sur l'automatisation des processus d'entreprise, en particulier grâce à l'utilisation de la technologie.
- Le BPM, quant à lui, consiste à gérer ces processus, avec ou sans technologie et automatisation.
En d'autres termes, tous les BPM n' incluent pas l'automatisation, mais tous les BPA peuvent être considérés comme une forme de BPM.
Ces deux concepts sont de la plus haute importance pour une organisation, quel que soit le secteur auquel elle appartient. Ils partagent un objectif similaire : accroître l'efficacité, rationaliser les activités pour une plus grande productivité, réduire les erreurs et les coûts, et rendre les clients heureux tout en augmentant le retour sur investissement.
Pourquoi l'APP et la GPA sont-ils essentiels à la réussite d'une entreprise ?
Il est indéniable que toutes les organisations cherchent des moyens d'optimiser leurs processus opérationnels, d'accroître leur productivité et de réduire leurs coûts afin d'améliorer leurs résultats. Presque tous les secteurs et marchés évoluent vers la numérisation sous une forme ou une autre, ce qui nécessite de fixer et d'atteindre certains objectifs de transformation numérique. La gestion et l'automatisation des processus métier sont le meilleur moyen pour les organisations d'atteindre ces objectifs et de contribuer au succès de l'entreprise.
Ensemble, la mise en œuvre des logiciels BPM et BPA optimise les processus d'entreprise, améliorant indirectement (ou directement) la qualité des services et des produits offerts par l'organisation. L'expérience des clients s'en trouve améliorée et ils sont plus heureux. Ils permettent également une meilleure collaboration et, dans de nombreux cas, une plus grande transparence des tâches et des activités des travailleurs.
En cas de crise théorique, vos responsables disposeront d'une plus grande visibilité et d'une meilleure compréhension de la manière de revenir sur la bonne voie.
Les avantages de l'automatisation des entreprises
Vous vous demandez par où commencer pour automatiser les processus et les opérations de votre entreprise ? Les meilleures pratiques en matière d'automatisation des entreprises peuvent être décomposées en trois étapes simples :
- Définir les objectifs de l'entreprise
- Établir des rôles clairs
- Exploiter les outils d'automatisation
L'automatisation des activités peut rationaliser votre entreprise et vous aider à atteindre vos objectifs de transformation numérique, en bénéficiant à votre organisation de diverses manières pour vous donner des clients plus heureux, réduire le coût global du fonctionnement de l'entreprise et stimuler votre retour sur investissement.
Productivité et réduction des coûts
L'automatisation des entreprises peut réduire le besoin de main-d'œuvre humaine, en particulier pour les tâches monotones ou répétitives telles que le paiement des factures, l'analyse des sites web ou même des tâches simples telles que la conversion de formulaires papier en formulaires électroniques. Même l'automatisation de la programmation de votre présence sur les médias sociaux peut permettre à un employé d'économiser des heures de travail. Ces exemples d'automatisation des entreprises peuvent libérer le temps des employés et du personnel afin qu'ils puissent se concentrer sur la mise en œuvre d'idées visant à rendre les processus d'entreprise plus efficaces.
Cela stimule la productivité, tout en réduisant le coût des ressources et de la main-d'œuvre. L'APB peut automatiser divers processus s'ils ne requièrent pas de réflexion logique, et permet à vos employés de se consacrer à des tâches qui exigent plus de créativité et une touche plus "humaine", tout en réduisant le coût global des opérations de l'entreprise.
Réduction des erreurs
L'automatisation des entreprises réduisant le besoin de main-d'œuvre humaine, elle va de pair avec une diminution du risque d'erreurs humaines dans le processus d'entreprise. Bien sûr, cela ne s'applique qu'à certains processus, mais l'APB peut réduire considérablement le risque d'erreurs humaines coûteuses dans des procédures importantes.
Collaboration
Le suivi de chaque travailleur et la garantie d'un flux d'informations continu peuvent s'avérer difficiles dans le cadre de projets plus complexes. Les logiciels d'automatisation sont conçus pour renforcer la collaboration et la responsabilisation, car ils permettent de suivre les processus et l'avancement des projets, de mettre à jour les différentes équipes et de fixer des objectifs et des délais pour aider les membres de l'équipe à collaborer de manière simple et efficace.
Normalisation
L'automatisation d'un processus d'entreprise signifie que vous pouvez vous attendre à ce que les résultats soient cohérents à chaque fois. Non seulement cette normalisation facilite l'évolutivité, mais elle donne aussi à votre organisation une image de fiabilité que les clients apprécient.
Mettre en œuvre la gouvernance
L'automatisation d'un processus garantit qu'il y aura une trace des documents générés chaque fois que ce processus est mis en œuvre. Cela ajoute une nouvelle couche de transparence qui facilite la gestion du projet par les responsables. Il est possible de prévoir et d'optimiser le flux de travail tout en conservant le même niveau de cohérence, ce que seule l'automatisation permet d'obtenir.
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