Ein Geschäftsprozess ist eine Aktivität oder eine Reihe von Aktivitäten, mit denen ein bestimmtes Unternehmensziel erreicht werden soll. Er koordiniert das Verhalten von Menschen, Systemen, Informationen und Dingen, um Ergebnisse zu erzielen, die mit einer Geschäftsstrategie übereinstimmen.
Das hört sich einfach an, aber ein echter Geschäftsprozess kann verblüffend komplex und verworren sein.
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), auch bekannt als digitale Transformation oder Geschäftsautomatisierung, ist die technologiegestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen. BPA umfasst die Integration von Anwendungen, die Umstrukturierung von Arbeitsressourcen und die Einbindung von Softwareanwendungen in die Organisation.
Laut einer Studie von Statista wird der Wert des globalen Marktes für Geschäftsprozessautomatisierung von 9,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2019 auf 12,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 steigen. Da immer mehr Unternehmen BPA-Software implementieren, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, ist es von größter Bedeutung, Ihr Unternehmen zu untersuchen und zu sehen, ob und wo Sie davon profitieren können.
Betrachten wir ein Beispiel für eine Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis. Die Digitalisierung eines Papierformulars und die automatische Übermittlung der elektronischen Version an den richtigen Empfänger wäre ein gutes Beispiel. Dieser Prozess könnte in verschiedenen Abteilungen implementiert werden und wird durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst (z. B. das Einreichen einer Spesenabrechnung zur Erstattung).
Die Automatisierung dieser speziellen Aufgabe kann Teil einer umfassenderen Strategie für das Geschäftsprozessmanagement in der Organisation sein. Andere Aufgaben, die automatisiert werden können, sind unter anderem die Erstellung von Berichten, die Gehaltsabrechnung, die Dateneingabe, das Onboarding und die Dateiübertragung.
Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine organisatorische Disziplin, die verschiedene Methoden zur Messung, Analyse und Optimierung komplexer unternehmenskritischer Geschäftsprozesse und -funktionen einsetzt. Es analysiert diese Prozesse von Ende zu Ende, modelliert, wie sie in verschiedenen Szenarien funktionieren würden, und verbessert sie entsprechend. Es handelt sich um eine fortlaufende Tätigkeit, die ein kontinuierliches Prozess-Reengineering erfordert.
Software für das Geschäftsprozessmanagement ist umfassender als BPA, da sie sich nicht auf einen einzelnen Prozess konzentriert, sondern darauf, die Effizienz der Organisation insgesamt zu steigern. Wenn der systematische Ansatz erfolgreich umgesetzt wird, verstehen die Mitarbeiter ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen besser.
Geschäftsprozessautomatisierung vs. Geschäftsprozessmanagement: Was sind die wichtigsten Unterschiede?
Geschäftsprozessautomatisierung und Geschäftsprozessmanagement klingen ähnlich und sind möglicherweise verwandt, sollten aber nicht miteinander verwechselt werden.
- BPA konzentriert sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere durch den Einsatz von Technologie.
- Bei BPM geht es dagegen um die Verwaltung dieser Prozesse - mit oder ohne Technologie und Automatisierung.
Mit anderen Worten: Nicht jedes BPM beinhaltet Automatisierung, aber jedes BPA kann als eine Form von BPM angesehen werden.
Beide Konzepte sind für ein Unternehmen von größter Bedeutung, unabhängig von der Branche, zu der es gehört. Sie verfolgen ein ähnliches Ziel - die Effizienz zu steigern, die Unternehmen zu rationalisieren, um die Produktivität zu erhöhen, Fehler und Kosten zu reduzieren und die Kunden zufrieden zu stellen, während der ROI steigt.
Warum sind BPA und BPM entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens?
Es lässt sich nicht leugnen, dass alle Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken, um ihr Ergebnis zu verbessern. Nahezu alle Branchen und Märkte bewegen sich in irgendeiner Form auf die Digitalisierung zu, und dies erfordert die Festlegung und Erreichung bestimmter Ziele für die digitale Transformation. Geschäftsprozessmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung sind der beste Weg für Unternehmen, diese Ziele zu erreichen und zum Unternehmenserfolg beizutragen.
Durch die gemeinsame Implementierung von BPM- und BPA-Software werden Geschäftsprozesse optimiert, was indirekt (oder direkt) die Qualität der vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen und Produkte verbessert. Dies verbessert die Kundenerfahrung und führt zu zufriedeneren Kunden. Außerdem ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit und in vielen Fällen eine größere Transparenz der Aufgaben und Aktivitäten der Mitarbeiter.
In einer theoretischen Krise haben Ihre Manager einen besseren Überblick und wissen, wie sie wieder auf Kurs kommen können .
Die Vorteile der Unternehmensautomatisierung
Sie fragen sich, wo Sie bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse und -abläufe anfangen sollen? Bewährte Verfahren für die Unternehmensautomatisierung lassen sich in drei einfache Schritte unterteilen:
- Definieren Sie Ihre Geschäftsziele
- Klare Rollenverteilung
- Einsatz von Automatisierungstools
Die Geschäftsautomatisierung kann Ihr Unternehmen rationalisieren und Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Dabei profitiert Ihr Unternehmen auf verschiedene Weise, um zufriedenere Kunden zu gewinnen, die Gesamtkosten des Geschäftsbetriebs zu senken und Ihren ROI zu steigern.
Produktivität und Kostensenkung
Die Automatisierung von Unternehmen kann den Bedarf an menschlicher Arbeitskraft verringern, insbesondere bei monotonen oder sich wiederholenden Aufgaben wie Rechnungszahlungen, Website-Analysen oder sogar einfachen Aufgaben wie der Umwandlung von Papierformularen in elektronische Formulare. Selbst die Planung Ihrer Social-Media-Präsenz durch Automatisierung kann einem Mitarbeiter Stunden an Arbeit ersparen. Diese Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsabläufen können Angestellten und Mitarbeitern Zeit verschaffen, so dass sie sich auf die Umsetzung von Ideen zur effizienteren Gestaltung von Geschäftsabläufen konzentrieren können.
Dies wiederum steigert die Produktivität und senkt gleichzeitig die Kosten für Ressourcen und Arbeit. BPA kann verschiedene Prozesse automatisieren, wenn sie kein logisches Denken erfordern, und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich Aufgaben zu widmen, die mehr Kreativität und eine "menschlichere" Note erfordern, während sie gleichzeitig die Gesamtkosten des Geschäftsbetriebs senken.
Fehlerreduzierung
Da die Automatisierung von Geschäftsprozessen den Bedarf an menschlicher Arbeitskraft reduziert, geht dies Hand in Hand mit der Verringerung der Möglichkeit menschlicher Fehler im Geschäftsprozess. Natürlich gilt dies nur für bestimmte Geschäftsprozesse, aber BPA kann das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler in wichtigen Verfahren erheblich verringern.
Zusammenarbeit
Die Überwachung der einzelnen Mitarbeiter und die Sicherstellung eines nahtlosen Informationsflusses kann bei komplexeren Projekten schwierig sein. Automatisierungssoftware ist darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit zu verbessern, indem sie Projektprozesse und -fortschritte verfolgt, die verschiedenen Teams auf dem Laufenden hält und Ziele und Fristen festlegt, damit die Teammitglieder einfach und effektiv zusammenarbeiten können.
Normung
Wenn Sie einen Geschäftsprozess automatisieren, können Sie davon ausgehen, dass die Ergebnisse jedes Mal gleich sind. Diese Standardisierung erleichtert nicht nur die Skalierbarkeit, sondern verleiht Ihrem Unternehmen auch ein Gefühl der Zuverlässigkeit, das Ihre Kunden zu schätzen wissen.
Governance umsetzen
Die Automatisierung eines jeden Prozesses garantiert, dass bei jeder Implementierung des Prozesses eine Spur von Dokumenten erzeugt wird. Dies schafft eine weitere Ebene der Transparenz, die es den Verantwortlichen erleichtert, das Projekt zu steuern. Es ist möglich, die Arbeitsabläufe vorherzusagen und zu optimieren und dabei das gleiche Maß an Konsistenz zu erwarten - etwas, das nur durch Automatisierung erreicht werden kann.
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