Qu'est-ce que l'automatisation des documents juridiques et pourquoi est-elle la nouvelle norme commerciale ?

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L'automatisation des documents est une méthode permettant de produire des documents rapidement, avec précision et à grande échelle. Lorsque les équipes tirent parti de l'automatisation des documents, cela signifie que l'utilisateur clé répond à un "entretien" ou à une série de questions préliminaires. En fonction de la manière dont ces réponses sont saisies, le système d'automatisation des documents préparera un document ou une série de documents juridiques sur la base des réponses.

Pour préparer un document, le système prend en compte deux caractéristiques clés de l'automatisation :

1. Variables automatisées : Les variables automatisées sont des espaces réservés dans un modèle de document qui sont dynamiquement remplis en fonction des réponses de l'utilisateur au cours du processus d'admission. Ces variables peuvent inclure des détails tels que des noms, des dates, des montants de contrats ou d'autres points de données spécifiques qui varient d'un document à l'autre.
2. Clauses automatisées : Les clauses automatisées sont des blocs de texte prédéfinis qui peuvent être insérés ou ajustés dans un document en fonction des réponses de l'utilisateur ou de conditions spécifiques. Ces clauses représentent souvent des termes juridiques, des conditions ou un langage contractuel qui peuvent varier en fonction de facteurs tels que la juridiction, le type de transaction ou les préférences du client.

En remplissant un formulaire d'entretien, les avocats, les équipes ou les utilisateurs finaux peuvent produire des documents juridiques de haute qualité en répondant simplement à des questions sur le front-end qui pilotent la logique du back-end.

Quel est un exemple d'automatisation de documents juridiques en action ?

L'automatisation des documents aide les équipes à rationaliser la réception et à optimiser l'assemblage des documents afin que les contrats contiennent automatiquement les bonnes informations et les bonnes clauses, à chaque fois.

De nombreux documents peuvent être automatisés - et les documents à fort volume ou les documents complexes sont souvent de bons cas d'utilisation avec un retour sur investissement élevé. La préparation d'un bail commercial est un exemple de document prêt à être automatisé. Traditionnellement, il faut rédiger chaque document séparément - et chaque document supplémentaire augmente le temps total nécessaire et les risques d'erreurs d'un document à l'autre.

Toutefois, grâce à l'automatisation des documents, l'avocat peut passer moins de temps à rédiger et être encore plus sûr que les documents sont cohérents et exacts. Au lieu de rédiger manuellement, l'avocat commencerait par remplir un questionnaire dynamique. Ce questionnaire pose des questions relatives aux baux commerciaux, mais en fonction des types de documents nécessaires, le questionnaire peut poser n'importe quelle question. La réponse à une question déterminera les autres questions que l'avocat verra : par exemple, s'il indique qu'il est intéressé par la location d'un bien dans un certain district, les questions spécifiques à ce district apparaîtront, et les questions relatives à d'autres districts seront cachées.

Lorsque le juriste répond à ces questions, le système d'automatisation des documents utilise à la fois des variables et des clauses automatisées pour personnaliser le contrat de bail, en l'adaptant pour qu'il contienne des termes spécifiques à l'immeuble de bureaux et aux conditions du bail, ainsi que les clauses appropriées.

Mais l'automatisation ne s'arrête pas là. Le système extrait également les données pertinentes des intégrations disponibles pour la solution d'automatisation des documents, telles que le CRM du client et la base de données de gestion immobilière, et utilise ces bases de données pour compléter des informations telles que l'adresse du bien, les informations relatives au propriétaire et les conditions de bail précédentes, en veillant à ce que tous les détails soient exacts et à jour.

À partir de ce questionnaire unique, le système génère non seulement le contrat de bail commercial, mais aussi le contrat d'amélioration de l'habitat, le contrat de garantie et le contrat de dépôt de garantie, tous personnalisés pour refléter les spécificités fournies au cours du processus d'entretien.

Selon LegalTech Hub, les gains de temps peuvent être considérables :