Ligue majeure de baseball

À propos de l'organisation

Une équipe de baseball de la Ligue majeure, basée dans le Midwest, est un pilier du baseball professionnel depuis plus d'un siècle. Grâce à son engagement envers l'excellence sur le terrain et son implication dans la communauté, elle a fait des vagues tant dans le monde du baseball que dans sa communauté grâce à l'investissement de son équipe dans la culture organisationnelle.

Dans la Ligue majeure de baseball, la précision n'est pas seulement réservée au terrain, elle est essentielle dans tous les aspects de l'organisation, y compris les opérations RH.

Une équipe de premier plan de la MLB, soucieuse de conserver les meilleurs talents et de garantir la conformité dans l'ensemble de son club, a fait appel à nos solutions intégrées de vérification des antécédents et de gestion des formulaires I-9.

Découvrez comment ils ont amélioré leur processus de recrutement, réduit les risques et assuré une conformité sans faille, tout en restant entièrement intégrés à leur système d'information RH, Paycor.

Le défi : avant Mitratech

Se mettre à la hauteur

Avec une équipe RH relativement réduite (seulement quatre personnes), ce département assume une charge de travail importante tout au long de l'année. Tout en gérant les responsabilités RH de leur club local, ils emploient également plus de 350 collaborateurs à temps plein dans divers sites et clubs affiliés à travers le pays. Cette main-d'œuvre diversifiée nécessite une équipe RH qui maîtrise à la fois les besoins spécifiques de l'organisation et les rythmes particuliers du baseball.

La période la plus chargée est celle de l'intersaison de baseball, de décembre à février, car ils embauchent du nouveau personnel pour la saison à venir, notamment des stagiaires, des employés à temps plein et du personnel pour les jours de match. Avec les périodes d'embauche chargées et les vérifications régulières des antécédents, l'équipe des ressources humaines a constaté une perte de temps considérable, d'autant plus que des solutions d'automatisation et d'intégration étaient disponibles.

La solution : vérification approfondie des antécédents avec Mitratech

Lancer un match parfait (et conforme)

Lassée du temps perdu à saisir manuellement les données, du fait que les informations sur les employés et les nouvelles recrues n'étaient pas partagées entre leurs systèmes, et de devoir corriger les erreurs liées au travail fastidieux et répétitif lors du recrutement et de l'intégration, l'équipe s'est tournée vers Paycor, son partenaire, afin de trouver une meilleure solution.

Rationalisation du dépistage

La première recommandation de Paycor était Mitratech AssureHire, une solution technologique de vérification des antécédents. Ils ont souligné les avantages significatifs liés à l'utilisation de Mitratech, en particulier pour la gestion des embauches saisonnières. Désormais, ils peuvent facilement télécharger des feuilles de calcul contenant des informations sur de nombreuses personnes et lancer des vérifications d'antécédents en masse, ce qui leur permet de gagner un temps considérable par rapport à leur ancien processus manuel.

Automatisation des processus RH

La prochaine étape dans le processus d'amélioration consistait à rationaliser et à automatiser l'intégration des nouveaux employés. L'entreprise a donc décidé d'adopter la solution de conformité Form I-9 de Mitratech. Les professionnels des ressources humaines connaissent bien les difficultés et les risques liés au traitement manuel des formulaires I-9. Il n'est pas rare de voir une file d'employés devant votre porte ou d'avoir un agenda rempli de rendez-vous pour la vérification des pièces d'identité. C'est exactement ce que l'équipe voulait éviter.

Les résultats : des performances optimales atteintes

Semaines gagnées

En tirant parti des solutions intégrées de vérification des antécédents et de suivi I-9 de Mitratech, entièrement connectées à Paycor, l'équipe RH a éliminé d'innombrables heures de saisie manuelle de données et de tâches administratives répétitives.

• La fonctionnalité de téléchargement groupé a transformé ce qui représentait auparavant des semaines de travail manuel de « copier-coller » en un processus simplifié de téléchargement et d'exécution.

• Pendant les périodes de recrutement intensif, notamment lors de l'intégration de près de 900 employés saisonniers, l'équipe a gagné plusieurs semaines de temps de traitement.

Opérations rationalisées = intégration plus rapide

L'automatisation grâce à la technologie RH de Mitratech a permis d'obtenir des gains d'efficacité mesurables :

• L'intégration transparente entre les systèmes a permis au service RH de faire passer plus rapidement les candidats de l'offre à l'intégration, avec moins de points de contact et moins de risques d'erreurs dans les données.

• L'intégration adaptée aux appareils mobiles et les rappels automatisés en matière de conformité ont amélioré l'expérience des candidats tout en garantissant une conformité totale.

Résultat : une intégration plus rapide et plus précise pendant les périodes les plus critiques de la saison, ce qui permet à l'équipe RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques et la culture du club.

Réduction du risque de non-conformité

Les processus manuels I-9 et les vérifications des antécédents exposaient auparavant l'équipe à des erreurs potentielles de conformité. Avec Mitratech :

• Des garde-fous de conformité intégrés et des rappels automatisés ont permis de garantir le respect des délais.

• Les processus automatisés de gestion des mesures défavorables ont permis de garantir la cohérence et l'équité des décisions d'embauche.

Renforcer l'impact stratégique des RH

Au lieu de passer du temps à corriger des erreurs ou à s'occuper de la paperasse, l'équipe RH peut désormais consacrer le temps ainsi gagné à des activités à plus forte valeur ajoutée :

• Soutenir le personnel interne et les acteurs à tous les niveaux de l'organisation.

• Promouvoir les initiatives communautaires et caritatives qui définissent l'héritage de l'équipe en dehors du terrain.