对于企业和员工来说，无论大企业还是小企业，此类欺诈活动的成本都可能是天文数字。
在这篇博文中，我们将探讨存在的各种形式的人力资源欺诈，并提供一些您可以采取的可行步骤，以帮助您的企业防范人力资源欺诈。请系好安全带，了解如何保护自己免受当今企业中代价最昂贵的犯罪之一的侵害！
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什么是人力资源欺诈？
人力资源领域的欺诈行为有多种形式，但通常涉及某人通过虚假身份获取敏感信息或财务资源。例如，员工可能会伪造身份申请工作，外部承包商可能会提交伪造文件，为他们从未提供的服务向公司收取费用。
无论以何种形式出现，欺诈行为都会让企业付出高昂的代价，并危及员工的安全和保障。这就是为什么制定强有力的反欺诈措施（如背景调查和验证流程）如此重要的原因。通过采取这些预防措施，您可以帮助企业避免代价高昂的后果。
您的人力资源专业人员和处理人力资源数据的任何人都必须了解所有员工欺诈趋势、欺诈预防策略和最佳实践。其他人员也应了解潜在的欺诈行为，包括客户服务、销售、市场营销以及管理层的每个人。要发现工作场所的欺诈行为可能很困难，但如果所有员工都保持警惕并寻找欺诈迹象，就更有可能发现欺诈行为。
识别和预防人力资源领域的欺诈行为
这类欺诈有多种形式，从挪用和盗窃公司资金到贿赂和回扣。最常见的类型包括工资欺诈、职业食品欺诈、工伤赔偿欺诈和失业救济金欺诈。它还可能涉及滥用公司资源，如利用公司电脑谋取私利或利用公司福利谋取私利。无论其形式如何，人力资源欺诈都是一个严重的问题，每年会给公司造成数百万美元的损失。
预防欺诈的步骤
公司可以采取几个步骤：
首先，他们应就可接受的行为和违反这些政策的后果制定明确的政策和程序。确保所有员工都接受过有关这些政策的培训--通过在入职材料中加入培训内容，确保公平适用标准。一定要说明如果员工违反了欺诈政策，可能会受到哪些纪律处分。
其次，他们应定期对所有可访问公司资源的员工、承包商和供应商进行背景调查。企业主、人力资源专业人员甚至经理在聘用某人、允许其访问工资单数据或员工数据之前，都应尽职尽责。对新员工进行调查所需的时间不多，但却能为企业主省去很多麻烦。骗子精明强干，为达目的不择手段。
第三，他们应通过鼓励员工报告可疑的不法行为和建立明确的渠道来创建一种透明和问责的文化。在 Trakstar，我们的 SOC-2 类型 2 认证中规定，我们的所有员工都知道如何、何时、何地以及为何需要报告潜在的骗子、数据泄露或任何感觉不对的事情。将员工视为打击欺诈者的前沿阵地--他们可以出现在许多您无法到达的地方。
通过采取这些措施，企业可以大大降低人力资源欺诈的风险，保护自己的底线。
工作场所的欺诈迹象
工作场所的欺诈行为有多种形式，但一些常见迹象可能表明有些事情不太对劲。即使你不确定，但如果你认为发生了什么，进行调查可能是个好主意--风险太大，不容忽视。当员工发现欺诈活动时，人力资源领导应该是他们最先去的地方之一，但他们不一定是唯一的去处。
常见迹象
如果您或您的员工发现以下迹象，一定要采取行动防止损失进一步扩大：
- 财务记录或员工支出报告中出现无法解释或意想不到的变化。有时，雇主会注意到一些超出预算的情况，这是一个错误。有时则是盗窃。
- 员工获得异常高额的佣金、奖金或其他与其工作描述不符的报酬。工资欺诈案通常就是这样开始的。
- 在没有明确解释的情况下突然更改供应商合同或供货商。这可能与直接存款、费用报告、隐私声明等有关。
- 员工使用公司信用卡支付个人费用，或以公司名义进行个人消费而不报销。他们往往不做开支报告，或者滥用员工福利，以欺诈方式为自己谋利。
- 薪资或会计部门出现异常活动，如大额电汇或向虚假供应商签发支票。这可能是一个错误，也可能是员工的欺诈行为。
- 员工拒绝休假或在短时间内用完所有病假（这可能表明他们害怕请假，因为他们不想让别人发现他们在做什么）。这也可以称为 "幽灵员工"。
- 员工的行为发生变化，例如突然变得非常神秘，或过度慷慨地赠送礼品和好处。这可能是他们要离开的迹象，也可能是职业欺诈。
如何向员工进行成本教育
人力资源欺诈是一个严重且代价高昂的问题。据人力资源管理协会称，欺诈行为每年给组织造成的损失估计高达 200 亿美元。仅仅防止工资欺诈是不够的。人力资源专业人员必须将预防欺诈作为所有员工持续教育和培训的一部分。甚至可以请认证欺诈审查员帮助编写培训材料。录制网络研讨会或他们的演讲，并将其编入课程！
预防欺诈的最佳方法之一是让员工了解欺诈的成本及其对组织的影响。应让员工了解可能发生的欺诈类型，如工资单欺诈、篡改考勤钟和虚假费用报告。还应教会他们发现可疑迹象并报告可疑行为。即使是他们发现了一些本不该他们做的事情，比如访问薪资记录，他们也应该知道举报是安全的，不会受到纪律处分。但是，要明确指出，如果他们确实查阅了工资记录，而事后被发现，他们可能会面临后果。
各组织可采用多种方法对员工进行欺诈成本教育，如培训课程、电子学习课程或印刷材料。重要的是要确保员工理解这些材料，并知道如何将其应用到工作中。定期提醒员工预防欺诈也有助于他们关注这一问题。人力资源经理或领导团队应进行提醒，让员工知道要认真对待。
改进和维护反欺诈文化的步骤
- 定义反欺诈文化对贵组织的意义，并制定反映这一定义的政策和程序。
- 向所有员工宣传反欺诈文化的重要性，确保他们了解自己在创建和维护这种文化中的作用。
- 在整个组织内倡导道德价值观，为员工提供举报可疑欺诈行为的渠道，而不必担心遭到报复。
- 定期对所有员工进行欺诈意识和预防培训，重点是识别红色信号和报告程序。
- 实施发现和防止欺诈行为的制度和控制措施，如对新聘人员进行背景调查、定期审计支出报告和审查供应商合同。
- 鼓励员工在怀疑有问题时直言不讳，并营造一个欢迎提问而不必担心报复的环境。
- 随时了解欺诈计划的最新趋势，并与员工分享这些信息，以便他们能够警惕潜在的威胁。
- 采取迅速果断的行动，包括彻底调查、适当的纪律措施和追回被盗资金。
准备好进行更好的人才管理了吗？
人力资源部门的欺诈成本可能是毁灭性的，其影响也是长期的。通过在企业内部实施严格的流程和程序，并对欺诈活动的迹象保持警惕，您可以帮助保护自己的企业，避免成为这种代价高昂的犯罪的受害者。
编者按：本文最初发表于Trakstar.com。2023年4月，Mitratech收购了绩效管理、人才招聘和劳动力分析解决方案的领先供应商Trakstar。此后，我们对内容进行了更新，以反映Mitratech在支持整个员工生命周期（从招聘、入职到学习和发展）以及在不断增长的人力资源产品组合中整合人力资源合规最佳实践方面的更广泛承诺。
