通过合规审查或审计的关键在于提前准备年度活动计划（AAP）——远早于收到审查通知函之时。请谨记，合规审查聚焦于当前AAP制定前12个月内的活动。因此，要顺利通过审计，首先要做到不忘过去。以下八种方法可助您实现这一目标：
- 及时准确地制定您的年度行动计划！ 在制定AAP之前，请对数据进行清理，并检查是否存在缺失或不准确的信息。常见错误包括种族/族裔和性别代码缺失或不准确，以及过时的职位名称。其他需要核查的常见问题包括：
- 应聘者与录用者——所有新员工是否均已纳入应聘者数据，并归入对应的应聘者池？是否存在仅有一名应聘者且最终录用该人员的职位？若有此类情况，请调查应聘者池规模过小的原因。当前使用的处置代码是否准确？是否存在应聘者申请某职位却被录用至其他职位的情况？
- 晋升与人事调动——贵公司的晋升是否符合公司对晋升的定义？是否存在员工在同一岗位间晋升与降职的情况？这种人事调动属于晋升还是同岗位的绩效加薪？
- 解雇原因——因故解雇或非自愿解雇的员工是否准确记录？每项非自愿解雇是否都有支持性文件？若员工主动离职，是否保留辞职信？
- 了解公司政策并备妥文件副本。合规专员正竭力了解贵公司各项事务的运作机制。 所有涉及个人或群体的雇佣决策均在审查范围内。常见要求包括以下政策声明的副本：薪酬、休假（服兵役、伤残、产假）、晋升、解雇、裁员或缩减人力、宗教活动/实践、残疾便利请求、体检要求、平等就业机会/反歧视/反骚扰政策声明及合同条款。
- 明确您的流程并能清晰阐述。常见的流程咨询包括：要求申请人自我申报种族/族裔、性别、残疾状况及受保护退伍军人身份；审核身体及心理岗位适任资格；评估申请人的岗位适任资格；审核并回应合理便利请求；以及休假后返岗安排。
- 请审阅年度薪酬公平性分析，并准备解释任何差异。薪酬公平性分析不仅关乎支付公平的市场薪资，更是对薪酬与性别、种族/族裔关联性的深度审查。请考虑诸如公司服务年限、当前岗位任职时长、教育背景、过往经验、起薪、绩效表现或其他非歧视性因素，以解释同等职位员工薪酬差异的原因。 请准备好相关信息以说明差异原因。
- 与经理和主管沟通。首先，确保在制定《行动计划》后立即向其通报安置目标和行动方案。收到日程安排函时，需告知其合规审查事宜及可能涉及的参与环节，包括：就其雇佣选择提供说明或信息、说明员工薪酬差异、说明如何处理骚扰或歧视投诉，或说明其在员工解雇中的角色。
- 请注意日期。记录贵公司收到日程安排函的日期。这些函件均附有回执，以便联邦合同合规计划办公室（OFCCP）知晓收件时间。自该日期起，您有30个日历日内提交平权行动计划（AAP）及其他所有要求数据。 请告别延期请求——这些日子已成过去。若贵公司确有不可抗力因素，请立即联系合规专员或地区主任协商解决方案。审计启动后，专员将主要通过电子邮件与贵公司沟通，且常设定三至五天的紧迫期限。若无法按时提交补充材料，请及时告知专员并提出替代日期。
- 外联与招聘。需能提交所涉时间段内职位空缺公告及外联招聘工作的证明材料。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能要求提供所有职位空缺在距离工作地点最近的州就业中心登记的副本，并可能要求提供职位描述以核查公告内容与职位描述的契合度。请准备一份针对残疾人士和受保护退伍军人的外联工作及活动说明，并附上与已建立合作关系的机构的所有往来函件副本。
- 寻求协助。合规审查几乎总是需要团队协作应对。在接到电话或收到安排审查的通知函后，请立即联系法律顾问和/或您的AAP顾问。针对超出自身专业领域的环节，应协调其他部门协助：例如向劳资关系部门索取发给工会的通知副本，或向采购部门索取采购订单或合同副本。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
