对于联邦承包商而言，诸如未向当地州劳工部门公示职位空缺，或未广泛撒网招聘等简单疏漏，都可能导致违规。美国劳工部联邦合约合规计划办公室（OFCCP）正着力追查此类违规行为，将其纳入年度评估体系。 违规行为——尤其是财务违规——是联邦机构证明自身存在价值的唯一途径。OFCCP也不例外：奥巴马总统在2012财年将其预算大幅提升了30%。对任何行业而言这都是显著增长，但对政府部门OFCCP而言更是惊人增幅。此后每年预算持续增长，尽管增幅未再如此显著。
总体而言，预算增加意味着更多合规专员、更严格的审查、更深入的调查以及发现问题的更多途径。在某些领域，预算增加使该机构得以增聘多达100%的合规专员。
为使联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合理化其预算，必须不惜一切代价揭露歧视行为。地区主任、助理地区主任乃至合规官员，其年终奖金都直接取决于能否查获财务违规行为。
鉴于95%的财务违规行为源于雇佣环节，这应成为组织的首要考量。必须集中关注应聘者追踪系统，确保其遵循招聘政策与流程，从而生成符合规范的应聘者流程记录（AFL）。
美国劳工部向私营企业提供的唯一政策利好，是明确了"网络求职者"的法律定义。这使企业能够自主判定真实求职者的身份，从而有效缩减可能引发不利影响的庞大求职者群体。
若满足以下条件，则该候选人符合互联网申请人的定义：
- 个人通过互联网或相关电子数据技术提交就业意向书。
该标准简单明了，同时允许收集针对该职位的纸质申请材料和简历。
- 承包商考虑该个人担任特定职位。
这使雇主能够控制申请者流转记录中保留哪些人。剔除所有在截止日期后提交申请、未完整填写申请表或存在其他失格因素的申请人。
- 该个人的意向表达表明其具备该职位的基本客观资格。
申请人至少满足该职位的最低要求。持有普通教育文凭（GED）者显然不具备担任首席医疗官的资格，因此理所当然不应继续留在AFL名单中。但在制定此项规定之前，所有申请人都必须被纳入考虑范围。
- 在承包商选拔流程中，该个人在收到雇佣要约前，从未主动退出候选资格或以其他方式表明不再对该职位感兴趣。
若应聘者未出席面试且未致电改期，或致电表示不再感兴趣，或已获得其他职位，则该应聘者不应保留在候选名单中。
需注意：即使申请者被淘汰，所有申请材料仍须按规定保存两年。我们建议仅接受网络申请。若残疾人士（IWD）无法通过公司网站提交申请，公司网站应提供专属电话号码和电子邮箱，仅供需要特殊协助者使用。 需特别声明：除上述用途外，任何其他来电或邮件均不予受理，因该联系方式专为残疾人士求职申请而设。
以下是为合规评估做准备的更多实用建议：
十大要点
1 – 随时准备
请确保您已制定并实施最新的AAP。
- 在现场检查前，合规专员（CO）将通过口头或书面形式告知承包商需要准备哪些检查项目。
- 检索所需文件，并确保能够就任何涉及不利影响、薪资问题等相关领域进行专业讨论。
- 请准备好所有要求提交的文件副本以备现场审查。
- 为指挥官在现场期间提供可供使用的办公室。
2 – 将合规性评估视为一次学习经历
这些首席官是各自领域的专家。请把握这个机会向他们学习。
- 在合规性评估期间，技术援助始终可供使用。
- 尽可能多地从这次经历中汲取经验，并将这些知识运用到改进你的项目中。
3 – 保留与雇佣活动相关的所有记录——面试笔记等。
仅追踪人员活动数据是不够的。您必须维护记录以支持并证明您的立场。
- 在处理求职申请时，尤其需要妥善保存面试记录。
- 管理者记录的针对员工采取的雇佣行动的备忘录同样至关重要。
4 – 记录并保存有关善意招聘努力的具体信息
招聘文件应包含具体内容，而非年终报告中的整体概览。具体内容包括：
- 与社区团体等的电话通话记录
- 特定职位招聘广告的副本、刊登广告的报纸名称以及广告刊登日期。
- 寄往招聘机构的信函副本、其回复内容以及收到的任何推荐名单。
5 – 为书面审核提供准确完整的AAP及支持数据
在合规评估的初期阶段（即文件审核），合规官开始全面了解贵公司及其业务实践。
- 在评估流程的早期阶段，首席运营官需要准确理解贵公司的政策和程序。
- 这包括有关集体谈判协议及其适用职位的信息、休假政策、选拔程序等。
6 – 在现场访问期间，确保关键人员及关键政策和程序就绪，以便解释贵公司在薪酬、招聘等方面的政策。
向指挥官提供具体准确的信息。这些信息只能来自实际参与该过程的人员。
- 在为公司政策相关事宜向CO提供受访者时，请确保这些人员是实际负责薪资调整、晋升、解雇等决策的人员。
- 确保参与现场考察的人力资源人员充分理解整个流程，以便能够针对不理解之处提出有见地的问题。
- 公司代表需出席经理面试，但无需参与保密性质的员工面试。
- 确保在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）现场检查期间，人力资源专员的日程安排保持空闲。
7 – 确保高层对平等就业机会/平权行动（EEO/AA）的坚定承诺
公司对平等就业机会/平权行动的承诺，其基调源自高层领导。
- 管理者和主管需要看到的不只是纸面承诺，而是首席执行官将平等就业机会/平权行动作为优先事项的个人关切。
8 – 始终如一地执行人事政策/准则
政策和程序执行不一致，为主观判断敞开了大门。
- 当人们做出主观的雇佣决定时，就会出现不平等对待的情况，并可能引发歧视指控。
9 – 要求管理者对实施平等就业机会/平权行动要求负责
为使平等就业机会和 affirmative action 政策切实有效，必须要求管理者和主管对其行为负责。
- 应建立正式的问责制度，使错误决策产生相应后果，同时对积极支持该计划的行为给予奖励。
- 必须建立某种激励机制，以确保管理人员和主管意识到他们的行为会产生后果——无论是积极的还是消极的。
10 – 定期审查薪酬体系及其对覆盖群体与其他群体的差异化影响
不要等到联邦合同合规计划办公室（OFCCP）来评估时，才发现您的薪酬体系存在差异，从而对受保护群体产生负面影响。
- 一个缺陷系统持续存在的时间越长，受其负面影响的员工就越多。
- 至少每年对薪酬体系进行一次审查，以便在问题恶化前及时解决。
- 利用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）网站上的信息，作为学习如何对自身薪酬体系进行自我审计的资源。
十大禁忌
1 – 若不理解政府程序或术语，请大胆提问
若不理解合规官的工作内容及其目的，合规评估可能显得极其复杂且负担沉重。
- 首席运营官希望您了解他们审查您项目的流程，以便您能充分理解问题被发现的原因以及如何进行整改。
2 – 不要将合规评估视为对抗性程序
合规评估期间，合规官的工作就是帮助您符合相关法规要求。
- 他们不会带着对你合规状况的先入之见来进行评估。
- 从一开始就建立良好的工作关系，为评审定下基调。
- 承包商的敌意会让指挥官觉得，你不仅认为他们的工作是在浪费时间，而且还心怀鬼胎。
- 别往心里去。
- 如果现场访问时出现多人到场，不必感到害怕。
3 – 未定期进行必要的自我审计
- 定期审查您的政策、做法和程序，以确保其不与联邦承包商义务相冲突。
- 一旦发现问题，请在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）前来评估前予以解决。
- 对您的人员活动数据进行自主影响比率分析。
- 请核查您的I-9表格，确保其已归档且内容准确。请注意，移民局对每份错误表格都会处以罚款。
4 – 在招聘工作中未能主动出击
首先，请认识到：贵公司的招聘工作成效，在员工队伍构成中得到了清晰体现。
- 仅仅在在线招聘网站上发布招聘广告，就指望能吸引到多元化的求职者群体，这种做法往往不够。
- 与社区团体建立联系。
- 与其他类似行业的公司建立联系，了解他们为发掘少数族裔和女性人才所采取的措施。
- 挨家挨户敲门，走遍大街小巷，拨打电话联系，在少数族裔社区建立人脉关系。
5 – 采用有缺陷的申请和选拔程序
请确保建立完善的系统来记录申请人的种族/性别信息。
- 所有参与分发就业申请的人员，都应接受关于公司申请分发流程、平等就业机会数据追踪以及将申请转交至相应人员或部门的全面培训。
- 程序缺陷导致申请材料丢失，且申请人的种族、性别及应聘职位信息不完整。最终可能造成合格人员被遗漏或种族信息错误；选拔官员可能在未获全套申请材料的情况下作出选拔决定。
6 – 未制定有效的种族/性别/残疾骚扰预防计划
发出强烈信号，表明绝不容忍种族/性骚扰行为。
- 然后确保管理人员接受过处理此类投诉的培训。
- 让员工感到他们可以提出投诉而不必担心受到报复，并且他们的投诉将得到及时公正的调查。
- 管理人员应知悉，任何违反种族/性骚扰政策的行为都将面临严重后果。
7 – 未建立解决员工与管理层之间冲突的机制。
- 建立早期预警机制，避免小纠纷演变成影响员工士气和生产力的重大问题。
- 让员工知道公司愿意倾听他们的问题，并将竭尽全力解决这些问题。
8 – 未指定中立的平等就业机会预决策者来审查关键雇佣决策
最终雇佣决策的责任不应由单个人承担。
- 所有决策均应由平等就业机会专员审核，以确保符合平等就业机会/平权行动要求。
9 – 切勿对您的平权行动计划（AAP）一无所知
了解AAP的不同组成部分。
- 不要在不清楚内容的情况下，就付钱请顾问来制定你的AAP。
- 指挥官将对你行动计划的不同部分提出质疑，你必须能够相对迅速地提供答案。
- 不要在AAP计划中写入那些听起来不错或法规要求的项目，却最终不执行。
10 – 不要隐瞒信息
- 对指挥官保持诚实，这将为你节省大量时间和精力。
- 当首席运营官（CO）调查重点领域时，需要向其提供所有相关信息以开展分析工作。
- 不准确或不完整的信息表明，您的系统存在缺陷，可能导致歧视性行为。
- 不要拖延流程或阻碍记录查阅。联邦合约合规计划办公室不会就此罢休。
- 反之，切勿提供过多信息——让承包商耗费整日进行演示，实属浪费宝贵时间。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）明白您想向他们展示贵公司优秀的一面，但请务必简明扼要。
每家公司和每种情况都各不相同，但这些"应做"与"禁忌"的准则，对希望顺利通过合规评估的联邦承包商而言是个良好的开端。您对合规官到访的准备越充分，就越有可能快速且无障碍地完成整个流程。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
