在审核某个空缺职位的候选人资质时，你发现某位候选人能力出众，但并非该职位的最佳人选。或者你在进行被动搜寻时，遇到一位希望"留存"的候选人，待其他职位空缺时再考虑录用。无论你如何发掘这些"备选"候选人，都不希望因时机未到而错失良才。此时该如何应对？
在这种情况下，您必须同时考虑合规要求与实际业务运营方式，尤其是在难以填补的岗位方面。无论哪种情况，我关于将业务需求与合规要求相结合的建议都适用。
通过阅读本地就业网络™（LJN）"专家问答"板块的提问，以及收到客户提出的类似问题，这种情况似乎相当普遍。对于该候选人，企业可采取多种处理方案。虽然部分公司具备能力且愿意为其量身定制岗位，但出于实际考量，这种做法似乎并不常见。
然而，鉴于部分情况存在此选项，以下是确保合规的操作步骤。这些步骤可能取决于候选人在原职位选拔流程中的进展程度。若候选人已通过原职位的面试环节，且贵方准备向其提供新职位，则下文所述的第五步操作可能无需执行。 请注意，职位申请无需长期开放；但为确保合规，仍需遵循以下步骤：
- 为该职位创建新的职位申请。
- 在州就业服务交付系统（ESDS）及多元化招聘渠道中发布职位空缺。
- 联系候选人（候选人X非常出色！）以确定其对新职位的兴趣。
- 如有兴趣，可手动将其添加至新申请，或要求其重新提交申请。
- 请按照处理任何其他新开放职位申请的流程继续进行选拔工作。
我确信许多人都在想："既然我们已经确定要录用这位候选人，是否真的需要走完整个流程？"快速回答是"需要"——如果你希望流程合规的话。不过，这个流程可以像以下日历图示所示那样进行简化：初始职位申请[A1]及录用流程，以及后续职位申请[A2]及录用流程。
2016年2月
| 星期一 | 星期二 | 星期三 | 星期四 | 星期五 |
|---|---|---|---|---|
| 1 初始职位申请[A1]已开启，发布于公司官网，并列入州就业服务与发展部及多元化招聘渠道。 |
2 简历审核 |
3 简历审核 |
4 电话筛选已完成 |
5 电话面试已完成 |
| 8 面谈访谈 |
9 进行面对面访谈 |
10 候选人X被确定为新职位人选 |
11 | 12 |
| 15 向候选人Y发出的原始职位邀请 |
16 | 17 要约已接受，采购单[A1]已关闭 |
18 已联系候选人X，询问其对新职位的兴趣 |
19 |
| 22 若候选人X表示有意向，则开启新职位申请[A2]并列入州就业服务系统（ESDS） |
23 向候选人X发出的要约 |
24 | 25 报价已接受，采购单[A2]已关闭 |
26 |
在上述情境中，您在第二个职位申请[A2]中很可能出现1:1的招聘比例。若此类招聘在贵机构中频繁发生，则可能在OFCCP审计时引发警示。但若此类情况仅偶尔出现，提交应聘者流动数据时，少量1:1招聘比例未必会引起政府部门的特别关注。
好吧，这或许有些牵强，无法解释为何招聘比例如此之低甚至达到1:1；然而根据以下联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的常见问题解答，并没有规定必须考虑的最低意向表达数量。这是否意味着可以始终保持1:1的招聘比例？当然不是！
常见问题：当采用数据管理技术限制意向书数量时，是否存在必须考虑的意向书最低数量？
不。只要候选人库在该职位意向书提交者构成方面具有合理性——即数据管理技术表面上保持中立，且不会在所考虑的意向书中产生基于种族、性别或族裔的差异性影响——联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将允许承包商自行决定每个具体职位所考虑的意向书数量。在评估候选人库是否产生差异性影响时，OFCCP将参考劳动力统计数据。
接下来，让我们探讨大多数组织中常见的情况：当你发现一位优秀的候选人（X），却没有合适的岗位安排时，该如何避免人才流失？
我建议为希望由候选人X填补的职位创建常设职位申请。常设职位是指不受特定空缺职位约束的开放性职位申请，通常用于为难以填补的职位或需要立即录用的人员岗位寻找候选人。如需了解常设职位及合规要求的相关信息，请参阅我2016年1月发表于《联邦合同合规计划办公室简报》的文章。
在开启常青采购申请时，为确保合规，我建议采取以下步骤：
- 确定您最终希望由候选人X填补的职位。
- 为该职位开启常年有效的职位申请。
- 联系候选人X，以确定其对未来在此职位工作的兴趣。
- 如有兴趣，可手动将其添加至新职位申请，或要求其重新申请。最佳做法是让候选人重新提交申请。
- 列出与州就业服务与发展部（ESDS）及多元化招聘渠道合作的职位空缺。
- 请保持该职位申请开放状态，直至出现职位空缺并开始考虑候选人，或最长保留三个月。
- 若三个月内无职位空缺，请关闭该招聘申请并重新创建常设招聘申请。您可手动将候选人X添加至新申请；但当职位空缺出现时，请主动联系该候选人以再次确认其意向。
许多承包商的职位需要专业技能、资质认证、政府安全许可等条件，这使得寻找优质候选人变得极其困难。正因如此，当发现优秀人才时，无论其是否符合最初申请的职位要求，都应努力留住他们。为此，我们希望提供的建议能帮助您思考如何在合规的前提下实现这一目标。
如果您有任何问题或希望继续讨论，请随时通过[email protected]或 410-581-4970 与我联系。要接收我们的合规更新和新闻通讯，请登录www.workplace-dynamics.com。
本文件旨在为Workplace Dynamics LLC的客户及合作伙伴提供一般性信息，并非宣称其内容全面或完整。本文件不构成针对任何具体事项的法律建议，在未咨询专业法律意见前，不应据此采取行动。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
