招聘和录用流程正在发生变化，而且变化很快。与互联网在 20 世纪 90 年代迅速改变公众生活的情况类似，社交媒体、招聘网站、在线多元化协会和职位发布要求等精心设计的互联网工具正在改变招聘人员和联邦承包商的生活。反过来，承包商对于如何跟上记录保存政策和数据收集流程的步伐，以满足不断变化的平等权利行动合规要求也有很多疑问。
基本原则保持不变；OFCCP 希望，甚至要求联邦承包商收集 详细的 联邦承包商收集详细的数据，使承包商能够确定申请人库和最终聘用的人员。遴选过程中每一步的决策标准对于合规性分析同样重要和必要。就审计期间的风险管理而言，与招聘有关的数据应是任何承包商的重中之重。
OFCCP 对任何缺乏详细数据和/或表明存在歧视性招聘模式的甄选做法都不能容忍。 在案头审核中，申请人和雇用数据始终是承包商的薄弱环节，绝大多数（实际上几乎全部）财务和解都与数据问题有关。有关例子，请参阅 OFCCP 新闻稿：http://www.dol.gov/opa/media/press/ofccp/。 几乎每个标题都有 "招聘歧视 "一词。
严格的数据收集要求所带来的问题是，许多大大小小的承包商仍在努力追赶技术和期望的变化。承包商正在缓慢但肯定地使用申请人跟踪系统，并努力收集种族和性别数据，以便进行适当的分析，作为其年度平权行动计划（AAP）的一部分。然而，即使是这种做法，也还只是刚刚过了早期采用阶段，我怀疑很多公司是否有信心说，他们已经成功地确定了每次招聘的所有申请人的详细信息，重点是在招聘前没有成功获得高比例的自愿种族和性别信息。此外，申请人系统与人力资源信息系统（HRIS）之间的沟通也存在差距，这也是承包商记录工作的一大难题。有多少承包商能很好地追溯识别员工的种族和性别，并将其应用到申请数据中？换句话说，准确的数据收集是一项正在进行中的工作，会造成很大的困难，在 OFCCP 审计期间往往会导致达成调解协议。
如今，承包商还需要面对另一层重要的期望，那就是使用新出现的招聘工具，以及对一些棘手问题的更多了解，而这些问题在过去都是被忽略的。
使用社交媒体时的数据和记录保留
行业联络小组和留言板上经常讨论的一个热门话题是使用社交媒体（Facebook、LinkedIn、craigslist 等）寻找求职者时的招聘合规性。Facebook 和 LinkedIn 等工具已被大量用作承包商的招聘工具，这些程序之所以受欢迎，是因为它们快速、廉价并能提供有关潜在应聘者的详细信息。与标准的招聘网站相比，招聘人员可以快速锁定活跃的求职者，以及可能被吸引离开现有工作岗位的合格人员，从而获得更广泛的招聘机会。好处固然诱人，但另一方面，缺点也同样令人生畏。 由于社交媒体的随机性和选择性更强，它不仅会给联络人带来记录保存方面的麻烦，而且美国劳工部还指出，当使用任何招聘工具将潜在求职者的种族和性别摆在招聘人员面前时，就很有可能造成歧视，而招聘过程本应是不分肤色和性别的。 劳工律师们一直在公开谈论这一新的法律挑战途径，以及各组织需要如何实施详细的政策来保护自己免受未来的法律责任。 在写这篇文章时，我想起了在《纽约时报》上读到的一篇文章，文章讲述了少数族裔如何因为害怕被剥夺公平的面试机会而迟迟不愿在简历上使用自己的正式姓名。文章见http://www.nytimes.com/2009/12/06/weekinreview/06Luo.html。 由于社交媒体同样受到种族和性别偏见的影响，招聘人员和承包商需要确保他们制定了相应的计划，包括制定严格的公平招聘法律政策、对社交媒体用户的记录要求，以及进行分析以确保结果不会显示某些种族或性别受到不利影响。社交媒体招聘用户需要确保他们招聘的人员符合申请人的四项标准，并进入申请人数据池。有关申请人的互联网定义详情，请访问http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q6GI。对社交媒体的关注度更高，因为分析结果可能显示少数族裔或女性没有受到影响，但如果他们一开始就没有被选为申请人，那么这可能是欺骗性的。在社交媒体中，问题可能被隐藏起来，因此用户必须意识到其后果。
与工会、工会合同和集体谈判协议合作时的数据和记录保留
同样，法规要求承包商收集数据，以确定哪些人被考虑录用，哪些人被选中。关于工会活动，联邦公平竞争和消费者保护署一般不插手。在审计中，联邦公平竞争和消费者保护署确实会要求提供谈判协议的副本，但很少关注任何相关数据。OFCCP 曾公开表示，他们打算更仔细地审查工会合同，而且工会协议并不能免除雇主的监管义务。
在与工会有关的记录保存合规性方面，经常会遇到一些问题。其中一个常见问题与职位发布有关，即如果雇主是根据工会协议聘用员工，是否仍需发布职位，答案是肯定的。虽然雇主可以将求职者引导到工会进行考虑，但雇主仍必须根据《退伍军人工作法案》（JVA）的要求发布职位，该法案对发布职位的要求只有三种例外情况，包括发布行政职位、临时职位或内部填补的职位。另一个常见问题与申请人库有关。虽然承包商通常不会将工会考虑的申请人纳入申请人库，但根据法律，雇主仍有义务要求工会跟踪数据，并应要求提供这些数据。OFCCP 也有可能要求提供有关谁曾被考虑过该职位的数据。 承包商还问，除了招聘或工资系统外，是否还应在申请人系统中跟踪工会提供的招聘信息。虽然这个问题更有可能引出一系列的回答，但我仍然建议你跟踪申请人记录，假定聘用将反映在职位组中，如果没有相应的申请人记录，交易分析将是不平衡的。
与人事代理公司合作时的数据和记录保留；如何处理 "临时雇佣 "情况
与管理工会记录的要求类似，承包商必须做出具体努力，确保人事代理机构了解法律规定的承包商义务。如果承包商从人事代理机构将人员纳入其工资单，那么承包商就必须对选择最终成为在职员工的人员所使用的甄选程序负责，这反过来又意味着人事代理机构必须代表承包商使用非歧视性做法，并能够为平权行动目的提供数据。同样，OFCCP 在审计时可能不会要求提供数据，但这并不能免除遵守规则的义务。承包商必须保存记录，证明他们已将法律要求告知人事代理机构，因为如果出现问题，OFCCP 不会去找人事代理机构。OFCCP 会直接找承包商。如果人事代理公司没有收集所需的数据，或者他们为承包商挑选候选人的做法有问题，承包商将承担责任。雇主可能不习惯向人事代理机构索取或审查求职者档案，但 "最佳做法 "建议他们这样做，因为在 OFCCP 看来，这些信息与他们自己管理的任何程序一样，都是他们自己的。下面是 OFCCP 常见问题网页中有关记录保存期望的一段话："在招聘过程中使用招聘公司并不能免除承包商根据 41 CFR 601.12 所承担的记录保存义务；如果没有保存规定的记录，承包商将被追究责任"。
记录从临时工到新员工--管理临时工的数据是一个棘手的问题，可以问 10 个顾问，却可能得到 10 个不同的答案。承包商应尽量避免未定义的流程造成风险，因此应重点关注几个关键项目，以便在必要时制定政策。
- 对于临时工，承包商应考虑数据是否属于他们。临时工是否在公司的工资单上？如果不是，那么他们很可能不属于 AAP。
- 对于承包商工资单上的临时工，应跟踪他们的情况，因为他们很可能是任何永久性选拔的申请人。
- 如果一些临时工被保留，而另一些则被释放，这就是典型的歧视机会，所有数据都应保留。在这里，承包商的选择标准可能会受到关注。如果临时工是根据 "经理喜欢他/她 "等未定义的规则被保留为正式员工的，那么这就是一个需要清理和添加规则的领域。
- 有时会出现 1:1 的比例，即临时工成为正式员工，这也没关系，只要没有忽视选拔库。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
