Los procesos de reclutamiento y contratación están cambiando, y lo están haciendo rápidamente. De forma similar a la rapidez con la que Internet cambió la vida pública en la década de 1990, las sofisticadas herramientas de Internet, como las redes sociales, las bolsas de trabajo, las asociaciones de diversidad en línea y los requisitos de publicación de ofertas de empleo, están cambiando la vida de los reclutadores y los contratistas federales en este momento. A su vez, los contratistas tienen muchas preguntas sobre cómo mantenerse al día con sus políticas de mantenimiento de registros y procesos de recopilación de datos para cumplir con los requisitos de cumplimiento de la acción afirmativa en constante evolución.
El principio fundamental sigue siendo el mismo: la OFCCP espera, es más, exige, que los contratistas federales recopilen datos detallados que les permita identificar a un grupo de solicitantes y a los empleados resultantes. Los criterios de decisión para cada paso del proceso de selección son igualmente importantes y necesarios para los análisis de cumplimiento. En términos de gestión de riesgos durante una auditoría, los datos relacionados con las contrataciones deben ser la máxima prioridad para cualquier contratista.
La OFCCP tiene poca tolerancia con cualquier práctica de selección que carezca de datos detallados y/o sugiera un patrón discriminatorio en la contratación. Los datos sobre los candidatos y las contrataciones son siempre un punto débil para los contratistas durante las auditorías documentales, y la gran mayoría (casi todas, en realidad) de los acuerdos financieros están relacionados con problemas con los datos. Para ver ejemplos, consulte los comunicados de prensa de la OFCCP aquí: http://www.dol.gov/opa/media/press/ofccp/. Casi todos los titulares incluyen el término «discriminación en la contratación».
El problema con los rigurosos requisitos de recopilación de datos es que muchos contratistas, grandes y pequeños, siguen teniendo dificultades para ponerse al día con los cambios tecnológicos y las expectativas. Los contratistas están adoptando de forma lenta pero segura sistemas de seguimiento de candidatos y se esfuerzan por recopilar datos sobre raza y género para poder realizar análisis adecuados como parte de su Plan de Acción Afirmativa (AAP) anual. Sin embargo, incluso esta práctica apenas ha superado la fase de adopción temprana y dudo que muchas empresas puedan afirmar con seguridad que están identificando con éxito todos los datos de los solicitantes para cada contratación, con especial énfasis en la falta de éxito a la hora de obtener un alto porcentaje de información voluntaria sobre raza y género antes de la contratación. Además, existe una brecha en la comunicación entre el sistema de solicitantes y el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) que dificulta los esfuerzos de los contratistas por mantener un registro adecuado. ¿Cuántos contratistas hacen un buen trabajo identificando retroactivamente la raza y el género de los empleados y aplicándolo a los datos de la solicitud? En otras palabras, la recopilación de datos precisos es un trabajo en curso que causa dificultades significativas y, a menudo, da lugar a acuerdos de conciliación durante las auditorías de la OFCCP.
Hoy en día, los contratistas tienen que lidiar con otra capa crítica de expectativas, y es el uso de herramientas de reclutamiento emergentes, además de que se está arrojando más luz sobre algunas cuestiones delicadas que solían pasarse por alto sin mucho alboroto.
Conservación de datos y registros cuando se trabaja con redes sociales
Un tema candente que se debate a menudo en los grupos de enlace con la industria y en los foros de discusión es el cumplimiento de las normas de contratación cuando se utilizan las redes sociales (Facebook, LinkedIn, Craigslist, etc.) para buscar candidatos. Herramientas como Facebook y LinkedIn ya se utilizan mucho como herramientas de contratación para contratistas, y estos programas son populares porque son rápidos, baratos y proporcionan información detallada sobre los posibles candidatos. Los reclutadores pueden localizar rápidamente a personas que buscan trabajo activamente, además de a personas cualificadas que podrían ser atraídas para dejar su trabajo actual, lo que permite oportunidades de reclutamiento más amplias que las que ofrecen los sitios web estándar de ofertas de empleo. Si bien las ventajas son atractivas, en el otro extremo del espectro, los inconvenientes son igualmente desalentadores. Las redes sociales no solo crean problemas de registro para los contratistas debido a su naturaleza más aleatoria y selectiva, sino que el Departamento de Trabajo se ha centrado en el importante potencial de discriminación cuando el uso de cualquier herramienta de contratación pone la raza y el género del posible candidato delante del reclutador, cuando se supone que el proceso de contratación debe ser independiente del color y el género. Los abogados laboralistas han hablado públicamente sobre esta nueva vía de impugnaciones legales y sobre la necesidad de que las organizaciones implementen políticas detalladas para protegerse de futuras responsabilidades. Al escribir esto, me acordé de un artículo que leí en el New York Times sobre cómo las minorías dudan en utilizar sus nombres propios en los currículos por miedo a que se les niegue una oportunidad justa en una entrevista. Véase el artículo aquí http://www.nytimes.com/2009/12/06/weekinreview/06Luo.html. Dado que las redes sociales adolecen del mismo estigma en el que la raza y el género ocupan un lugar destacado, los reclutadores y contratistas deben asegurarse de contar con un plan que incluya una política legal estricta para la contratación justa, requisitos de mantenimiento de registros para los usuarios de las redes sociales y análisis para garantizar que los resultados no muestren que determinadas razas o géneros se ven afectados negativamente. Los usuarios de las redes sociales para la contratación deben asegurarse de que las personas que contratan, que cumplen los cuatro criterios para ser candidatos, entren en la base de datos de candidatos. Los detalles sobre la definición de candidato en Internet deben revisarse aquí: http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q6GI. Existe una mayor preocupación con las redes sociales porque los resultados del análisis podrían mostrar que las minorías o las mujeres no se ven afectadas, pero eso puede ser engañoso si no se las selecciona como solicitantes desde el principio. En las redes sociales, el problema podría estar oculto, por lo que los usuarios deben ser conscientes de las ramificaciones.
Conservación de datos y registros cuando se trabaja con sindicatos, contratos sindicales y convenios colectivos
Una vez más, la normativa exige que los contratistas recopilen datos que identifiquen a las personas que se han tenido en cuenta para su contratación y a las que se ha seleccionado. En lo que respecta a la actividad sindical, la OFCCP se ha mantenido generalmente al margen. En una auditoría, la OFCCP solicita copias de los convenios colectivos; sin embargo, se ha prestado poca atención a los datos asociados. La OFCCP ha declarado públicamente que tiene la intención de examinar más detenidamente los contratos sindicales y que un convenio colectivo no exime al empleador de sus obligaciones reglamentarias.
Hay algunas preguntas que suelen surgir en relación con el cumplimiento de las normas de mantenimiento de registros relacionadas con los sindicatos. Una pregunta habitual se refiere a la publicación de ofertas de empleo y a si los empleadores siguen estando obligados a publicar una oferta de empleo si la contratación se realiza en virtud de un convenio sindical, y la respuesta es sí. Aunque el empleador puede remitir al solicitante de empleo al sindicato para su consideración, el empleador debe seguir publicando el puesto de acuerdo con los requisitos de la Ley de Empleo para Veteranos (JVA), que solo tiene tres excepciones al requisito de publicación de ofertas de empleo, entre las que se incluyen: la publicación de puestos ejecutivos, empleos temporales o empleos cubiertos internamente. Otra pregunta habitual está relacionada con las bolsas de candidatos. Aunque los contratistas no suelen incluir bolsas de candidatos basadas en las personas que ha considerado el sindicato, el empleador sigue estando obligado por ley a exigir al sindicato que realice un seguimiento de los datos y los tenga disponibles cuando se le soliciten. Tampoco es imposible que la OFCCP pueda solicitar datos sobre las personas que se han tenido en cuenta para el puesto. Los contratistas también preguntan si las contrataciones proporcionadas por el sindicato deben registrarse en el sistema de candidatos, además del sistema de contratación o nómina. Aunque es probable que esta pregunta suscite una variedad de respuestas, sigo sugiriendo que se registre el historial del candidato, suponiendo que la contratación se reflejará en el grupo de trabajo y que el análisis de la transacción estaría desequilibrado sin el historial correspondiente del candidato.
Conservación de datos y registros cuando se trabaja con agencias de contratación; ¿qué ocurre en los casos de contratación temporal con opción a indefinido?
Al igual que con la gestión de los requisitos de mantenimiento de registros para los sindicatos, los contratistas deben realizar esfuerzos específicos para garantizar que las agencias de empleo estén al tanto de las obligaciones de los contratistas en virtud de la ley. Si los contratistas incorporan a personas de una agencia de empleo a su nómina, entonces el contratista es responsable del proceso de selección utilizado para elegir a las personas que terminan como empleados activos, lo que a su vez significa que la agencia de empleo, en nombre del contratista, debe utilizar prácticas no discriminatorias y poder proporcionar datos para fines de acción afirmativa. Una vez más, es posible que la OFCCP no solicite los datos en una auditoría, pero eso no elimina la obligación de cumplir las normas. Es importante que el contratista mantenga registros que demuestren que ha informado a la agencia de empleo de los requisitos legales, ya que la OFCCP no perseguirá a la agencia de empleo si surge algún problema. La OFCCP acudirá directamente al contratista. Si la agencia de contratación no recopila los datos requeridos o tiene prácticas cuestionables en cuanto a la selección de candidatos para el contratista, este último asumirá la culpa. Es posible que los empleadores no estén acostumbrados a solicitar o revisar los expedientes de los candidatos de la agencia de contratación, pero las mejores prácticas sugieren que lo hagan, ya que son propietarios de esa información, al igual que de cualquier proceso que gestionen ellos mismos a ojos de la OFCCP. A continuación se incluye una cita de la página web de preguntas frecuentes de la OFCCP relacionada con las expectativas en materia de mantenimiento de registros: «El uso de una empresa de selección de personal en el proceso de contratación no exime al contratista de sus obligaciones de mantenimiento de registros en virtud del artículo 41 CFR 601.12; el contratista será responsable si no se mantienen los registros especificados».
Contratación de trabajadores temporales: la gestión de los datos de los trabajadores temporales es una de las áreas más complicadas, en la que se podría consultar a diez consultores y obtener diez respuestas diferentes. Los contratistas deben tratar de evitar procesos indefinidos que generen riesgos, por lo que deben centrarse en algunos aspectos clave para definir una política cuando sea necesario.
- En el caso de los trabajadores temporales, los contratistas deben considerar si los datos les pertenecen. ¿Están los trabajadores temporales en la nómina de la empresa? Si no es así, es probable que no pertenezcan al AAP.
- En el caso de las personas contratadas como temporales en la nómina del contratista, se les debe hacer un seguimiento, ya que es probable que formen parte del grupo de candidatos para cualquier selección permanente.
- Si se mantiene a algunos trabajadores temporales y se despide a otros, se trata de una oportunidad prototípica para discriminar y se deben conservar todos los datos. Los criterios de selección de contratistas pueden ser objeto de escrutinio en este caso. Si se mantiene a los trabajadores temporales como empleados fijos basándose en reglas indefinidas como «le gustaba al gerente», entonces es un área que hay que limpiar y añadir reglas.
- A veces hay ratios 1:1 en los que los temporales se convierten en fijos y eso está bien, siempre y cuando no se haya ignorado a un grupo de selección.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
