Les processus de recrutement et d'embauche changent, et ils changent vite. Tout comme la rapidité avec laquelle l'internet a changé la vie du public dans les années 1990, des outils internet élaborés tels que les médias sociaux, les sites d'emploi, les associations de diversité en ligne et les exigences en matière d'offres d'emploi sont en train de changer la vie des recruteurs et des entrepreneurs fédéraux. De leur côté, les entrepreneurs se posent de nombreuses questions sur la manière de maintenir le rythme de leurs politiques d'archivage et de leurs processus de collecte de données afin de répondre aux exigences de conformité en matière d'action positive, en constante évolution.
Le principe fondamental reste le même : l'OFCCP attend, voire exige, que les entrepreneurs fédéraux collectent des données détaillées Les critères de décision pour chaque étape du processus de sélection sont tout aussi importants et nécessaires pour les analyses de conformité. Les critères de décision pour chaque étape du processus de sélection sont tout aussi importants et nécessaires pour les analyses de conformité. En termes de gestion des risques lors d'un audit, les données relatives aux embauches devraient constituer une priorité absolue pour tout entrepreneur.
L'OFCCP ne tolère guère les pratiques de sélection qui ne s'appuient pas sur des données détaillées et/ou qui suggèrent une tendance discriminatoire à l'embauche. Les données relatives aux candidats et à l'embauche constituent toujours un point faible pour les entrepreneurs lors des contrôles documentaires et la grande majorité (presque la totalité en fait) des règlements financiers sont liés à des problèmes de données. Pour des exemples, voir les communiqués de presse de l'OFCCP ici ; http://www.dol.gov/opa/media/press/ofccp/. Presque tous les titres contiennent l'expression "discrimination à l'embauche".
Le problème des exigences rigoureuses en matière de collecte de données est que de nombreux entrepreneurs, grands et petits, ont encore du mal à rattraper les changements technologiques et les attentes. Les entrepreneurs s'engagent lentement mais sûrement dans des systèmes de suivi des candidats et s'efforcent de collecter des données sur la race et le sexe afin de permettre des analyses appropriées dans le cadre de leur plan annuel d'action positive (AAP). Cependant, même cette pratique a à peine dépassé la phase d'adoption précoce et je doute que de nombreuses entreprises puissent affirmer qu'elles parviennent à identifier tous les détails des candidats pour chaque embauche, en mettant l'accent sur le fait qu'elles ne parviennent pas à obtenir un pourcentage élevé d'informations volontaires sur la race et le sexe avant l'embauche. En outre, il existe un manque de communication entre le système de candidature et le système d'information sur les ressources humaines (SIRH) qui entrave les efforts des entrepreneurs en matière d'archivage. Combien d'entrepreneurs parviennent à identifier rétroactivement la race et le sexe des employés et à les appliquer aux données de la candidature ? En d'autres termes, la collecte de données précises est un travail en cours qui entraîne des difficultés considérables et débouche souvent sur des accords de conciliation lors des audits de l'OFCCP.
Aujourd'hui, les entrepreneurs doivent faire face à un autre niveau critique d'attentes, à savoir l'utilisation d'outils de recrutement émergents, en plus de la mise en lumière de certaines questions délicates qui étaient auparavant passées sous silence.
Conservation des données et des enregistrements dans le cadre des médias sociaux
Le respect des règles de recrutement lors de l'utilisation des médias sociaux (Facebook, LinkedIn, craigslist, etc.) pour trouver des candidats à l'emploi est un sujet brûlant qui fait souvent l'objet de discussions au sein des groupes de liaison avec l'industrie et sur les forums de discussion. Des outils comme Facebook et LinkedIn sont déjà largement utilisés comme outils de recrutement pour les entrepreneurs et ces programmes sont populaires parce qu'ils sont rapides, bon marché et fournissent des informations détaillées sur les candidats potentiels. Les recruteurs peuvent rapidement cibler les demandeurs d'emploi actifs ainsi que les personnes qualifiées susceptibles d'être attirées par leur emploi actuel, ce qui permet d'élargir les possibilités de recrutement par rapport aux sites web classiques de publication d'offres d'emploi. Si les avantages sont séduisants, les inconvénients sont tout aussi redoutables. Non seulement les médias sociaux posent des problèmes d'archivage aux contacteurs en raison de leur nature plus aléatoire et sélective, mais le ministère du travail a mis l'accent sur le risque important de discrimination lorsque l'utilisation d'un outil de recrutement place la race et le sexe du candidat potentiel sous les yeux du recruteur, alors que le processus d'embauche est censé ne tenir compte ni de la couleur ni du sexe. Les avocats spécialisés dans le droit du travail se sont exprimés publiquement sur cette nouvelle avenue de défis juridiques et sur la nécessité pour les organisations de mettre en œuvre des politiques détaillées afin de se protéger contre de futures responsabilités. En écrivant ces lignes, je me suis souvenu d'un article paru dans le New York Times, qui expliquait que les minorités hésitaient à utiliser leur nom propre sur leur curriculum vitae de peur de se voir refuser une chance équitable lors d'un entretien. Voir l'article ici http://www.nytimes.com/2009/12/06/weekinreview/06Luo.html. Étant donné que les médias sociaux souffrent de la même stigmatisation lorsque la race et le sexe sont au premier plan, les recruteurs et les entrepreneurs doivent s'assurer qu'ils disposent d'un plan comprenant une politique juridique stricte en matière de recrutement équitable, des exigences en matière d'archivage pour les utilisateurs des médias sociaux et des analyses pour s'assurer que les résultats ne montrent pas que certaines races ou certains sexes sont défavorisés. Les utilisateurs des médias sociaux pour le recrutement doivent s'assurer que les personnes qu'ils recrutent et qui remplissent les quatre critères pour être candidat sont intégrées dans la base de données des candidats. Pour en savoir plus sur la définition d'un candidat sur internet, consultez le site http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q6GI. Les médias sociaux suscitent une inquiétude accrue, car les résultats des analyses peuvent montrer que les minorités ou les femmes ne sont pas touchées, mais cela peut être trompeur si elles ne sont pas sélectionnées en tant que candidats au départ. Dans les médias sociaux, le problème peut être caché et les utilisateurs doivent donc être conscients des ramifications.
Conservation des données et des enregistrements dans le cadre de la collaboration avec les syndicats, les contrats syndicaux et les conventions collectives
Là encore, la réglementation exige que les entrepreneurs collectent des données permettant d'identifier les personnes dont l'embauche a été envisagée et celles qui ont été sélectionnées. En ce qui concerne l'activité syndicale, l'OFCCP n'a généralement pas eu à intervenir. Lors d'un audit, l'OFCCP demande des copies des conventions collectives, mais ne s'intéresse guère aux données connexes. L'OFCCP a déclaré publiquement qu'elle avait l'intention d'examiner de plus près les contrats syndicaux et qu'un accord syndical n'exemptait pas un employeur de ses obligations réglementaires.
Quelques questions reviennent souvent au sujet de la conformité de la tenue des registres en ce qui concerne les syndicats. L'une d'entre elles concerne l'affichage des postes et la question de savoir si les employeurs doivent toujours afficher un poste si l'embauche se fait dans le cadre d'une convention syndicale, et la réponse est oui. Bien que l'employeur puisse diriger le demandeur d'emploi vers le syndicat, il doit néanmoins publier le poste conformément aux exigences de la loi sur les emplois pour les vétérans (Jobs for Veterans Act, JVA), qui ne prévoit que trois exceptions à l'obligation de publication des postes, notamment pour les postes de direction, les emplois temporaires ou les postes pourvus en interne. Une autre question fréquente concerne les groupes de candidats. Bien que les entrepreneurs n'incluent généralement pas les viviers de candidats basés sur les personnes considérées par le syndicat, l'employeur est toujours tenu par la loi d'exiger du syndicat qu'il suive les données et qu'il les mette à disposition sur demande. Il n'est pas non plus exclu que l'OFCCP demande des données sur les personnes qui ont été prises en considération pour le poste. Les entrepreneurs demandent également si les recrutements effectués par le syndicat doivent être suivis dans le système de candidature en plus du système d'embauche ou de paie. Bien que cette question soit plus susceptible de donner lieu à un éventail de réponses, je suggère toujours que vous suiviez l'enregistrement du candidat en supposant que l'embauche sera reflétée dans le groupe de postes et que l'analyse de la transaction serait déséquilibrée sans un enregistrement correspondant du candidat.
Conservation des données et des enregistrements dans le cadre de la collaboration avec les agences de recrutement ; qu'en est-il des situations de travail temporaire ?
De la même manière qu'ils gèrent les exigences en matière de tenue de registres pour les syndicats, les entrepreneurs doivent déployer des efforts particuliers pour s'assurer que les agences de recrutement sont conscientes des obligations qui leur incombent en vertu de la loi. Si les entrepreneurs recrutent des salariés auprès d'une agence de recrutement, ils sont responsables du processus de sélection des personnes qui deviennent des employés actifs, ce qui signifie que l'agence de recrutement, au nom de l'entrepreneur, doit utiliser des pratiques non discriminatoires et être en mesure de fournir des données à des fins d'action positive. Là encore, l'OFCCP peut ne pas demander ces données lors d'un audit, mais cela n'élimine pas l'obligation de respecter les règles. Il est important que le contractant conserve les documents prouvant qu'il a informé l'agence de recrutement des exigences légales, car l'OFCCP ne poursuivra pas l'agence de recrutement en cas de problème. L'OFCCP s'adressera directement à l'entrepreneur. Si l'agence de recrutement ne collecte pas les données requises ou si elle a des pratiques douteuses en matière de sélection des candidats pour l'entreprise, c'est l'entreprise qui sera blâmée. Les employeurs n'ont peut-être pas l'habitude de demander ou d'examiner les dossiers des candidats auprès de l'agence de recrutement, mais les meilleures pratiques suggèrent qu'ils le fassent, car ces informations leur appartiennent autant que tout processus qu'ils gèrent eux-mêmes aux yeux de l'OFCCP. Voici un extrait de la page web de la Foire aux questions de l'OFCCP concernant les attentes en matière d'archivage : "Le recours à une société de recrutement dans le cadre du processus d'embauche ne dispense pas un contractant de ses obligations en matière d'archivage en vertu du 41 CFR 601.12 ; le contractant sera tenu pour responsable si les dossiers spécifiés ne sont pas conservés."
De l'enregistrement des intérimaires à l'embauche - La gestion des données relatives aux intérimaires est l'un des domaines délicats où l'on peut interroger dix consultants et obtenir dix réponses différentes. Les entrepreneurs devraient essayer d'éviter les processus non définis qui créent des risques, et donc se concentrer sur quelques éléments clés pour définir une politique là où c'est nécessaire.
- Pour les intérimaires, les entrepreneurs doivent se demander si les données leur appartiennent. Les intérimaires sont-ils inscrits sur la liste de paie de l'entreprise ? Si ce n'est pas le cas, ils n'ont probablement pas leur place dans le PAA.
- Les personnes embauchées en tant qu'intérimaires sur la liste de paie de l'entrepreneur doivent faire l'objet d'un suivi, car elles constituent probablement le vivier de candidats pour d'éventuelles sélections permanentes.
- Si certains intérimaires sont conservés et d'autres relâchés, il s'agit là d'une occasion typique de discrimination et toutes les données doivent être conservées. Les critères de sélection des contractants peuvent être mis en cause ici. Si des intérimaires sont conservés en tant qu'embauches permanentes sur la base de règles non définies telles que "le directeur l'aime bien", il s'agit d'un domaine où il faut faire le ménage et ajouter des règles.
- Il y a parfois des ratios 1:1 où les intérimaires deviennent des employés permanents et c'est normal, tant qu'il n'y a pas eu de sélection ignorée.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
