Die schwierige Aufgabe der Aufbewahrung von Aufzeichnungen in der heutigen Compliance-Umgebung

Einstellungs- und Personalbeschaffungsprozesse verändern sich, und zwar schnell. Ähnlich wie das Internet in den 1990er Jahren das Leben der Öffentlichkeit verändert hat, verändern ausgefeilte Internet-Tools wie soziale Medien, Jobbörsen, Online-Diversity-Verbände und Anforderungen an die Stellenausschreibung das Leben von Personalvermittlern und Bundesauftragnehmern. Die Auftragnehmer wiederum haben viele Fragen dazu, wie sie mit ihren Aufzeichnungsrichtlinien und Datenerfassungsprozessen Schritt halten können, um die sich entwickelnden Anforderungen zur Einhaltung der Affirmative Action zu erfüllen.

Das Grundprinzip bleibt dasselbe: Die OFCCP erwartet, ja verlangt, dass Bundesauftragnehmer Folgendes sammeln detaillierte Daten sammeln, die es ihnen ermöglichen, einen Bewerberpool und die daraus resultierende(n) Einstellung(en) zu identifizieren. Die Entscheidungskriterien für jeden Schritt im Auswahlverfahren sind ebenso wichtig und für die Compliance-Analyse erforderlich. Im Hinblick auf das Risikomanagement während eines Audits sollten die Daten über Einstellungen für jeden Auftragnehmer oberste Priorität haben.

Die OFCCP hat wenig Toleranz für Auswahlverfahren, bei denen detaillierte Daten fehlen und/oder die auf ein diskriminierendes Einstellungsmuster hindeuten. Bewerber- und Einstellungsdaten sind immer ein Schwachpunkt für Auftragnehmer bei Aktenprüfungen, und die überwiegende Mehrheit (eigentlich fast alle) der finanziellen Beilegungen stehen im Zusammenhang mit Problemen mit den Daten. Beispiele finden Sie in den OFCCP-Pressemitteilungen hier: http: //www.dol.gov/opa/media/press/ofccp/. Fast jede Schlagzeile enthält den Begriff "Diskriminierung bei der Einstellung".

Das Problem mit den strengen Anforderungen an die Datenerfassung besteht darin, dass viele große und kleine Auftragnehmer immer noch damit zu kämpfen haben, mit den Veränderungen in der Technologie und den Erwartungen Schritt zu halten. Die Auftragnehmer setzen langsam aber sicher Bewerberverfolgungssysteme ein und bemühen sich um die Erfassung von Daten zu Ethnie und Geschlecht, um im Rahmen ihres jährlichen Aktionsplans für Chancengleichheit (Affirmative Action Plan - AAP) angemessene Analysen durchführen zu können. Doch selbst diese Praxis ist noch kaum über die Early-Adopter-Phase hinausgekommen, und ich bezweifle, dass viele Unternehmen behaupten können, dass sie erfolgreich alle Bewerberdetails für jede Einstellung ermitteln, wobei die Betonung auf dem mangelnden Erfolg liegt, einen hohen Prozentsatz an freiwilligen Angaben zu Ethnie und Geschlecht vor einer Einstellung zu erhalten. Darüber hinaus gibt es eine Kommunikationslücke zwischen dem Bewerbersystem und dem Human Resource Information System (HRIS), die den Auftragnehmern bei ihren Bemühungen um die Erfassung von Daten zu schaffen macht. Wie viele Auftragnehmer leisten gute Arbeit bei der rückwirkenden Identifizierung der Ethnie und des Geschlechts von Mitarbeitern und bei der Anwendung dieser Daten auf die Bewerbungsdaten? Mit anderen Worten: Die genaue Datenerfassung ist eine Aufgabe, die erhebliche Schwierigkeiten mit sich bringt und häufig zu Schlichtungsvereinbarungen bei OFCCP-Prüfungen führt.

Heute müssen sich die Auftragnehmer mit einer weiteren kritischen Erwartungshaltung auseinandersetzen, nämlich dem Einsatz neuer Rekrutierungstools, und es wird mehr Licht auf einige heikle Fragen geworfen, die früher ohne viel Aufhebens übergangen wurden.

Aufbewahrung von Daten und Aufzeichnungen bei der Arbeit mit sozialen Medien

Ein heißes Thema, das häufig in Branchenverbänden und in Foren diskutiert wird, ist die Einhaltung der Einstellungsvorschriften bei der Nutzung sozialer Medien (Facebook, LinkedIn, Craigslist usw.) zur Suche nach Bewerbern. Tools wie Facebook und LinkedIn werden bereits intensiv als Rekrutierungsinstrumente für Auftragnehmer genutzt. Diese Programme sind beliebt, weil sie schnell und kostengünstig sind und detaillierte Informationen über potenzielle Bewerber liefern. Sie sind beliebt, weil sie schnell und kostengünstig sind und detaillierte Informationen über potenzielle Bewerber liefern. Personalverantwortliche können sich schnell auf aktive Arbeitssuchende und qualifizierte Personen konzentrieren, die von ihrem derzeitigen Arbeitsplatz weggelockt werden könnten, und haben so breitere Einstellungsmöglichkeiten als bei den üblichen Stellenausschreibungen auf Websites.

Während die Vorteile verlockend sind, gibt es am anderen Ende des Spektrums ebenso entmutigende Nachteile. Nicht nur, dass die sozialen Medien aufgrund ihres eher zufälligen und selektiven Charakters den Personalvermittlern Kopfzerbrechen bereiten, auch das Arbeitsministerium hat sich auf das erhebliche Diskriminierungspotenzial konzentriert, wenn die Nutzung von Rekrutierungsinstrumenten die Ethnie und das Geschlecht des potenziellen Bewerbers dem Personalvermittler direkt vor Augen führt, obwohl der Einstellungsprozess eigentlich farben- und geschlechtsblind sein sollte. Anwälte für Arbeitsrecht haben öffentlich über diese neue Möglichkeit rechtlicher Anfechtungen gesprochen und darauf hingewiesen, dass Unternehmen detaillierte Richtlinien einführen müssen, um sich vor künftigen Haftungsansprüchen zu schützen. Beim Schreiben dieses Artikels wurde ich an einen Artikel in der New York Times erinnert, in dem es darum ging, dass Minderheiten zögern, ihren richtigen Namen in einem Lebenslauf zu verwenden, weil sie befürchten, bei einem Vorstellungsgespräch keine faire Chance zu erhalten. Siehe Artikel hier http://www.nytimes.com/2009/12/06/weekinreview/06Luo.html.

Da soziale Medien mit dem gleichen Stigma behaftet sind, bei dem Ethnie und Geschlecht im Vordergrund stehen, müssen Personalvermittler und Auftragnehmer sicherstellen, dass sie über einen Plan verfügen, der strenge rechtliche Richtlinien für eine faire Rekrutierung, Aufzeichnungspflichten für Nutzer sozialer Medien und Analysen umfasst, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse nicht zeigen, dass bestimmte Ethnien oder Geschlechter benachteiligt werden. Die Nutzer sozialer Medien für die Personalbeschaffung müssen sicherstellen, dass die von ihnen eingestellten Personen, die die vier Kriterien für einen Bewerber erfüllen, in den Bewerberdatenpool aufgenommen werden. Einzelheiten über die Internet-Definition eines Bewerbers sollten hier nachgelesen werden: http: //www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/iappfaqs.htm#Q6GI. Bei den sozialen Medien besteht erhöhte Besorgnis, da die Analyseergebnisse zeigen könnten, dass Minderheiten oder Frauen nicht betroffen sind, aber das kann trügerisch sein, wenn sie nicht von vornherein als Bewerber ausgewählt werden. In den sozialen Medien könnte das Problem verborgen sein, so dass sich die Nutzer der Auswirkungen bewusst sein müssen.

Daten- und Aktenaufbewahrung bei der Arbeit mit Gewerkschaften, Gewerkschaftsverträgen und Tarifverträgen

Auch hier verlangen die Vorschriften, dass die Auftragnehmer Daten sammeln, aus denen hervorgeht, wer für eine Einstellung in Frage kam und wer ausgewählt wurde. In Bezug auf gewerkschaftliche Aktivitäten hat sich die OFCCP im Allgemeinen zurückgehalten. Bei einer Prüfung fordert die OFCCP zwar Kopien von Tarifverträgen an, die damit verbundenen Daten wurden jedoch kaum berücksichtigt. Die OFCCP hat öffentlich erklärt, dass sie beabsichtigt, Gewerkschaftsverträge genauer unter die Lupe zu nehmen und dass eine Gewerkschaftsvereinbarung einen Arbeitgeber nicht von seinen gesetzlichen Verpflichtungen befreit.

Es gibt einige Fragen, die häufig im Zusammenhang mit der Einhaltung von Aufzeichnungspflichten in Bezug auf Gewerkschaften auftauchen. Eine häufige Frage bezieht sich auf die Stellenausschreibung und die Frage, ob Arbeitgeber eine Stelle auch dann ausschreiben müssen, wenn die Einstellung im Rahmen einer Gewerkschaftsvereinbarung erfolgt. Auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitssuchenden zur Berücksichtigung an die Gewerkschaft verweisen kann, muss er die Stelle gemäß den Anforderungen des Jobs for Veterans Act (JVA) ausschreiben, der nur drei Ausnahmen von der Stellenausschreibungspflicht vorsieht, darunter die Ausschreibung von Führungspositionen, befristeten Stellen oder intern besetzten Stellen.

Eine weitere häufige Frage bezieht sich auf Bewerberpools. Obwohl die Auftragnehmer in der Regel keine Bewerberpools auf der Grundlage der von der Gewerkschaft berücksichtigten Personen einbeziehen, ist der Arbeitgeber nach dem Gesetz dennoch verpflichtet, von der Gewerkschaft zu verlangen, dass sie die Daten verfolgt und auf Anfrage zur Verfügung stellt. Es ist auch nicht ausgeschlossen, dass die OFCCP Daten darüber anfordern kann, wer für die Stelle in Betracht gezogen wurde. Die Auftragnehmer fragen auch, ob von der Gewerkschaft vermittelte Einstellungen nicht nur im Bewerbersystem, sondern auch im Einstellungssystem oder in der Lohnbuchhaltung verfolgt werden sollten. Auch wenn diese Frage wahrscheinlich eine Reihe von Antworten nach sich ziehen wird, schlage ich dennoch vor, den Bewerberdatensatz zu verfolgen, da sich die Einstellung in der Stellengruppe widerspiegeln wird und die Transaktionsanalyse ohne einen entsprechenden Bewerberdatensatz unausgewogen wäre.

Aufbewahrung von Daten und Aufzeichnungen bei der Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen; Was ist mit Zeitarbeitssituationen?

Ähnlich wie beim Umgang mit den Aufzeichnungspflichten für Gewerkschaften müssen die Auftragnehmer besondere Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass die Personalvermittler über die gesetzlichen Verpflichtungen der Auftragnehmer informiert sind. Wenn Auftragnehmer Mitarbeiter von einem Personaldienstleister auf ihre Lohn- und Gehaltsliste setzen, ist der Auftragnehmer für das Auswahlverfahren verantwortlich, mit dem die Personen ausgewählt werden, die schließlich als aktive Mitarbeiter eingestellt werden. Das bedeutet wiederum, dass der Personaldienstleister im Namen des Auftragnehmers diskriminierungsfreie Praktiken anwenden und in der Lage sein muss, Daten für Affirmative Action-Zwecke bereitzustellen. Auch hier kann es sein, dass die OFCCP die Daten bei einem Audit nicht anfordert, aber das entbindet nicht von der Verpflichtung, die Regeln zu befolgen.

Es ist wichtig, dass der Auftragnehmer Aufzeichnungen führt, aus denen hervorgeht, dass er die Personalvermittlungsagentur über die gesetzlichen Anforderungen informiert hat, denn die OFCCP wird im Falle eines Problems nicht gegen die Personalvermittlungsagentur vorgehen. Die OFCCP wird sich direkt an den Auftragnehmer wenden. Wenn der Personaldienstleister nicht die erforderlichen Daten sammelt oder fragwürdige Praktiken bei der Auswahl von Bewerbern für den Auftragnehmer anwendet, wird der Auftragnehmer die Schuld auf sich nehmen. Arbeitgeber sind es vielleicht nicht gewohnt, von der Personalvermittlungsagentur Bewerberdateien anzufordern oder zu prüfen, aber Best Practices raten ihnen, dies zu tun, da sie in den Augen der OFCCP über diese Informationen ebenso verfügen wie über jeden Prozess, den sie selbst verwalten. Hier ein Zitat aus der Webseite OFCCP Frequently Asked Questions (Häufig gestellte Fragen) in Bezug auf die Erwartungen an die Aufbewahrung von Unterlagen: "Die Inanspruchnahme eines Personalvermittlungsunternehmens im Einstellungsverfahren entbindet einen Auftragnehmer nicht von seinen Aufzeichnungspflichten gemäß 41 CFR 601.12; der Auftragnehmer wird zur Rechenschaft gezogen, wenn die angegebenen Unterlagen nicht aufbewahrt werden."

Erfassung von Zeitarbeitskräften - Die Verwaltung der Daten von Zeitarbeitskräften ist einer der heiklen Bereiche, in dem man 10 Berater fragen könnte und wahrscheinlich 10 verschiedene Antworten erhalten würde. Auftragnehmer sollten versuchen, undefinierte Prozesse zu vermeiden, die ein Risiko darstellen. Konzentrieren Sie sich daher auf einige wenige Kernpunkte, um bei Bedarf eine Richtlinie zu definieren.

1. Bei Zeitarbeitskräften sollten die Auftragnehmer prüfen, ob die Daten ihnen gehören. Stehen die Zeitarbeitskräfte auf der Gehaltsliste des Unternehmens? Wenn nicht, dann gehören sie wahrscheinlich nicht in das AAP.
2. Diejenigen, die als Zeitarbeiter auf der Gehaltsliste des Auftragnehmers stehen, sollten verfolgt werden, da sie wahrscheinlich den Bewerberpool für eine dauerhafte Auswahl bilden.
3. Wenn einige Zeitarbeiter behalten und andere entlassen werden, ist das eine prototypische Gelegenheit zur Diskriminierung, und alle Daten sollten aufbewahrt werden. Die Kriterien für die Auswahl von Auftragnehmern können hier ins Rampenlicht geraten. Wenn Zeitarbeiter aufgrund unbestimmter Regeln wie "der Vorgesetzte mochte ihn/sie" als Festangestellte behalten werden, dann ist dies ein Bereich, in dem man aufräumen und Regeln hinzufügen sollte.  
4. Manchmal gibt es 1:1-Verhältnisse, bei denen Zeitarbeiter in eine Festanstellung übernommen werden, und das ist in Ordnung, solange kein Auswahlpool ignoriert wird.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.