由于不同组织（甚至同一组织内不同部门或业务单元）的工作流需求差异巨大，很难给出通用的工作流设计建议。不过，组织内部工作流的文档生成需求往往更趋标准化。基于此，以下是将现实世界中以文档为中心的业务流程转化为自动化工作流的八个成功步骤：
1. 不要满足于低于内联文档准备的标准
几乎所有主流BPM系统都不具备文档生成能力（至少无法满足贷款文件等复杂文档的需求）。因此，BPM供应商可能默认用户会通过某种不透明的离线流程生成文档，再将成品文档导入工作流进行流转审批。
但所谓以文档为中心的工作流，若实际上不具备生成文档的能力，这想法……嗯，简直是抓错了重点。 总之，这正是您需要企业级文档生成平台与业务流程管理（BPM）协同运作的原因——既要汇集文档所需的所有必要信息，又要能在工作流内部直接生成文档。任何次优方案都无异于用胶带和强力胶拼凑的权宜之计，而原本本可以实现优雅的解决方案。
2. 选择企业级文档生成平台
市面上存在大量轻量级的模板构建工具，它们可能比您业务流程管理（BPM）系统自带的文档生成功能更强大。这类轻量级应用通常用于将简单变量合并到文字处理文档中，并通过基础业务逻辑控制语言块的包含。但此类应用往往不支持服务器/云端部署（这对BPM集成至关重要），而支持部署的工具又可能缺乏与强大BPM系统集成所需的灵活API。
相比之下，企业级文档生成平台（如HotDocs）既支持本地服务器部署，也支持基于云的托管部署。此类系统同样配备强大的API接口，可将交互式数据采集流程（类似向导的交互式数据收集序列）无缝集成到工作流的任意环节。
3. 专注于数据收集
几乎所有业务流程管理（BPM）系统都具备创建简单数据收集表单的功能。在许多类型的流程中，这些简单表单可能已足够使用。然而，对于包含复杂文档生成环节的流程（例如贷款发起流程），BPM表单很可能无法胜任。
自动化生成复杂文档需要极其精密的数据收集表单，而这些表单只能在文档本身实现自动化后才能设计和创建。换言之，在将变量和业务逻辑合并到文档之前，你无法确定需要提出哪些问题才能生成文档。合并到文档中的变量将作为数据收集表单中的问题字段。
此外，针对复杂法律文件的数据采集表单序列（即访谈流程）必须与底层文件的内部结构和业务逻辑保持一致。否则，系统用户将面临数十甚至数百个无关问题的困扰。 （参见《为BPM定义的工作流构建交互式数据收集表单》）。要实现文档自动化，并在访谈中准确映射结构与业务逻辑，您需要采用企业级文档生成平台，例如HotDocs。
关键点在于——既然你必须使用文档生成平台来创建足够复杂的访谈，以便为复杂文档收集数据，那么你同样可以利用该平台生成所有工作流程中的数据收集表单。
4. 在数据收集流程（访谈）中建立保障措施
任何类型的业务流程自动化都具有一个关键优势，即能够将最佳实践转化为可执行的规范。对于以文档为中心的工作流而言，遵循最佳实践不仅能提升效率，更能有效避免因操作失误导致的重大损失。
如前所述，高端文档生成平台具备业界最强大的访谈功能——这源于其为复杂法律文书设计数据采集流程的需要。此类平台可让您设计向导式访谈流程，引导工作流用户逐步完成所有必要数据的采集。问题字段可嵌入验证逻辑，并为单个问题附加帮助资源。 工作流设计师甚至可调用外部网络服务，协助贷款专员获取各字段的正确答案。某全球性银行在用户输入答案时，会即时对照内部准则与政策进行验证，并根据合规程度采用颜色标记（例如不合规答案以红色标注）（详见《苏格兰皇家银行案例研究》）。
在文档模板中具备正确且完整的业务逻辑的前提下，生成完美交易文档的关键在于准确的数据录入。访谈流程中的安全保障措施至关重要。
5. 同时处理两种类型的文档（文本和PDF）
根据工作流中涉及的文档类型，工作流生成的文档可能包含基于文本的文档（文字处理文档）以及PDF表单（带有字段和复选框的图形化表单）。选择文档生成平台时，请确保其能够处理这两类文档的复杂自动化问题。
需要关注的一个关键功能是组件共享，这意味着在自动化处理文本贷款协议时使用的变量，同样可应用于任何其他文档模板（包括PDF表单）。这种方法允许您在单一位置更新某个组件（变量），即可实现全局更新——所有文档和PDF表单中的该组件都会同步更新。 此外，银行员工（例如贷款专员）只需输入一次答案，该内容便会自动显示在所有文档和表单中。
6. 实现与企业存储系统的深度数据集成
工作流的早期阶段之一应包括检查企业存储系统，确认是否已存在与当前交易相关的现有数据。鉴于您很可能需要使用文档生成平台创建数据采集访谈，请确保所选平台能与现有数据存储系统实现集成。 您应能实现两项功能：既能在工作流访谈中自动填充字段，又能将访谈过程中录入的新数据回写至存储系统。
7. 专注于数据路由而非文档路由
鉴于大多数业务流程管理（BPM）系统不具备复杂的文档生成能力，多数BPM供应商默认用户将在工作流外部生成文档。在此场景下，生成的文档将被导入工作流，从而进入各阶段审批流程。
但在工作流中收集生成文档所需的所有数据（以及工作流内其他数据需求所需的数据），能实现更高效的方法——将审批流程的对象从文档本身转向审批数据。 在上文"保障措施"部分，我曾提及某银行采用自动化工作流处理贷款发起业务。该工作流根据访谈回答是否符合银行政策进行颜色编码标注。 完整的答题集随后从客户经理（负责对接客户并实际收集贷款数据的员工）流转至贷款审批委员会。委员会可快速审阅这些色彩标记的答题集，而非耗费数小时阅读复杂的贷款文件。该方法使该银行将商业贷款的发起流程从三天缩短至不足一小时。最重要的是，该银行如今发放的坏账贷款更少了。
8. 为未来做规划
您此刻构想的工作流程可能简单也可能复杂，涵盖了您当前对功能和特性的所有期望。但很有可能，与一两年后您可能需要或想要的相比，如今的构想仍显粗浅。
切勿被简单化的诱惑所迷惑。选择具备强大功能的业务流程管理（BPM）系统和文档生成平台，确保它们能够应对几乎任何程度的技术复杂性。（参见 《解决“简单”问题》）这样，您就无需在几年后放弃现有技术投资，再投入新资金来满足长期需求。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
