Étant donné que les exigences en matière de flux de travail varient considérablement d'une organisation à l'autre, voire d'un service ou d'une unité commerciale à l'autre au sein d'une même organisation, il est difficile de donner des conseils sur la conception globale des flux de travail. Cependant, les exigences en matière de génération de documents dans le cadre des flux de travail au sein des organisations ont tendance à être plus standardisées. Dans cette optique, voici huit étapes à suivre pour réussir la transformation de vos processus métier réels, centrés sur les documents, en flux de travail automatisés :
1. Ne vous contentez pas d'une préparation de documents en ligne
Pratiquement aucun des principaux systèmes BPM ne dispose d'une fonctionnalité de génération de documents (du moins, pas une fonctionnalité suffisante pour les documents complexes, tels que les documents de prêt). Par conséquent, les fournisseurs de BPM peuvent simplement supposer que vous générerez des documents à l'aide d'un processus obscur et hors ligne, puis que vous transmettrez les documents finis au flux de travail pour acheminement et approbation.
Mais l'idée de workflows centrés sur les documents qui n'ont pas réellement la capacité de générer des documents semble... eh bien, comme si quelqu'un passait à côté de l'essentiel. Quoi qu'il en soit, c'est pourquoi vous avez besoin d'une plateforme de génération de documents de niveau entreprise qui fonctionne en harmonie avec vos BPM, afin de rassembler toutes les informations nécessaires pour les documents eux-mêmes et de générer les documents à partir du flux de travail. Tout autre solution équivaut à un rafistolage de fortune pour ce qui pourrait autrement être une solution élégante.
2. Choisissez une plateforme de génération de documents de niveau entreprise.
Il existe sur le marché de nombreux utilitaires légers de création de modèles qui peuvent constituer une mise à niveau par rapport à la fonctionnalité native de génération de documents de votre BPM. Ces applications légères sont généralement conçues pour fusionner des variables simples dans des documents de traitement de texte et contrôler l'inclusion de blocs de langage avec une logique métier simple. Mais ces applications peuvent ne pas permettre le déploiement sur serveur/cloud (essentiel avec une intégration BPM) et celles qui le permettent peuvent ne pas disposer du type d'API flexibles nécessaires pour s'intégrer à un BPM robuste.
En revanche, les plateformes de génération de documents destinées aux entreprises, telles que HotDocs, permettent un déploiement sur serveur local ou dans le cloud (hébergé). De même, ces systèmes disposent d'API puissantes qui vous permettent d'intégrer des entretiens (séquences interactives de collecte de données, semblables à des assistants) dans un flux de travail, là où vous en avez besoin.
3. Se concentrer sur la collecte de données
Presque tous les BPM disposent d'utilitaires permettant de créer des formulaires simples pour la collecte de données. Et dans de nombreux types de workflows, ces formulaires simples peuvent suffire. Cependant, dans tout workflow impliquant la génération de documents complexes (comme les workflows de création de prêts), les formulaires BPM ne seront probablement pas à la hauteur.
L'automatisation de la génération de documents complexes nécessite des formulaires de collecte de données ultra-sophistiqués, qui ne peuvent être conçus et créés qu'après l'automatisation des documents eux-mêmes. En d'autres termes, vous ne saurez pas quelles questions poser pour générer le ou les documents tant que vous n'aurez pas fusionné les variables et la logique métier dans les documents eux-mêmes. Les variables que vous fusionnez dans le document servent de champs de questions dans les formulaires de collecte de données.
De plus, une séquence de formulaires de collecte de données (un entretien) pour des documents juridiques complexes doit refléter la structure interne et la logique métier des documents sous-jacents. Sinon, les utilisateurs du système se verraient présenter des dizaines, voire des centaines de questions non pertinentes. (Voir « Création de formulaires interactifs de collecte de données pour les workflows définis par le BPM »). Pour automatiser les documents et refléter la structure et la logique métier dans un entretien, vous aurez besoin d'une plateforme de génération de documents de niveau entreprise, telle que HotDocs.
Et voici le point essentiel : puisque vous devez utiliser la plateforme de génération de documents pour créer des entretiens suffisamment sophistiqués pour recueillir des données pour vos documents complexes, vous pouvez tout aussi bien utiliser cette plateforme pour générer tous les formulaires de collecte de données dans l'ensemble de vos flux de travail.
4. Intégrer des mesures de protection dans la séquence de collecte des données (entretien)
L'un des principaux avantages de tout type d'automatisation des processus métier réside dans la codification des meilleures pratiques. Dans le cas des workflows centrés sur les documents, le respect des meilleures pratiques ne se contente pas d'améliorer l'efficacité, il vous protège également contre les erreurs coûteuses.
Comme nous l'avons déjà mentionné, les plateformes de génération de documents haut de gamme disposent sans doute des fonctionnalités d'entretien les plus puissantes qui soient, conséquence de la nécessité de générer des séquences de collecte de données pour des instruments juridiques sophistiqués. Ces plateformes vous permettent de concevoir des entretiens de type assistant qui guident les utilisateurs du workflow tout au long du processus de collecte des données nécessaires. Les champs de questions peuvent inclure une logique de validation, et des ressources d'aide peuvent être associées à chaque question. Les concepteurs de flux de travail peuvent même faire appel à des services web externes pour aider les agents de crédit à obtenir la bonne réponse dans chaque champ. Une banque internationale teste chaque réponse saisie dans un champ par rapport à ses propres directives et politiques internes. Les réponses sont codées par couleur en fonction de leur conformité avec la politique (par exemple, les réponses non conformes sont colorées en rouge. (Voir « Étude de cas de la Royal Bank of Scotland »).
Une fois que la logique métier est correcte et complète dans les modèles de documents, la clé pour générer des documents transactionnels parfaits réside dans la saisie correcte des données. Les mesures de sécurité dans la séquence d'entretien sont essentielles.
5. Prendre en compte les deux types de documents (texte et PDF)
En fonction des types de documents impliqués dans vos flux de travail, les documents générés à partir de votre flux de travail peuvent inclure des documents textuels (documents de traitement de texte) ainsi que des formulaires PDF (formulaires graphiques comportant des champs et des cases à cocher). Lorsque vous choisissez une plateforme de génération de documents, assurez-vous qu'elle est capable de gérer les problèmes d'automatisation complexes liés à ces deux types de documents.
Une fonctionnalité clé à prendre en compte est le partage de composants, ce qui signifie que les variables utilisées dans l'automatisation d'un contrat de prêt sous forme de texte, par exemple, peuvent également être utilisées dans n'importe quel autre modèle de document, y compris les formulaires PDF. Cette approche vous permet de mettre à jour un composant (variable) à un seul endroit et de le mettre à jour globalement, dans tous les documents et formulaires PDF. De plus, elle permet au personnel bancaire (les agents de crédit, par exemple) de saisir une réponse une seule fois et de la voir apparaître dans tous les documents et formulaires.
6. Prendre en compte l'intégration approfondie des données avec les systèmes de stockage d'entreprise
L'une des premières étapes de votre flux de travail devrait consister à vérifier les systèmes de stockage de votre entreprise afin de voir si vous disposez déjà de données pertinentes relatives à la transaction en cours. Étant donné que vous souhaiterez probablement utiliser une plateforme de génération de documents pour créer des entretiens de collecte de données, assurez-vous que la plateforme que vous choisissez peut s'intégrer à vos systèmes de stockage de données existants. Vous devriez pouvoir remplir les champs de vos entretiens de flux de travail et réécrire les nouvelles données (saisies pendant le processus d'entretien) dans les systèmes de stockage de données.
7. Concentrez-vous sur le routage des données plutôt que sur le routage des documents.
Étant donné que la plupart des BPM ne disposent pas de fonctionnalités sophistiquées de génération de documents, la plupart des fournisseurs de BPM partent du principe que vous générerez les documents en dehors du flux de travail. Dans ce scénario, les documents finis seront transférés vers le flux de travail, où ils pourront être acheminés vers différentes étapes d'approbation.
Mais la collecte de toutes les données nécessaires à la génération de documents dans le flux de travail (ainsi que pour tout autre besoin en données dans le flux de travail) facilite une approche beaucoup plus efficace :acheminer les données pour approbation, plutôt que les documents. Dans la section « Mesures de protection » ci-dessus, j'ai mentionné une banque qui utilise un flux de travail automatisé pour la création de prêts. Le flux de travail attribue un code couleur aux réponses données lors d'un entretien en fonction de leur conformité avec la politique de la banque. L'ensemble complet des réponses est ensuite acheminé des chargés de clientèle (les membres du personnel qui sont en contact avec les clients et qui recueillent les données relatives aux prêts) vers un comité d'approbation des prêts. Le comité peut alors examiner rapidement l'ensemble des réponses codées par couleur, plutôt que de passer des heures à lire des documents de prêt complexes. Cette approche a permis à la banque de réduire le processus de création de prêts commerciaux de trois jours à moins d'une heure. Et le plus intéressant, c'est que la banque accorde désormais moins de prêts douteux.
8. Planifier l'avenir
Les flux de travail que vous envisagez aujourd'hui peuvent être simples ou complexes, intégrant votre liste actuelle de fonctionnalités souhaitées. Mais il y a de fortes chances que ce que vous envisagez aujourd'hui soit rudimentaire par rapport à ce que vous pourriez vouloir ou avoir besoin dans un an ou deux.
Ne vous laissez pas séduire par le chant des sirènes de la simplicité. Choisissez une plateforme BPM et de génération de documents qui dispose des caractéristiques et des fonctionnalités nécessaires pour gérer pratiquement tous les niveaux de sophistication technologique. (Voir « Résoudre le problème de la « simplicité »). Ainsi, vous n'aurez pas à abandonner un investissement technologique au bout de quelques années et à faire un nouvel investissement qui répondra réellement à vos besoins à long terme.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
