应对不确定的时代：精益流程对法律运营至关重要

冠状病毒的影响使人们认识到，公司需要将灵活性和响应能力作为业务连续性规划的重点。 法律运营部门实现这一目标的方法之一是什么？采用精益业务流程，提高协作和效率。

在过去一年的各种会议和活动中，工作流程解决方案公司总经理（精益六西格玛黑带大师）布莱恩-麦戈文（Brian McGovern）引导与会者完成了一次精益六西格玛之旅。 目的是什么？证明法律运营部门可以而且应该利用精益原则，即使公司不属于传统的精益导向行业，如制造业。 许多从事产品或软件开发的技术公司也是如此。

因此，为了介绍精益的基本原理以及如何使法律部门受益，我们将推出这个多部分系列，介绍如何将精益应用于法律运营流程。

精益简史

首先，请记住精益的核心 是 "最大限度地提高客户价值，同时最大限度地减少浪费"。 这门学科最早应用于制造业，其根源可追溯到马歇尔计划、爱德华兹-戴明（W. Edwards Deming）和 改善近年来，精益生产已发展到与医疗保健、呼叫中心和软件产品开发等其他业务领域息息相关。

它始于 19 世纪的日本织布机生产。丰田佐吉（Sakichi Toyoda）为丰田木制手工织布机获得了第一项专利，并由此发明了丰田自动织布机，该织布机内置智能，一旦断线就会停止运转。

这是一个将当今精益实践的支柱融入当时技术的案例：一个流程，在这里是织布机，在出现缺陷时停止，导致产品无法使用。

随着织布机技术的不断进步，其他企业家也开始采用类似的工艺来帮助自己的生产，丰田佐吉的儿子喜一郎来到美国和欧洲考察汽车生产。这些见解，加上大野泰一和新乡重夫等人的工作，形成了我们所熟知的 丰田生产方式丰田生产方式是以单件流 和 及时生产方式为基础设计的。 众所周知，美国公司最终开始向日本寻求更高效的业务流程。

六西格玛：精益花生酱的巧克力

六西格玛由比尔-史密斯于 1986 年在摩托罗拉公司担任工程师时提出。 但对其影响最大的无疑是 杰克-韦尔奇、他在领导通用电气公司时，以六西格玛为基础建立了一整套非常成功的商业战略。六西格玛的名称来源于统计质量控制中的一个术语，其目标是通过识别和消除缺陷原因以及 "最大限度地减少影响变异性 "来提高流程输出的质量。

精益和六西格玛都起源于日本的持续改进理论和实践，因此两者相互补充也就不足为奇了：

为客户创造最大价值，无论客户身在何处...

精益六西格玛是为了给客户（通常是内部利益相关者）带来最大价值。通过坚持不懈地消除浪费，这将为您的团队带来竞争优势。

追求效率和减少错误是制造业采用自动化的重要原因，也是工作流程自动化在企业法律运营中大行其道的原因。 员工可以集中精力从事真正富有成效的工作，不需要处理通常成本高昂且容易出错的重复性人工流程，从而对客户的需求做出更快的反应。

为什么这对法律运营部门很重要

更快（如果做得好）就是更好。要做到这一点并非易事，这很可能意味着你必须重新审视当前的流程，以及如何提高这些流程的效率。您并不孤单，因为全球各地的公司和部门都在进行一场看似无休止的艰苦斗争。

日常的法律运营活动，如 NDA 和合同生命周期、票据解决、开发或请求管理，通常都应成为精益流程。 精益由 5 大原则组成： 价值、价值流、流程、拉动、 和持续改进。

在您的团队根据这些步骤对现有流程进行评估后，您不仅会对自己的流程有一个更清晰的认识，而且会对如何调整这些流程或采用新的流程以达到新的价值高点有一个远见卓识。

快速实用的定义

• 价值：相对价值、效用或重要性 - 始终由客户定义
• 价值流：向客户提供产品/服务所需的一系列行动（增值和非增值行动
• 周期时间：任务从开始到结束的实际持续时间（日历时间）
• 工作时间：目前完成一项任务所需的最短时间
• 增值时间 (VAT)：用于为最终产品或服务增值的工作时间量
• 非增值时间（NVAT）：不为最终产品或服务增值的活动所消耗的工作时间，如浪费

有了这些基础......这五个步骤究竟包含哪些内容呢？

确定价值

你以客户为中心；这些客户可以是不同部门的内部同事，也可以是你所服务的外部客户。你所做的一切都是为了让他们过得更好，帮助他们应对所面临的挑战。 在精益管理中， 客户定义了价值。如果他们不愿意为你提供的 "产品 "买单，那么这些产品就没有价值。绘制价值流图和识别需要控制的浪费是为法律运营组织迭代出更有价值的 "产品 "的关键。

绘制价值流地图

为了简化任何流程，必须了解该流程在当前状态下的实际情况--无论对错。这项工作需要所有相关团队的人员参与，包括最终用户/客户（如有可能）。这将激发集体知识和主题专家，他们将帮助完善流程，使其价值最大化。

一旦绘制出步骤图，团队就会对每个步骤进行检查，以确定该步骤中的工作时间、周期时间和增值。之后就是消除精益六西格玛确定的 7 种主要浪费类型的过程。 这一步的目标是什么？绘制 未来的最佳状态 流程的最佳未来状态。 以下是您可能会得到的结果：

评估当前状态的机遇

为了对当前的状态以及当前状态对企业的意义进行最佳评估，通过召集不同的用户和利益相关者来质疑一切是至关重要的；这意味着，在就最佳 "未来状态 "进行对话时，你会有更具体的想法。 这通常是采用 "5 个为什么 "技术的时候，这是一种六西格玛根本原因分析技术，用于确定问题的根源或现有流程的真正价值（或缺乏价值）。

一旦你了解了流程的每个步骤，以及它是否增加了价值，你就可以做出改进，因为你现在知道在哪些方面可以 控制或 消除浪费。

绘制流程的未来状态图

完美的流程是什么样的？不要担心您可能依赖于其他团队，也不要担心根据您当前的流程，哪些步骤似乎是必要的。从 纯粹为您的服务增值的理想结果开始 。 应用从当前状态练习中获得的知识，同时牢记客户、供应商、物料流和信息流等关键要素。

实施未来状态

一旦你知道了未来状态的样子，就可以以此为指导，对法律运营流程进行改革，从而优化法律部门的服务。制定 可行的计划以帮助当前流程和未来流程之间的过渡，然后实施改进后的流程。同样重要的是，要对这些变化进行衡量、监控 和 管理，以了解其产生的影响，并在必要时进行调整。

就是这样！将这一切付诸实践需要一些时间和奉献精神，但在这样的时代？许多企业的法务部门被迫做出改变，只为跟上外部世界的变化，而这些变化正深刻影响着他们所服务的企业。