COVID-19 puso de manifiesto que muchas empresas no estaban plenamente preparadas para gestionar de forma eficaz, y mucho menos eficiente, un acontecimiento de tan enorme repercusión mundial.
Muchos descubrieron que necesitaban cambiar rápidamente para poder satisfacer con éxito las peticiones de los clientes y gestionar a los nuevos empleados remotos. Sin embargo, se dieron cuenta de que las herramientas y los planes que tenían eran lamentablemente inadecuados.
A medida que superamos esta crisis y empezamos a pensar en "¿qué viene después?", son los profesionales del cumplimiento, la ética y el riesgo los que tienen una oportunidad real de impulsar la transformación de sus empresas.
Se producirán muchos cambios en los procesos habituales de la empresa (BAU) y, aunque muchos podrían inclinarse por lo más conveniente a la hora de realizar esos cambios, los equipos de riesgos y conformidad estarán ahí para guiar a su organización hacia prácticas que no sólo sean ágiles, sino también seguras y conformes.
Aquí hay tres maneras en que los equipos de riesgo y cumplimiento pueden impulsar la Business Continuity Transformation™ en sus empresas, con el fin no sólo de recuperarse de los impactos de COVID-19, sino de posicionarse para el éxito en tiempos de estabilidad o de crisis.
Canales de comunicación seguros
Canales de comunicación segurosPuede que pienses que tienes las herramientas que necesitas para comunicarte claramente con tus empleados: correo electrónico, Google Drive, Sharepoint, Zoom y todas las demás que están surgiendo ahora mismo. Pero los correos electrónicos se entierran y las unidades compartidas pueden saturarse rápidamente con borradores y versiones de documentos, ¡y eso sin estar en medio de una pandemia!
Pero en tiempos de crisis, cuando las cosas pueden cambiar no sólo cada día, sino cada hora, es imprescindible contar con canales de comunicación ágiles en toda la organización.
Esto es especialmente cierto si necesita verificar que los empleados han leído o aceptado la comunicación enviada, ya sea una nueva política de trabajo desde casa, una política de gastos, un formulario de seguridad informática, etc. Además, habrá muchas preguntas y solicitudes de los empleados. Además, va a haber muchas preguntas y peticiones de los empleados; ¿cómo se gestiona el volumen de peticiones de forma organizada o las peticiones que pueden implicar datos sensibles de los empleados?
Los equipos de cumplimiento pueden ayudar a departamentos como los de RR.HH. y TI a elegir soluciones que sean seguras, proporcionen una única fuente de verdad y garanticen el cumplimiento de la forma en que se recopila la información y se atestiguan las políticas, a la vez que son fáciles de implantar y utilizar para una mayor adopción en toda la empresa. Una inversión en canales de comunicación mejorados y más seguros tiene una rentabilidad inmediata con beneficios a largo plazo.
Cumplimiento ágil y centralizado
Cumplimiento ágil y centralizadoMuchas organizaciones han tenido que averiguar (o siguen haciéndolo) cómo mantener los requisitos de cumplimiento con los empleados que ahora trabajan desde casa. Dado que la transición a la WFH fue tan repentina para muchas empresas, procesos sencillos que tardaban solo unos minutos en completarse se convirtieron de repente en imposibles porque implicaban algún tipo de proceso manual o el acceso a una base de datos local.
Se desarrollaron atajos y se actuó en consecuencia durante semanas, exponiendo a la empresa a un riesgo considerable ya que, desgraciadamente, los reguladores y auditores no encontrarán que "porque la pandemia" sea una razón perdonable para el incumplimiento, especialmente si ese incumplimiento afecta a los datos de los clientes.
Los equipos de cumplimiento, en colaboración con los departamentos de TI y jurídico, pueden desarrollar estrategias de gestión de obligaciones y normativas para el presente que mejoren la agilidad de la empresa en el futuro. Disponer de una base de datos de riesgos de todos los departamentos de la empresa en un lugar centralizado es un buen comienzo.
Los equipos de cumplimiento pueden tener una visión transparente de todos los riesgos a los que se enfrenta la empresa y de las medidas necesarias para no sólo demostrar el cumplimiento, sino también prevenir incidentes. Y si hay nuevas obligaciones y riesgos que controlar (¡que los habrá!), pueden añadirse a la base de datos para que el equipo de cumplimiento pueda estar al tanto de ellos. De este modo, pueden capacitar y educar a la empresa sobre cómo mantener el cumplimiento incluso en las situaciones más estresantes.
Automatizar los procesos manuales para garantizar la privacidad de los datos
Automatizar los procesos manuales para garantizar la privacidad de los datosLos procesos que se basan en conocimientos culturales, movimiento físico de papel y/o correo electrónico son casi imposibles de adaptar durante cambios operativos rápidos o constantes.
Estos procesos, que antes estaban bien con empleados agrupados en un entorno de oficina, en la era del trabajo desde casa se están abriendo de repente a atajos arriesgados que comprometen información empresarial sensible o de misión crítica: escanear un documento en una impresora pública, por ejemplo, o guardar información de clientes en un ordenador personal, por nombrar sólo algunos. Una vez más, los equipos de cumplimiento pueden fomentar la agilidad sin dejar de mantener el cumplimiento.
Qué es Business Continuity Transformation™?
La BCT consiste en aplicar estrategias, tecnologías y técnicas específicas para evolucionar y ampliar la capacidad de una empresa para continuar con su BAU durante las crisis y las interrupciones, al tiempo que se optimiza el rendimiento durante los periodos de normalidad.
Mediante la instalación de un marco de TDC que no sólo aborde las necesidades inmediatas, sino que incorpore una agilidad persistente en toda la empresa, podrá estar mejor preparado para hacer frente a las perturbaciones actuales y crear una "resistencia proactiva" para anticiparse a los retos futuros.
Un depósito central seguro para almacenar activos de datos importantes y sensibles, combinado con un inventario exhaustivo de datos no controlados por TI pero esenciales desde el punto de vista operativo hojas de cálculo y EUC son vitales para garantizar el cumplimiento de la normativa en un mundo en constante evolución.
Los equipos de cumplimiento pueden trabajar con diferentes departamentos para garantizar que los "atajos" que han desarrollado son en realidad procesos automatizados que transfieren de forma segura activos y datos dentro y fuera de repositorios y canales de comunicación seguros. Las mejores prácticas y las salvaguardas de cumplimiento pueden incorporarse a estos procesos, para que sean más seguros desde el principio. Además, al automatizar muchos de estos procesos manuales, el equipo de cumplimiento no sólo está mitigando el riesgo, sino que está impulsando a la organización hacia un futuro más ágil.
Si desea obtener más información sobre cómo las organizaciones están capacitando a sus equipos de cumplimiento para que les guíen hacia el futuro, inscríbase en nuestro próximo evento virtual: El futuro del cumplimiento: Una cumbre virtual. Personalidades destacadas de la gestión de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento se unirán a nosotros en línea para compartir ideas y responder a sus preguntas sobre cómo los profesionales del riesgo y el cumplimiento pueden liderar el camino para mantener la continuidad del negocio hoy, y garantizarla para mañana.
