5 razones principales para implantar la gestión de asuntos en 2021
La gestión de asuntos, o gestión de asuntos jurídicos, implica la gestión de todas las actividades que rodean a la práctica jurídica corporativa: el seguimiento de los detalles de los casos, los documentos y las facturas que forman parte integral de las operaciones jurídicas cotidianas de su departamento.
Adoptar un enfoque tradicional y manual de la gestión de asuntos ya no es una opción si quiere hacer frente a la presión de hacer más con menos y ofrecer la capacidad de respuesta y la precisión que sus clientes merecen y exigen. Es importante que las operaciones jurídicas corporativas evolucionen y, aunque la gestión de asuntos es y siempre ha sido especialmente importante para su departamento de operaciones jurídicas, ahora es más importante que nunca hacer dos cosas:
- Respira hondo y relájate, y despídete (y que te vaya bien) de 2020 (nosotros hemos esperado a que pasaran unos meses, para estar seguros de que se había acabado).
- Adopte un enfoque centralizado y racionalizado de la gestión de asuntos a medida que nos adentramos en 2021 y comenzamos a recuperarnos de la perturbación imprevista causada por la pandemia COVID-19.
Es el momento perfecto para la gestión de la materia
A medida que las organizaciones de todos los sectores se asientan en una sensación de normalidad, la eficiencia y la capacidad de respuesta han adquirido un nuevo nivel de importancia. La pandemia provocó cambios que nadie podía prever, y es primordial echar un vistazo a sus operaciones y soluciones cotidianas y analizar y valorar cada una de ellas.
Una solución eficaz de gestión de asuntos debe dar soporte a todos los tipos de asuntos jurídicos corporativos, que pueden incluir una variedad de tareas, como contratos y transacciones, reclamaciones, gobernanza y cumplimiento, propiedad intelectual, etc.
La vuelta al trabajo y a la oficina exige una mayor atención a sus soluciones y estrategias. A medida que sus empleados se adaptan a un nuevo entorno de trabajo que equilibra tanto los espacios tradicionales de la oficina como las posibilidades de trabajar desde casa, surgen nuevos retos a los que enfrentarse para garantizar la continuidad de la empresa. Los antiguos obstáculos, como el uso de sistemas desconectados, deberían ser un borrón en el retrovisor.
Un centro de gestión de asuntos centralizado es más importante que nunca
Su sistema de gestión de asuntos debe ser el eje central de todos los asuntos jurídicos de su organización.
¿Su equipo opera en espacios de trabajo remotos y en la oficina, o en variantes híbridas? Debe asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso inmediato y equitativo a los materiales, documentos, actualizaciones de estado y detalles del caso pertinentes. Tener un conjunto de sistemas desconectados para la recuperación de información puede hacer que su equipo tenga que navegar por una compleja red de datos dispersos, con la consiguiente pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero.
Cuando los empleados utilizan aplicaciones separadas y desarticuladas y software externo, también podría enfrentarse a problemas como la duplicación de tareas. Esto planteaba un problema incluso cuando la mayoría de sus empleados trabajaban en la misma oficina física, pero ahora se agravará. En un momento en el que la eficiencia es clave, podrían perderse horas preciosas rehaciendo un trabajo que ya estaba terminado. Elimine esta posibilidad y dedique ese tiempo a tareas más valiosas.
Los empleados deben sentirse valorados y valiosos
La pandemia y los cierres relacionados con ella han dejado a la mayoría de las personas de todo el mundo en un estado de ánimo frágil, o al menos inusual. Desde lidiar con la incertidumbre laboral hasta hacer malabarismos con la WFH y la educación en casa, han surgido nuevos retos que pueden poner a prueba a las personas más seguras y comprometidas. No sólo es considerado, sino crucial tener esto en cuenta cuando se piensa en factores como la moral de los empleados.
Malgastar el tiempo de sus empleados puede tener otro efecto desagradable en el mejor de los casos: el aumento de la frustración de los empleados. Además de duplicar el trabajo, la desorganización de los procesos de gestión de asuntos puede hacer que sus empleados se vean obligados a realizar tareas manuales tediosas y repetitivas que podrían haberse automatizado fácilmente, o a llevar a cabo complicadas soluciones que requieren horas de esfuerzo innecesario. Esto, a su vez, conduce a una falta de compromiso e incluso a dificultades para retener al personal con talento.
Reducir los errores humanos
Aunque esto no está totalmente relacionado con 2021, es cierto: los procesos de gestión de asuntos basados en papel y manuales dejan mucho más margen para el error. Sin embargo, esto enlaza con el punto anterior: un empleado frustrado o aburrido es más propenso a cometer errores que uno que se dedica activamente a sus tareas. Incumplimiento de plazos, ineficiencias... son comprensibles, quizá, pero fácilmente evitables. Evite por completo los errores costosos automatizando estos procesos, incluido el mantenimiento de documentos y el cumplimiento de las directrices de facturación, por ejemplo.
Si se tienen en cuenta los costes potenciales de este tipo de errores humanos, los acontecimientos del año pasado y la necesidad de una mayor precisión en las operaciones jurídicas hacen que esto sea relevante para 2021 y más allá: ¿Puede su organización permitirse el tipo de errores en la gestión de asuntos que podría haber evitado en el pasado?
[bctt tweet="En 2021, ¿podrá tu organización permitirse el tipo de errores en la gestión de asuntos que podría haber sido capaz de encogerse de hombros en el pasado?" via="yes"]
Ya deberías estar allí
Como decíamos al principio, si aún no dispone de una solución de gestión de asuntos, está jugando con fuego. ¿La respuesta más fácil a por qué debería tener una? Ayuda a la salud financiera de su empresa y la aísla del riesgo, pero como puede ver, los beneficios van mucho más allá. Necesita una visibilidad y un control completos de todo el ciclo de vida de los asuntos.
Se puede argumentar que es tanto una cuestión de ética como de negocios: ¿Realmente está dando a sus clientes el mejor servicio posible si no utiliza las mejores herramientas disponibles?
Al enfrentarse a los nuevos retos que ha planteado el año 2020, probablemente ya tenga bastantes contribuyentes a sus quebraderos de cabeza. Una gestión de asuntos eficaz, ágil y transparente no debería ser uno de ellos.
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