5 raisons majeures de mettre en œuvre la gestion des documents en 2021
La gestion des affaires, ou gestion des affaires juridiques, consiste à gérer toutes les activités entourant la pratique juridique de l'entreprise - en gardant la trace des détails de l'affaire, des documents et des factures qui font partie intégrante des opérations juridiques quotidiennes de votre département.
L 'approche traditionnelle et manuelle de la gestion des dossiers n'est plus une option si vous voulez faire plus avec moins et fournir la réactivité et la précision que vos clients méritent et exigent. Il est important de faire évoluer les opérations juridiques de l'entreprise, et bien que la gestion des dossiers soit et ait toujours été particulièrement importante pour votre département des opérations juridiques, il est plus important que jamais de faire deux choses :
- Respirez profondément et détendez-vous, et dites au revoir (et bon débarras) à 2020 (nous avons attendu que quelques mois se soient écoulés, juste pour être sûrs que c'était fini).
- Adopter une approche centralisée et rationalisée de la gestion des dossiers à l'approche de 2021 et commencer à se remettre des perturbations imprévues causées par la pandémie COVID-19.
C'est les le moment idéal pour la gestion de la matière
Alors que les organisations de tous les secteurs retrouvent un semblant de normalité, l'efficacité et la réactivité revêtent une importance nouvelle. La pandémie a provoqué des changements que personne n'aurait pu anticiper, et il est primordial d'examiner vos opérations et solutions quotidiennes, d'analyser et d'évaluer chacune d'entre elles.
Une solution de gestion des dossiers efficace doit prendre en charge tous les types de dossiers juridiques de l'entreprise, ce qui peut inclure une variété de tâches, notamment les contrats et les transactions, les réclamations, la gouvernance et la conformité, la propriété intellectuelle, etc.
Le retour au travail et au bureau nécessite une attention particulière à vos solutions et stratégies. Alors que vos employés s'adaptent à un nouvel environnement de travail qui concilie les espaces traditionnels au bureau et les possibilités de travail à domicile, il y a de nouveaux défis à relever pour assurer la continuité de l'activité. Les anciens obstacles, tels que l'utilisation de systèmes déconnectés, ne devraient plus être qu'une tache dans votre rétroviseur !
Il est plus important que jamais de disposer d'un centre de gestion des dossiers centralisé
Votre système de gestion des dossiers doit être la plaque tournante de tous les dossiers juridiques de votre organisation.
Votre équipe travaille dans des espaces de travail à distance ou au bureau, ou dans des variantes hybrides ? Vous devez vous assurer que tous les membres de l'équipe disposent d'un accès immédiat et égal aux matériaux, documents, mises à jour de l'état d'avancement et détails de l'affaire. Si vous disposez d'un ensemble de systèmes déconnectés pour la recherche d'informations, votre équipe risque de devoir naviguer dans un réseau complexe de données éparses, ce qui représente une perte de temps, d'efforts et d'argent.
Lorsque les employés utilisent des applications distinctes et disjointes et des logiciels externes, vous pouvez également être confronté à des problèmes tels que le travail en double. Ce problème se posait déjà lorsque la plupart de vos employés travaillaient dans le même bureau ; il ne fera que s'aggraver aujourd'hui. À une époque où l'efficacité est essentielle, des heures précieuses pourraient être perdues à refaire un travail déjà effectué. Éliminez cette possibilité et consacrez ce temps à des tâches plus importantes.
Les salariés ont besoin de se sentir valorisés - et précieux
La pandémie et les blocages qui en ont découlé ont laissé la plupart des individus du monde entier dans un état d'esprit fragile, ou du moins inhabituel. Qu'il s'agisse de faire face à l'incertitude de l'emploi ou de jongler avec le travail à domicile et l'école à la maison, de nouveaux défis sont apparus qui peuvent mettre à l'épreuve les personnes les plus confiantes et les plus engagées. Il n'est pas seulement judicieux, mais crucial de garder cela à l'esprit lorsque l'on pense à des facteurs tels que le moral des employés.
Le fait de gaspiller le temps de vos employés peut avoir un autre effet désagréable dans le meilleur des cas : l 'augmentation de la frustration des employés. Outre le travail en double, des processus de gestion des dossiers désorganisés peuvent contraindre vos employés à effectuer des tâches manuelles fastidieuses et répétitives qui auraient pu être facilement automatisées, ou à exécuter des solutions de contournement compliquées qui nécessitent des heures d'efforts inutiles. Cela conduit à un manque d'engagement et même à des difficultés de rétention du personnel talentueux.
Réduire les erreurs humaines
Bien que cela ne soit pas entièrement lié à 2021, il est vrai que les processus de gestion des dossiers sur papier et manuels laissent beaucoup plus de place à l'erreur. Toutefois, cela rejoint le point précédent : un employé frustré ou qui s'ennuie est plus susceptible de commettre des erreurs qu'un employé qui est activement engagé dans ses tâches. Le non-respect des délais, l'inefficacité... sont compréhensibles, certes, mais facilement évitables. Évitez les erreurs coûteuses en automatisant ces processus, y compris la maintenance des documents et l'application des directives de facturation, par exemple.
Si l'on considère les coûts potentiels de ce type d'erreurs humaines, les événements de l'année dernière et la nécessité d'une plus grande précision dans les opérations juridiques rendent cette question pertinente pour 2021 et au-delà : Votre organisation peut-elle se permettre le type d'erreurs dans la gestion des dossiers qu'elle a pu éviter par le passé ?
[bctt tweet="En 2021, votre organisation peut-elle se permettre le genre d'erreurs dans la gestion des matières qu'elle a pu ignorer dans le passé ?" via="yes"]
Vous devriez déjà y être
Comme nous l'avons dit au tout début, si vous n'avez pas encore mis en place une solution de gestion des dossiers, vous jouez avec le feu. La réponse la plus simple à la question de savoir pourquoi vous devriez en avoir une ? Elle contribue à la santé financière de votre entreprise et la protège des risques, mais comme vous pouvez le constater, les avantages vont bien au-delà. Vous avez besoin d'une visibilité et d'un contrôle complets sur l'ensemble du cycle de vie des dossiers.
On peut dire qu'il s'agit autant d'une question d'éthique que d'une question commerciale: Offrez-vous vraiment à vos clients le meilleur service possible si vous n'utilisez pas les meilleurs outils disponibles ?
Alors que vous faites face aux nouveaux défis de l'année 2020, vous avez probablement suffisamment de personnes qui contribuent à vos maux de tête. Une gestion efficace, rationalisée et transparente des dossiers ne devrait pas en faire partie.
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