5 Hauptgründe für die Einführung von Matter Management im Jahr 2021
Die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten umfasst die Verwaltung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der juristischen Praxis eines Unternehmens, d. h. die Nachverfolgung von Falldetails, Dokumenten und Rechnungen, die ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit Ihrer Rechtsabteilung sind.
Ein traditioneller, manueller Ansatz für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten ist keine Option mehr, wenn Sie dem Druck gerecht werden wollen, mit weniger mehr zu erreichen und die Reaktionsfähigkeit und Genauigkeit zu bieten, die Ihre Kunden verdienen und verlangen. Es ist wichtig, die Rechtsabteilung eines Unternehmens weiterzuentwickeln, und obwohl die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten für Ihre Rechtsabteilung immer besonders wichtig war und ist, ist es heute wichtiger denn je, zwei Dinge zu tun:
- Atmen Sie tief und entspannt durch und verabschieden Sie sich vom Jahr 2020 (wir haben gewartet, bis ein paar Monate vergangen waren, um sicher zu sein, dass es vorbei ist).
- Verfolgen Sie einen zentralisierten, gestrafften Ansatz für die Verwaltung von Angelegenheiten, während wir uns auf das Jahr 2021 zubewegen und beginnen, uns von der unvorhergesehenen Störung durch die COVID-19-Pandemie zu erholen.
Es ist die perfekter Moment für die Verwaltung der Materie
Während sich in Unternehmen aller Branchen ein Gefühl der Normalität einstellt, haben Effizienz und Reaktionsfähigkeit eine neue Bedeutung erlangt. Die Pandemie hat Veränderungen verursacht, die niemand vorhersehen konnte, und es ist von größter Wichtigkeit, die täglichen Abläufe und Lösungen zu überprüfen, zu analysieren und einzuschätzen.
Eine effektive Lösung für die Verwaltung von Rechts angelegenheiten sollte alle Arten von Rechtsangelegenheiten unterstützen, die eine Vielzahl von Aufgaben umfassen können, darunter Verträge und Transaktionen, Ansprüche, Governance und Compliance, geistiges Eigentum und vieles mehr.
Die Rückkehr zur Arbeit und ins Büro erfordert eine verstärkte Konzentration auf Ihre Lösungen und Strategien. Während sich Ihre Mitarbeiter an ein neues Arbeitsumfeld gewöhnen, das sowohl die traditionellen Büroarbeitsplätze als auch die Möglichkeiten der Heimarbeit berücksichtigt, müssen neue Herausforderungen bewältigt werden, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Alte Hürden wie die Verwendung getrennter Systeme sollten in Ihrem Rückspiegel verschwinden!
Ein zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung von Angelegenheiten ist wichtiger denn je
Ihr System zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten sollte die zentrale Anlaufstelle für alle Rechtsangelegenheiten in Ihrem Unternehmen sein.
Ihr Team arbeitet an entfernten Standorten, im Büro oder in hybriden Varianten? Sie müssen sicherstellen, dass alle Teammitglieder sofortigen und gleichen Zugang zu relevanten Materialien, Dokumenten, Statusaktualisierungen und Falldetails haben. Eine Reihe nicht miteinander verbundener Systeme für den Informationsabruf kann dazu führen, dass Ihr Team durch ein komplexes Netz verstreuter Daten navigieren muss und dabei Zeit, Mühe und Geld verschwendet.
Wenn Mitarbeiter getrennte, unzusammenhängende Anwendungen und externe Software verwenden, können Sie auch mit Problemen wie Doppelarbeit konfrontiert werden. Das war schon ein Problem, als die meisten Ihrer Mitarbeiter noch im selben Büro arbeiteten - jetzt wird es noch größer. In einer Zeit, in der Effizienz das A und O ist, könnten wertvolle Stunden damit verschwendet werden, bereits erledigte Arbeiten erneut zu erledigen. Vermeiden Sie diese Möglichkeit und nutzen Sie die Zeit, um sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.
Mitarbeiter müssen sich wertgeschätzt fühlen - und wertvoll
Die Pandemie und die damit verbundenen Schließungen haben die meisten Menschen auf der ganzen Welt in einen fragilen oder zumindest ungewöhnlichen Geisteszustand versetzt. Vom Umgang mit unsicheren Arbeitsplätzen bis hin zum Jonglieren mit WFH und Heimunterricht sind neue Herausforderungen entstanden, die selbst die zuversichtlichsten und engagiertesten Menschen auf die Probe stellen können. Es ist nicht nur rücksichtsvoll, sondern entscheidend, dies im Auge zu behalten, wenn man an Faktoren wie die Arbeitsmoral denkt.
Wenn Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter verschwenden, kann das einen weiteren Effekt haben, der im besten Fall unangenehm ist: die Frustration der Mitarbeiter. Abgesehen von der Doppelarbeit können unorganisierte Abläufe bei der Verwaltung von Angelegenheiten dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter an mühsame, sich wiederholende manuelle Aufgaben gebunden sind, die leicht hätten automatisiert werden können, oder dass sie komplizierte Umgehungen durchführen, die stundenlang unnötigen Aufwand erfordern. Dies wiederum führt zu mangelndem Engagement und sogar zu Schwierigkeiten bei der Bindung von talentierten Mitarbeitern.
Menschliche Fehler reduzieren
Auch wenn dies nicht ausschließlich mit dem Jahr 2021 zusammenhängt, so ist es doch richtig, dass papiergestützte und manuelle Verfahren für die Verwaltung von Angelegenheiten viel mehr Spielraum für Fehler lassen. Dies hängt jedoch mit dem vorherigen Punkt zusammen: Ein frustrierter oder gelangweilter Mitarbeiter macht eher Fehler als ein Mitarbeiter, der sich aktiv mit seinen Aufgaben beschäftigt. Versäumte Fristen, Ineffizienzen... sind vielleicht verständlich, aber leicht vermeidbar. Vermeiden Sie kostspielige Fehler, indem Sie diese Prozesse automatisieren, z. B. die Pflege von Dokumenten und die Einhaltung von Rechnungsrichtlinien.
Wenn Sie die potenziellen Kosten dieser Art von menschlichen Fehlern bedenken, dann machen die Ereignisse des letzten Jahres und die Notwendigkeit einer größeren Genauigkeit in der Rechtsabteilung dieses Thema für 2021 und darüber hinaus relevant: Kann sich Ihr Unternehmen solche Fehler bei der Verwaltung von Rechtsangelegenheiten leisten, wie sie in der Vergangenheit vielleicht noch möglich waren?
[bctt tweet="Kann sich Ihr Unternehmen im Jahr 2021 Fehler in der Verwaltung der Materie leisten, die es in der Vergangenheit vielleicht noch verkraften konnte?" via="yes"]
Sie sollten bereits dort sein
Wie wir bereits zu Beginn gesagt haben, spielen Sie mit dem Feuer, wenn Sie noch keine Lösung für die Verwaltung von Angelegenheiten haben. Die einfachste Antwort auf die Frage, warum Sie eine solche Lösung haben sollten? Es trägt zur finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens bei und schützt es vor Risiken, aber wie Sie sehen können, gehen die Vorteile weit darüber hinaus. Sie brauchen vollständige Transparenz und Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus einer Angelegenheit.
Man kann argumentieren, dass dies sowohl eine ethische als auch eine geschäftliche Angelegenheit ist: Bieten Sie Ihren Kunden wirklich den bestmöglichen Service, wenn Sie nicht die besten verfügbaren Werkzeuge verwenden?
Bei der Bewältigung der neuen Herausforderungen, die das Jahr 2020 mit sich bringt, haben Sie wahrscheinlich schon genug Kopfschmerzen. Ein effektives, schlankes und transparentes Sachmanagement sollte nicht dazugehören.
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