Añadir herramientas para la gestión de contratos: Lista de comprobación antes de comprar
Cómo evaluar las soluciones de gestión de contratos al ampliar su conjunto de tecnologías jurídicas.
¿Sabía que los profesionales del Derecho sólo dedican una media de 2,3 horas al día en tareas facturables? El resto se dedica a responsabilidades administrativas como recopilar datos, organizar formularios y encontrar documentos que se han perdido en un mar de correos electrónicos de ida y vuelta. Mientras tanto, una visibilidad limitada del estado de los contratos, el progreso o los asuntos relacionados puede crear bloqueos en los procesos y exponer a las organizaciones a riesgos.
Una forma en que los equipos jurídicos pueden reducir las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y acelerar las decisiones empresariales es integrando soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) en sus paquetes tecnológicos. A la hora de considerar la incorporación de herramientas para la gestión de contratos, la colaboración se considera el criterio de evaluación más importante. Pero al igual que hay muchos aspectos de su plataforma de gestión de contratos que afectarán a diferentes departamentos y equipos, hay diferentes tipos de colaboración a los que prestar atención. He aquí cinco aspectos que debe buscar en su solución de gestión de contratos:
¿Se integrará con su actual plataforma de gestión de asuntos?
Puede que un contrato no empiece dentro de su herramienta de CLM, y desde luego no terminará ahí. Terminará cuando, entre otras cosas, el contrato se adjunte a su sistema de gestión de asuntos. El mejor CLM unificará la supervisión en un único centro para controlar todos los acuerdos, desde su creación hasta su revisión y aprobación. Centralizar el ciclo de vida del contrato en un solo sistema acelera el tiempo necesario para llegar a un acuerdo e impulsa la eficiencia. Estas eficiencias de Estas eficiencias se optimizan cuando se anidan en el sistema de gestión de asuntos y se comunican con él, facilitando la consulta de los contratos asociados a un asunto. Sin esta integración, se duplican los contratos, lo que genera incoherencias y errores.
¿Es moderna la interfaz de usuario?
Las herramientas de gestión de contratos de éxito están disponibles para todas las funciones, no sólo para el Departamento Jurídico. Llegará un momento en que los departamentos de Ventas, Recursos Humanos e incluso Marketing tendrán que colaborar en un contrato. Esto significa que su solución de gestión de contratos no sólo tiene que ser sencilla para los miembros del equipo jurídico que trabajan con ellos día tras día, sino también lo suficientemente fácil como para que una persona ajena a la empresa o un novato pueda familiarizarse con ella sin necesidad de una formación exhaustiva. Una interfaz de usuario anticuada ya no es una opción. Una interfaz limpia y fácil de usar no es sólo estéticamente agradable, sino un criterio crucial para evaluar las opciones. Su CLM debe ser fácil e intuitivo:
- Comparta los cambios de contrato en tiempo real en diferentes ubicaciones geográficas
- Incorporar a los usuarios adecuados en el momento oportuno del ciclo de vida del contrato y darles visibilidad centralizada.
- Ofrecer distintas opciones de interfaz en función de los privilegios del usuario, de modo que los usuarios avanzados dispongan de opciones complejas mientras que los que pasan menos tiempo en el CLM sólo vean lo que necesitan.
- Unificar la supervisión en un único centro para supervisar todos los acuerdos.
¿Se integra fácilmente con herramientas de terceros?
Su plataforma de gestión de contratos debe hablar el idioma de las personas que la utilizan. Y como los contratos se mueven a través de las líneas departamentales -a menudo incluyendo miembros del equipo de Recursos Humanos, Ventas y Marketing- su solución de CLM debe ser capaz de integrarse con las herramientas que utilizan esos departamentos.
Por lo menosmenos, debe haber una integración inmediata con Salesforce y una forma sencilla de enrutar más API personalizadas a través de su herramienta. La integración con Salesforce es imprescindible porque muchos de los contratos (si no todos) deben almacenarse allí y ser accesibles para el equipo de ventas. Pero incluso las aplicaciones más personalizadas de su empresa no deberían estar fuera del alcance de una sólida plataforma de gestión de contratos. Busque una solución con API REST abiertas para que incluso las plataformas de proveedores menos ubicuos puedan integrarse fácilmente. Cuando su plataforma de CLM tiene muchas formas de integrarse en todo su conjunto tecnológico, abre oportunidades para que los contratos estén disponibles en todas las funciones.
¿Puede ofrecer análisis de inteligencia empresarial para tomar decisiones?
A estas alturas del juego, toda herramienta de gestión de contratos debe ofrecer análisis de inteligencia empresarial que identifiquen cómo y por qué se ejecutan sus contratos. Pero hay un mundo de diferencia entre los datos que describen y los datos que conducen a mejores decisiones.
Por ejemplo, toda herramienta de BI debería hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en negociar un contrato. Pero incluso si el plazo de entrega parece estupendo, puede que no represente el grado de satisfechas con el proceso. ¿Se negoció el contrato rápidamente, con pocas modificaciones y cero idas y venidas? ¿O hubo que volver a presentarlo tres o más veces? ¿En qué parte del proceso empleó su equipo más tiempo? Una excelente herramienta de análisis de inteligencia empresarial no sólo le dirá lo que funciona, sino que le proporcionará contexto para mostrarle lo que aún debe mejorarse.
¿Puede colaborar con sus proveedores?
Para garantizar el éxito de la implantación y la continuidad del servicio, asegúrese de investigar a su socio de gestión de contratos, no sólo el producto. Una buena plataforma ofrecerá servicios y soluciones adicionales que se integren con sus herramientas de gestión de contratos, de modo que cuando necesite ampliar su conjunto de soluciones, le resulte fácil mantener su fuente única de la verdad. Es más, el socio adecuado no se limitará a ofrecer servicios profesionales, sino que también le proporcionará las mejores prácticas probadas por expertos. Su CLM sólo puede ofrecer análisis procesables e impulsar la eficiencia si se configura teniendo en cuenta los KPI adecuados, que no siempre son los más obvios. Asociarse con expertos líderes no sólo en tecnología, sino también en el ámbito jurídico, es una forma crucial de optimizar la implantación de su CLM y garantizar que está sacando el máximo partido a su paquete de soluciones.
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