Ajout d'outils pour la gestion des contrats : Une liste de contrôle avant l'achat

Comment évaluer les solutions de gestion des contrats lors de l'extension de votre suite technologique juridique.

Saviez-vous que les professionnels du droit ne consacrent en moyenne que 2,3 heures par jour à des tâches facturables? Le reste est consacré à des responsabilités administratives telles que la collecte de données, l'organisation de formulaires et la recherche de documents perdus dans une mer d'e-mails. Par ailleurs, une visibilité limitée de l'état d'avancement des contrats ou des questions connexes peut bloquer les processus et exposer les entreprises à des risques.

L'intégration de solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet aux équipes juridiques de réduire les tâches répétitives et chronophages et d'accélérer la prise de décision. solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) dans leurs suites technologiques. Lorsque l'on envisage d'ajouter des outils de gestion des contrats, la collaboration est considérée comme le critère d'évaluation le plus important. Mais tout comme il existe de nombreux aspects de votre plateforme de gestion des contrats qui concernent différents départements et équipes, il y a différents types de collaboration à rechercher. Voici cinq éléments à rechercher dans votre solution de gestion des contrats :

Un contrat peut ne pas commencer dans votre outil CLM, et il ne s'y terminera certainement pas. Il s'achèvera lorsque - entre autres choses - le contrat sera rattaché à votre système de gestion des dossiers. Le meilleur outil de CLM unifie la supervision au sein d'un centre unique de suivi de tous les accords, de la création à l'approbation en passant par l'examen. La centralisation du cycle de vie du contrat dans un seul système accélère la conclusion d'un accord et permet de réaliser des gains d'efficacité. Ces gains d'efficacité Ces gains d'efficacité sont optimisés lorsqu'ils sont imbriqués dans le système de gestion des dossiers et qu'ils communiquent avec lui, et communiquent avec lui, ce qui permet de retrouver facilement les contrats associés à un dossier pour s'y référer. Sans cette intégration, vous dupliquerez vos contrats, ce qui entraînera des incohérences et des erreurs.

Les outils de gestion des contrats efficaces sont disponibles pour toutes les fonctions, et pas seulement pour le service juridique. Il arrivera un jour où les ventes, les ressources humaines et même le marketing devront collaborer sur un contrat. Cela signifie que votre solution de gestion des contrats ne doit pas seulement être simple pour les membres de l'équipe juridique qui y travaillent jour après jour, mais aussi suffisamment facile à utiliser pour qu'une personne extérieure ou novice puisse s'y retrouver sans formation approfondie. Une interface utilisateur dépassée n'est plus une option. Une interface propre et facile à utiliser n'est pas seulement agréable sur le plan esthétique, c'est aussi un critère essentiel pour évaluer les options qui s'offrent à vous. Votre CLM doit permettre une utilisation facile et intuitive :

• Partager les modifications de contrat en temps réel entre différents sites géographiques
• Faire intervenir les utilisateurs appropriés au bon moment du cycle de vie du contrat et leur donner une visibilité centralisée 
• Fournir différentes options d'interface en fonction des privilèges de l'utilisateur, de sorte que les utilisateurs chevronnés disposent d'options complexes tandis que ceux qui passent moins de temps dans le CLM ne voient que ce dont ils ont besoin.
• Unifier le contrôle au sein d'un centre unique pour le suivi de tous les accords

Votre plateforme de gestion des contrats doit parler le langage des personnes qui l'utilisent. Et comme les contrats circulent d'un service à l'autre, souvent avec des membres des équipes des RH, des ventes et du marketing, votre solution de gestion des contrats doit pouvoir s'intégrer aux outils utilisés par ces services.

Au very minimum, il devrait y avoir une intégration Salesforce prête à l'emploi et un moyen facile d'acheminer d'autres API personnalisées par l'intermédiaire de votre outil. L'intégration à Salesforce est indispensable, car de nombreux contrats (si ce n'est tous) doivent y être stockés et accessibles à votre équipe de vente. Mais même les applications les plus personnalisées de votre entreprise ne devraient pas être hors de portée d'une plateforme de gestion des contrats robuste. Recherchez une solution dotée d'API REST ouvertes, de sorte que même les plates-formes de fournisseurs moins omniprésents puissent être facilement intégrées. Lorsque votre plateforme CLM offre de nombreuses possibilités d'intégration dans votre suite technologique, vous ouvrez des opportunités pour que les contrats soient disponibles de manière transversale.

À ce stade, tout outil de gestion des contrats devrait proposer des analyses de veille stratégique permettant d'identifier comment et pourquoi vos contrats sont exécutés. Mais il y a une grande différence entre les données qui décrivent et celles qui conduisent à de meilleures décisions.

Par exemple, chaque outil de veille stratégique devrait mesurer le temps nécessaire à la négociation d'un contrat. Mais même si le délai semble excellent, il n'est pas forcément représentatif du degré de satisfaction des parties. satisfaction les différentes parties sont satisfaites du processus. Le contrat a-t-il été conclu rapidement, avec peu de modifications et pas d'allers-retours ? Ou bien a-t-il dû être soumis trois fois ou plus ? À quel stade du processus votre équipe a-t-elle passé le plus de temps ? Un excellent outil d'analyse de veille stratégique vous indiquera non seulement ce qui fonctionne, mais fournira également le contexte nécessaire pour vous montrer ce qui doit encore être amélioré.

Pour garantir le succès de votre mise en œuvre et la continuité du service, assurez-vous d'examiner votre partenaire de gestion des contrats, et pas seulement le produit. Une excellente plateforme offrira des services et des solutions supplémentaires qui s'intègrent à vos outils de gestion des contrats, de sorte que si vous avez besoin d'étendre votre gamme de solutions, il vous sera facile de conserver votre source unique de vérité. En outre, le bon partenaire ne se contentera pas de fournir des services professionnels, mais vous proposera également des meilleures pratiques testées par des experts. Votre CLM ne peut fournir des analyses exploitables et favoriser l'efficacité que s'il est configuré en fonction des bons indicateurs clés de performance, qui ne sont pas toujours les plus évidents. Le partenariat avec des experts de premier plan, non seulement dans le domaine de la technologie, mais aussi dans l'espace juridique, est un moyen essentiel d'optimiser la mise en œuvre de votre CLM et de veiller à ce que vous tiriez le meilleur parti de votre suite de solutions.

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