3 costes ocultos de no adoptar la GLC

Renovaciones de contrato incorrectas o no deseadas

Como punto de partida más lógico, las renovaciones de contratos ofrecen a su empresa una importante oportunidad de obtener valor de sus proveedores. Sin embargo, es fácil pasarlas por alto, sobre todo si no se dispone de un sistema que garantice la evaluación y/o renegociación de las condiciones cuando llegue el momento.

Hay muchas razones por las que puede perderse una renovación de contrato, entre ellas:

• Falta de un repositorio unificado para localizar los contratos
• Cambios de empleados o traspasos deficientes de contratos, que provocan la pérdida o el traslado de los contactos clave originales.
• Falta de rendición de cuentas sobre determinados contratos

Además, la agregación manual de datos puede resultar innecesariamente compleja y tediosa. Como ocurre con todos los procesos, la renovación manual de contratos también aumenta la probabilidad de error humano, ya que los datos podrían introducirse incorrectamente o faltar.

¿Cómo se convierte esto en una pérdida de ingresos?

Renovar un contrato le brinda la oportunidad de renegociarlo, en función del valor que haya aportado a ambas partes en el plazo anterior. Esto podría dar lugar a una reducción de costes o a beneficios adicionales de los proveedores para su organización. Por otro lado, los contratos que se renuevan automáticamente sin evaluación podrían costarle a su organización un dinero valioso.

Experiencia desperdiciada y empleados descontentos

Los empleados de su departamento jurídico aportan conocimientos especializados a la organización. Por ello, dedicar su tiempo y su talento a tareas administrativas representa una pérdida de dinero. Una solución CLM eficaz reduce los costes operativos y ahorra tiempo al personal automatizando y agilizando las solicitudes de contratos.

Esto se traduce en empleados más felices y, a su vez, en una mayor productividad. De hecho, según un amplio estudio de la Universidad de Oxford, los trabajadores son un 13% más productivos cuando están contentos.

Al reducir el tiempo que su equipo jurídico interno dedica a tareas que consumen mucho tiempo, como la creación de contratos, mediante la automatización del montaje de documentos, su organización verá una mayor productividad y una moral de los empleados más alta. Especialmente después de la perturbación causada por la pandemia de COVID-19, es crucial asegurarse de que sus empleados estén satisfechos o arriesgarse a perder talento.

Nota al margen: Una solución de CLM de primera clase aplicará automáticamente el lenguaje contractual preaprobado de su organización y proporcionará acceso en tiempo real a usuarios internos no jurídicos y a terceros para la revisión de contratos. Esto evita que el equipo jurídico tenga que hacer de guardián de las consultas y solicitudes de contratos, lo que les permite centrarse en tareas más significativas.

Mayor riesgo

Sin activadores ni alertas, aumenta el riesgo de que las partes implicadas se salten hitos importantes, incluidas las renovaciones antes mencionadas. Pero hay muchos más riesgos que una solución de CLM puede ayudarle a evitar (o reducir). Al proporcionar un control detallado de lo que se negocia, cuándo y quién lo negocia, tendrá una mayor visibilidad de la responsabilidad en todas las fases.

Las alertas también pueden ayudarle a gestionar el riesgo notificándole los cambios en los contratos o en las normas de cumplimiento que pueden acarrear comisiones, lo que puede traducirse directamente en una pérdida de ingresos. Las alertas pueden ofrecerle tranquilidad, sabiendo que es capaz de mitigar el riesgo en medio de entornos normativos que cambian rápidamente, así como mejorar el cumplimiento de las expectativas contractuales de las negociaciones.

Una solución de CLM capaz también puede identificar los riesgos de terceros en torno a los contratos como parte fundamental de una estrategia de protección de ingresos. Mediante el uso de IA, puede proporcionar una mayor comprensión de los contratos que plantean las mayores amenazas potenciales para su organización, lo que le permite actuar en consecuencia y mitigar el riesgo cuando sea necesario.