La reciente carta de la Autoridad de Regulación Prudencial a los directores ejecutivos de los bancos y sociedades de crédito hipotecario del Reino Unido ponía de manifiesto su decepción al encontrar numerosos problemas en la forma en que muchas entidades británicas gestionaban la preparación de los informes reglamentarios.
La carta ponía de relieve que la información reglamentaria estaba muy fragmentada, que los implicados eran a menudo demasiado jóvenes y que la supervisión de la dirección solía ser insuficiente. También había problemas con el uso de las hojas de cálculo, que dificultaban la transparencia y la auditabilidad. Esta situación puede dar lugar a posibles errores de información en el proceso de regulación.
Un área que la PRA destacó como fuente de preocupación fue el proceso de conciliación de la información.
La conciliación y los peligros de los EUC
El proceso de conciliación de informes es el núcleo de la información reglamentaria. Abarca el modo en que se consolidan y comprueban los distintos elementos que componen los informes reglamentarios: resultados, informes de modelos, documentación de apoyo y mucho más.
Evidentemente, estos resultados deben basarse en los datos extraídos de los sistemas centrales, pero, lo que es igual de importante, debe haber margen para que los gestores puedan aplicar su juicio experto a los resultados antes de presentarlos. Los gestores deben poder presentar -y defender- informes reglamentarios que hayan sido revisados para ofrecer una imagen coherente que se ajuste a otros informes disponibles para accionistas y contrapartes.
El proceso de conciliación depende de la información y las entradas de múltiples sistemas básicos que no están diseñados para trabajar bien juntos. Hojas de cálculo, a menudo utilizadas como aplicaciones informáticas de usuario final (EUC) - suelen formar parte de este "último tramo de información" por su potencia, flexibilidad y facilidad de uso. Pueden ayudar a integrar flujos de datos de diversos sistemas sin el coste y la complejidad de un gran proyecto de integración de datos o de reingeniería de procesos empresariales. También ayudan a facilitar la aplicación del juicio experto para ayudar a dar sentido a posiciones comerciales complejas.
El proceso de conciliación depende de la información y las entradas de múltiples sistemas básicos que no están diseñados para trabajar bien juntos.
Aunque valiosos para la empresa, este poder y esta flexibilidad van en detrimento de los controles de gestión, que reducen la transparencia y la auditabilidad que espera la PRA. Un punto clave planteado por la PRA fue la necesidad de anclar el proceso de conciliación en los datos del libro mayor.
La PRA espera que "el proceso de conciliación sea un proceso formal y exhaustivo que concilie los flujos reglamentarios con los registros apropiados, para cada ciclo de presentación".
Entonces, ¿cómo conseguirlo utilizando EUC que son fundamentales para muchos procesos de conciliación reglamentaria?
Cómo aplicar un proceso de conciliación adecuado
Como se mencionó en la sección anterior sobre la gestión del riesgo de modelo, el primer paso consiste en crear un inventario de todas las aplicaciones utilizadas en los informes finales (incluidas las EUC, por ejemplo, las hojas de cálculo).
Un inventario centralizado proporciona la base para los controles de gestión. Proporciona capacidades de gestión de documentos que permiten a los usuarios finales y a los equipos de riesgos y auditoría comprender la finalidad, el diseño y la propiedad de cada aplicación utilizada en el proceso de conciliación. También ayuda a las entidades a aplicar y hacer cumplir sus políticas de forma eficiente y eficaz, contribuyendo a reducir el margen de error.
La tecnología al servicio de la gestión de hojas de cálculo
Para muchas empresas, especialmente tras el cambio a fuerzas de trabajo remotas, el tamaño de su parque de EUC se ha dispersado aún más, lo que hace casi imposible la supervisión manual. Por eso, cada vez son más las que optan por implantar plataformas tecnológicas que puedan desempeñar esta función crucial de detección y supervisión.
Mitratech ofrece una solución de gestión de riesgos de hoja de cálculo potente, escalable y probada que proporciona el control de gestión, la visibilidad y la auditabilidad requeridos por la PRA. Utilizada por algunas de las instituciones más exigentes del mundo, nuestra solución le ofrece una opción probada y práctica para mejorar la solidez de su proceso de conciliación.
Gestione sus hojas de cálculo de Shadow IT
Con ClusterSeven, tome el control de los activos informáticos de usuario final ocultos en su empresa que pueden crear riesgos ocultos.
