Todos los días, los directivos de empresas escuchan argumentos de venta de herramientas y soluciones que prometen optimizar el rendimiento de su negocio. Encontrar una "solución mágica" que pueda simplificar la actividad empresarial tiene cierto atractivo.
Sin embargo, la mayoría de las veces no hay soluciones mágicas. A menudo, adoptar una nueva "solución" equivale a crear una nueva serie de problemas que hay que resolver.
Podemos oírle pensar: "Este es un extraño argumento de venta para un desarrollador de software". Entendemos por qué puedes pensar eso, pero aquí está nuestro punto de inflexión: hay algunos retos empresariales que se han vuelto tan arraigados, tan arraigados en nuestra cultura comercial, que pensamos que los problemas que presentan son intratables.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos es una de esas innovaciones.
Retos del software de gestión del ciclo de vida de los contratos
Durante generaciones, el reto fundamental de la gestión del ciclo de vida de los contratos ha sido la minimización del riesgo. Desde que se tiene memoria, cada contrato ha representado una transacción discreta que debía realizarse y ejecutarse.
A medida que una empresa crece, se hacen más contratos, más empleados tienen autoridad para firmarlos y más clientes tienen exigencias más variadas sobre el contenido de los contratos. Esta expansión conlleva la posibilidad de una serie de riesgos empresariales:
- Incoherencias y conflictos entre acuerdos
- Errores y juicios equivocados en términos importantes, como la fijación de precios erróneos y calendarios de resultados poco realistas.
- Obligaciones pasadas por alto e hitos contractuales incumplidos
- Incumplimiento de las obligaciones de las contrapartes
- Contratos "zombis" caducados con cláusulas o disposiciones inaplicables reformados por la legislación local
Históricamente, hacer frente a estos retos ha exigido una dedicación casi obsesiva a la organización y supervisión por parte de un equipo de empleados que libran una batalla interminable, y normalmente perdedora, contra los "errores" de contratación (a falta de un término mejor).
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos promete evitar que se produzcan esos errores. Y eso es solo el principio de las ventajas que puede aportar a las grandes y complejas empresas de hoy en día.
Cómo el software de gestión del ciclo de vida de los contratos resuelve viejos problemas
Piense en el software de gestión del ciclo de vida de los contratos como un replanteamiento integral del modo en que su empresa interactúa con el conjunto de contratos que celebra. Como su nombre indica, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos proporciona herramientas para planificar, negociar, ejecutar, realizar y rescindir contratos en todas las facetas de su empresa.
Pero eso no es todo. También recopila todo el conjunto de acuerdos pasados, presentes y futuros de su empresa en un único cuerpo de valiosos conocimientos empresariales, que le ofrece la posibilidad de mejorar y modificar su contratación a medida que su empresa crece y evoluciona. Esto es lo que queremos decir.
Formación del contrato
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos facilita el montaje, la negociación y la ejecución inteligentes y eficientes de los contratos. Se basa en el corpus de acuerdos existentes en su empresa para que resulte sencillo e intuitivo crear un nuevo contrato desde cero o modificar un contrato existente para una nueva relación contractual.
Proporciona una plataforma en la que usted y su contraparte contractual pueden interactuar y negociar un acuerdo compartido: se acabó enviar por correo electrónico versiones evolutivas de un acuerdo de un lado a otro. Además, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos incluye funciones de firma electrónica para que firmar y distribuir la versión ejecutada de un acuerdo resulte eficiente y sencillo.
Ejecución del contrato
Hacer un contrato es sólo el principio, por supuesto. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos también le proporciona las herramientas para supervisar la ejecución de un contrato, tanto la suya como la de su contraparte. Con el software de gestión del ciclo de vida de los contratos, puedes hacer un seguimiento de los hitos de la contratación para asegurarte de que cumples tus obligaciones en tiempo y forma.
Del mismo modo, puedes hacer un seguimiento del cumplimiento de los términos del contrato por la otra parte. Y, puede establecer recordatorios críticos para usted mismo, de modo que nunca se le pase una fecha límite para ejercer un derecho en virtud de cualquier acuerdo, y para que un contrato nunca expire y siga viviendo como un "zombi". Piense en el software de gestión del ciclo de vida de los contratos como el mejor asistente administrativo imaginable, capaz de supervisar el rendimiento de tantos contratos como quiera lanzarle, 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año.
Análisis de contratos
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos también realiza una tarea de más alto nivel que antes podía resultar inimaginable. Mediante el uso de análisis avanzados, analiza y organiza los términos de todo su conjunto de acuerdos comerciales, lo que le permite verlos como un conjunto integrado de información del que puede extraer información y planificar futuras decisiones.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos le permite realizar consultas complejas de sus contratos pasados y existentes para determinar cómo ha evolucionado el "mercado" para cualquier término contractual concreto a lo largo del tiempo. Le permite hacer un seguimiento de la calidad y la ejecución de los contratos negociados por determinados empleados o divisiones de negocio. Incluso le permite detectar disposiciones contradictorias en los contratos para evitar que surjan problemas.
Una solución verdaderamente transformadora
En resumen, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos no es una plataforma más de "optimización del negocio". Por el contrario, representa una transformación fundamental del modo en que las empresas modernas gestionan las relaciones contractuales que marcan el rumbo del crecimiento y la evolución de su negocio.
Con el software de gestión del ciclo de vida de los contratos, su empresa puede desarrollar un cuerpo de acuerdos uniforme y coherente a nivel interno, así como un flujo de trabajo racionalizado y eficiente para la forma en que sus empleados "vinculan" a la empresa a un acuerdo. Los errores de redacción y las obligaciones contradictorias que han plagado el proceso de contratación en las grandes empresas durante décadas serán cosa del pasado.
Y lo que es más, la solución adecuada proporciona a la alta dirección un conjunto de herramientas con las que reimaginar los contratos como una fuente de conocimiento y análisis empresarial. El conjunto de contratos de una empresa puede coexistir, por ejemplo, con los datos de ventas y las métricas de productividad de los empleados como herramienta para medir el rendimiento de la empresa.
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