Chaque jour, les chefs d'entreprise entendent des arguments de vente pour des outils et des solutions qui promettent d'optimiser les performances de leur entreprise. Il y a un certain attrait à trouver une "solution miracle" qui peut simplifier les affaires.
La plupart du temps, cependant, il n'y a pas de solution miracle. Le plus souvent, l'adoption d'une nouvelle "solution" équivaut à la création d'une nouvelle série de problèmes à résoudre.
Nous vous entendons déjà dire : "C'est un drôle d'argumentaire de vente pour un développeur de logiciels". Nous comprenons pourquoi vous pouvez penser cela, mais voici notre point de pivot : il y a quelques défis commerciaux qui sont devenus tellement ancrés, tellement enracinés dans notre culture commerciale, que nous pensons que les problèmes qu'ils posent sont insolubles.
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est l'une de ces innovations.
Défis à relever par les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats
Depuis des générations, le défi fondamental de la gestion du cycle de vie des contrats est la minimisation des risques. D'aussi loin que l'on se souvienne dans le monde des affaires, chaque contrat représente une transaction discrète à réaliser et à appliquer.
Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, de plus en plus de contrats sont conclus, de plus en plus d'employés sont habilités à les conclure et de plus en plus de clients ont des exigences plus variées en ce qui concerne le contenu des contrats. Cette expansion s'accompagne d'une série de risques potentiels pour les entreprises :
- Incohérences et conflits entre les accords
- Des erreurs d'appréciation et des erreurs dans des termes importants, tels qu'une mauvaise évaluation des prix et des délais de performance irréalistes.
- Obligations négligées et étapes contractuelles manquées
- Défaut d'exécution des obligations de la contrepartie
- Contrats "zombies" expirés dont les clauses ou dispositions sont inapplicables et qui ont été réformés par la législation locale
Historiquement, relever ces défis a nécessité un dévouement quasi obsessionnel à l'organisation et à la supervision de la part d'une équipe d'employés qui mènent une bataille sans fin, et généralement perdue d'avance, contre les "erreurs" contractuelles (à défaut d'un meilleur terme).
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats promettent de mettre fin à ces erreurs. Et ce n'est que le début des avantages qu'il peut apporter aux grandes entreprises complexes d'aujourd'hui.
Comment les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats s'attaquent à des problèmes anciens
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats permettent de repenser de bout en bout la manière dont votre entreprise interagit avec l'ensemble des contrats qu'elle conclut. Comme son nom l'indique, le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats fournit des outils pour la planification, la négociation, l'exécution, la réalisation et la résiliation des contrats dans toutes les facettes de votre entreprise.
Mais ce n'est pas tout. Il compile également l'ensemble des accords passés, existants et futurs de votre entreprise en un seul ensemble de connaissances commerciales précieuses, ce qui vous permet d'améliorer et de modifier votre contrat au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue. Voici ce que nous voulons dire.
Formation des contrats
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats facilite l'assemblage, la négociation et l'exécution des contrats de manière intelligente et efficace. Il s'appuie sur les accords existants de votre entreprise pour rendre simple et intuitive la création d'un nouveau contrat ou la modification d'un contrat existant pour une nouvelle relation contractuelle.
Il fournit une plateforme dans laquelle vous et votre partenaire contractuel pouvez interagir et négocier un accord commun - plus besoin d'envoyer des versions évolutives d'un accord par courrier électronique dans un sens ou dans l'autre. Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats comprend une fonctionnalité de signature électronique qui rend la signature et la diffusion de la version exécutée d'un accord efficaces et simples.
Exécution du contrat
L'établissement d'un contrat n'est bien sûr qu'un début. Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats vous donne également les outils nécessaires pour surveiller l'exécution d'un contrat, tant le vôtre que celui de votre cocontractant. Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats vous permet de suivre les étapes du contrat afin de vous assurer que vous respectez vos obligations dans les délais et de la manière prescrite.
De même, vous pouvez suivre le respect des termes du contrat par l'autre partie. Enfin, vous pouvez vous fixer des rappels critiques afin de ne jamais manquer une date limite pour l'exercice d'un droit en vertu d'un accord, et afin qu'un contrat n'expire jamais et continue à vivre comme un "zombie". Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est le meilleur assistant administratif imaginable, capable de surveiller les performances d'autant de contrats que vous voulez lui confier, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an.
Analyse des contrats
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats accomplissent également une tâche de plus haut niveau qui aurait pu être inimaginable auparavant. Grâce à des analyses avancées, il analyse et organise les termes de l'ensemble de vos accords commerciaux, ce qui vous permet de les considérer comme un ensemble intégré d'informations à partir desquelles vous pouvez tirer des conclusions et planifier des décisions futures.
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats vous permet d' effectuer des recherches complexes dans vos contrats passés et existants afin de déterminer comment le "marché" pour une clause contractuelle donnée a évolué au fil du temps. Il vous permet de suivre la qualité et l'exécution des contrats négociés par certains employés ou divisions. Il vous permet même de repérer les dispositions contradictoires dans les accords afin d'éviter les problèmes.
Une solution véritablement transformatrice
En bref, le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats n'est pas une simple plateforme d'optimisation des activités. Il s'agit plutôt d'une transformation fondamentale de la façon dont les entreprises modernes gèrent les relations contractuelles qui déterminent la croissance et l'évolution de leurs activités.
Avec un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, votre entreprise peut développer un ensemble d'accords uniformes et cohérents en interne, ainsi qu'un flux de travail rationalisé et efficace permettant à vos employés de "lier" l'entreprise à un contrat. Les erreurs de rédaction et les obligations contradictoires qui ont entaché le processus contractuel des grandes entreprises pendant des décennies appartiendront désormais au passé.
De plus, la bonne solution offre à la direction un ensemble d'outils permettant de réimaginer les contrats comme une source de connaissance et d'analyse de l'entreprise. L'ensemble des contrats d'une entreprise peut être placé côte à côte avec, par exemple, les données sur les ventes et les mesures de la productivité des employés comme outil de mesure des performances de l'entreprise.
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