Las empresas que deciden invertir en una solución de gestión de riesgos ERM-GRC suelen fracasar en su implantación. ¿Por qué?
Hay muchas razones, entre ellas:
- La instalación del software se sale del presupuesto
- No hay compromiso interfuncional
- Los costes de aplicación superan las previsiones
- Los plazos de publicación se retrasan
- El equipo informático pierde el impulso y el entusiasmo por el proyecto.
En su defensa, los equipos técnicos se aseguran de que su software cumpla las especificaciones exactas de sus flujos de trabajo y procesos actuales. Por desgracia, eso puede llevar a un plazo de implantación demasiado amplio.
Posibles dificultades en la implantación del software
Al implantar con éxito cualquier solución de software empresarial siempre existe la posibilidad de que surjan puntos conflictivos. Por desgracia, una implantación fallida rara vez se reconoce antes de que se haya invertido una cantidad sustancial de tiempo, energía y recursos en el proyecto.
Cuando se implanta un nuevo software, a veces hay excesos. Incluso cuando las partes interesadas o los responsables clave de la toma de decisiones determinan las características necesarias durante una fase preliminar, el presupuesto deseado para el proyecto puede sobrepasarse durante la fase de desarrollo.
Esto puede deberse a:
- Condiciones inesperadas
- Requisitos poco realistas
- Selección de software inadecuado para su empresa
Otro reto es la falta de compromiso interfuncional. Cuando se trata de implantar un software ERM-GRC (Enterprise Risk Management/Governance Risk Compliance), gestionar la colaboración entre departamentos puede resultar problemático. La resistencia y la apatía son los principales riesgos del proyecto debido al miedo al cambio o a la imposición y a la falta de comprensión de la razón de ser del proyecto.
Además, puede haber costes ocultos asociados a la aplicación, como:
- Cambios de hardware y software adicional
- Recursos operativos adicionales
- Seguridad adicional
- Actualizaciones, parches y correcciones
- Formación del equipo informático
- Gestión de datos
Por mucho que se planifique, las fechas de entrada en funcionamiento pueden fallar. A medida que avanza la fase de desarrollo, los requisitos suelen ampliarse y requerir nuevas funciones, o un proyecto resulta más difícil de lo previsto inicialmente. Estos contratiempos pueden dar lugar a una escalada que inevitablemente retrasa el plazo de entrega estimado.
Por último, la culminación de todos estos problemas es que su equipo informático puede perder la pasión, retrasando un proyecto semanas o incluso meses. Esto puede deberse a:
- Motivación poco clara
- Objetivos y plazos poco claros
- Objetivos abrumadores
- Comunicación poco clara en toda la organización
- Nuevas prioridades y proyectos que compiten entre sí
Implantación rápida y satisfactoria del software ERC
Sin embargo, hay nuevas tecnologías que están facilitando una integración más sencilla y versátil y una mayor digitalización de la información. Las soluciones también han empezado a adaptar las aplicaciones para ajustarse mejor a las necesidades de las empresas actuales, por sector y modelo de riesgo.
La mejor de estas gestión de riesgos empresariales (ERC) están diseñadas para una implantación sencilla que oscila entre días y unas pocas semanas, y parte de ello tiene que ver no sólo con el producto, sino con el proveedor que lo respalda. Sus equipos de implantación deben tener conocimientos especializados en materia de liderazgo organizativo, ciencia y práctica de la implantación, ciclos de mejora y métodos de cambio de la organización y el sistema. Son responsables de todo el proceso de intervenciones eficaces y métodos de aplicación que produzcan los resultados previstos y reduzcan la carga del equipo interno.
El equipo de implementación ideal suele estar compuesto por los siguientes miembros:
- El experto en la materia (SME), que es el recurso técnico inmerso en sus procedimientos operativos estándar y normas empresariales dentro de la organización que deben traducirse en el sistema de software y que mejor entiende cómo integrar ambos.
- El desarrollador/persona de TI que conoce la información técnica de back-end necesaria para la integración del software y puede ser necesario para diversas responsabilidades técnicas que el cliente debe llevar a cabo, como actualizaciones periódicas.
- El equipo de estrategia que planifica la logística de la implantación, formado por un gestor de éxito del cliente por parte del proveedor y una combinación de gestor de proyectos, gestor de productos y experto en adopción digital por parte de la empresa.
- El grupo de prueba de usuarios finales, que utilizará el software y puede proporcionar información útil para resolver cualquier problema mediante la participación en pruebas de aceptación del usuario y proporcionar una perspectiva real del usuario final sobre cómo se utilizará el producto.
Aprovechar la experiencia adquirida
En los últimos 20 años, clientes del sector financiero altamente regulado, así como fabricantes, empresas de servicios públicos, compañías de seguros, empresas alimentarias e incluso empresas de pruebas y certificación, han aportado conocimientos que se han incorporado a las mejores ofertas de software ERM-GRC. De este modo se consigue un software increíblemente flexible y muy intuitivo, independientemente de la aplicación.
Un alto grado de configurabilidad permite una implantación mucho más rápida de una solución de software. El resultado es una implantación de software lista para usar que impulsa el retorno de la inversión más rápidamente y elimina los gastos de una personalización que requiere mucho tiempo. En el caso de nuestro propio producto, EnterpriseInsight™, una de estas características configurables es nuestro software Universal Evaluation Framework, una parte esencial de un conjunto de herramientas empresariales que proporciona un marco estructurado y multinivel que los usuarios pueden configurar rápida y completamente.
Una vez que los equipos de implantación han hecho su trabajo y el equipo interno se ha familiarizado con la configurabilidad, ¿la mayor ventaja de estas soluciones ERM-GRC de primera categoría? La facilidad de uso. Si incluyen una interfaz intuitiva, podrán...
- Reduzca el tiempo de formación y consiga una adopción más rápida por parte de los usuarios
- Dimensionamiento adecuado para garantizar que todas las configuraciones se evalúan, prueban y validan en cuanto a rendimiento.
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