Les entreprises qui décident d'investir dans une solution de gestion des risques ERM-GRC échouent souvent lors de la mise en œuvre. Pourquoi ?
Il y a de nombreuses raisons à cela, notamment
- L'installation du logiciel dépasse le budget
- Il n'y a pas d'adhésion interfonctionnelle
- Les coûts de mise en œuvre dépassent les prévisions
- Les délais de mise en service ne sont pas respectés
- L'équipe informatique perd son élan et son enthousiasme pour le projet.
Pour leur défense, les équipes techniques veillent à ce que leur logiciel réponde aux spécifications exactes de leurs flux de travail et processus actuels. Malheureusement, cela peut conduire à un délai de mise en œuvre trop long.
Difficultés potentielles liées à la mise en œuvre du logiciel
Lors de la mise en œuvre réussie d'une solution logicielle d'entreprise, il y a toujours la possibilité de points douloureux. Malheureusement, l'échec d'une mise en œuvre est rarement reconnu avant qu'une quantité substantielle de temps, d'énergie et de ressources n'ait été investie dans le projet.
Lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, il y a parfois des dépassements. Même si les parties prenantes ou les décideurs clés déterminent les caractéristiques nécessaires au cours d'une phase préliminaire, le budget souhaité pour le projet peut être dépassé au cours de la phase de développement.
Cela peut être dû à
- Conditions inattendues
- Exigences irréalistes
- Choix d'un logiciel mal adapté à votre entreprise
Un autre défi est le manque d'adhésion interfonctionnelle. Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un logiciel ERM-GRC (Enterprise Risk Management/Governance Risk Compliance), la gestion de la collaboration entre les départements peut s'avérer problématique. La résistance et l'apathie sont des risques majeurs pour le projet en raison de la peur du changement ou de l'imposition et d'un manque de compréhension de la raison d'être du projet.
En outre, des coûts cachés peuvent être associés à la mise en œuvre, tels que
- Modifications du matériel et des logiciels supplémentaires
- Ressources opérationnelles supplémentaires
- Sécurité supplémentaire
- Mises à jour, correctifs et corrections
- Formation de l'équipe informatique
- Gestion des données
Quelle que soit la qualité de votre planification, les dates de mise en service peuvent déraper. Au fur et à mesure que la phase de développement progresse, les exigences s'élargissent souvent et nécessitent de nouvelles fonctionnalités, ou un projet s'avère plus difficile que prévu initialement. Ces contretemps peuvent entraîner un glissement qui retarde inévitablement le délai de livraison prévu.
Enfin, le point culminant de tous ces problèmes est que votre équipe informatique peut perdre sa passion, retardant un projet de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois. Cela peut être dû à
- Motivation peu claire
- Des objectifs et des calendriers peu clairs
- Des objectifs démesurés
- Manque de clarté dans la communication au sein de l'organisation
- Priorités et projets nouveaux et concurrents
Mise en œuvre rapide et réussie du logiciel ERC
Toutefois, de nouvelles technologies permettent une intégration plus facile et plus polyvalente, ainsi qu'une numérisation accrue de l'information. Les solutions ont également commencé à adapter les applications aux besoins des entreprises d'aujourd'hui, par secteur d'activité et par modèle de risque.
Les meilleurs d'entre eux gestion du risque d'entreprise (ERC) sont conçues pour une mise en œuvre facile, de quelques jours à quelques semaines, et cela tient en partie non seulement au produit, mais aussi au fournisseur qui en est à l'origine. Leurs équipes de mise en œuvre doivent disposer d'une expertise particulière en matière de leadership organisationnel, de science et de pratique de la mise en œuvre, de cycles d'amélioration et de méthodes de changement de l'organisation et du système. Elles sont responsables de l'ensemble du processus d'interventions efficaces et des méthodes de mise en œuvre qui produisent les résultats escomptés et réduisent la charge de travail de l'équipe interne.
L'équipe de mise en œuvre idéale est généralement composée des personnes suivantes :
- L'expert en la matière (SME) qui est la ressource technique immergée dans vos procédures opérationnelles standard et vos règles commerciales au sein de l'organisation qui doivent être traduites dans le système logiciel et qui comprend le mieux comment intégrer les deux.
- Le développeur/la personne chargée de l'informatique qui connaît les informations techniques de base nécessaires à l'intégration du logiciel et qui peut être nécessaire pour diverses responsabilités techniques que le client doit assumer, telles que les mises à niveau périodiques.
- L' équipe stratégique qui planifie la logistique de la mise en œuvre, composée d'un responsable de la satisfaction des clients du côté du fournisseur et d'une combinaison d'un chef de projet, d'un chef de produit et d'un expert en adoption numérique du côté de l'entreprise.
- Le groupe d'utilisateurs finaux qui utilisera le logiciel et qui peut fournir un retour d'information utile pour résoudre les éventuels problèmes en s'engageant dans des tests d'acceptation par l'utilisateur et en fournissant une véritable perspective d'utilisateur final sur la façon dont les gens utiliseront le produit.
Mise à profit des enseignements tirés de l'expérience
Au cours des 20 dernières années, des clients du secteur financier hautement réglementé, ainsi que des fabricants, des services publics, des compagnies d'assurance, des entreprises agroalimentaires et même des sociétés de test et de certification, ont fourni des informations qui ont été incorporées dans les meilleures offres de logiciels ERM-GRC. Cela permet d'obtenir un logiciel incroyablement flexible et très intuitif, quelle que soit l'application.
Un degré élevé de configurabilité permet une mise en œuvre beaucoup plus rapide d'une solution logicielle. Le résultat est un déploiement logiciel prêt à l'emploi qui génère un retour sur investissement plus rapide et supprime les dépenses liées à une personnalisation fastidieuse. Dans le cas de notre propre produit, EnterpriseInsight™, l'une de ces fonctions configurables est notre logiciel Universal Evaluation Framework, un élément essentiel d'une boîte à outils d'entreprise qui fournit un cadre structuré à plusieurs niveaux qui peut être rapidement et entièrement configuré par les utilisateurs.
Une fois que les équipes de mise en œuvre ont fait leur travail et que l'équipe interne a été initiée à la configurabilité, le plus grand avantage de ces solutions ERM-GRC "best-of-breed" ? La facilité d'utilisation. Si elles sont dotées d'une interface intuitive, elles pourront...
- Réduire le temps de formation et accélérer l'adoption par les utilisateurs
- Dimensionnement adéquat pour s'assurer que toutes les configurations sont étudiées, testées et validées en termes de performances.
- Offrir une évolutivité basée sur la charge de travail qui élimine les incertitudes de la mise en œuvre.
Se défendre contre les risques liés aux fournisseurs et à l'entreprise
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