Unternehmen, die sich für die Investition in eine ERM-GRC-Risikomanagementlösung entscheiden, scheitern oft an der Umsetzung. Warum?
Dafür gibt es viele Gründe, unter anderem:
- Die Einrichtung der Software übersteigt das Budget
- Es gibt keine funktionsübergreifende Beteiligung
- Umsetzungskosten übersteigen die Prognosen
- Fristen für die Inbetriebnahme verschieben sich
- Das IT-Team verliert an Schwung und Begeisterung für das Projekt
Zu ihrer Verteidigung stellen die technischen Teams sicher, dass ihre Software genau den Spezifikationen ihrer aktuellen Arbeitsabläufe und Prozesse entspricht. Leider kann das zu einem überlangen Implementierungszeitrahmen führen.
Potenzielle Probleme bei der Software-Implementierung
Bei der erfolgreichen Implementierung einer Unternehmenssoftwarelösung gibt es immer die Möglichkeit, dass es zu Problemen kommt. Leider wird eine fehlgeschlagene Implementierung selten erkannt, bevor nicht eine beträchtliche Menge an Zeit, Energie und Ressourcen in das Projekt investiert worden ist.
Bei der Einführung neuer Software kommt es manchmal zu Überschreitungen. Selbst wenn Interessenvertreter oder wichtige Entscheidungsträger im Vorfeld die erforderlichen Funktionen festlegen, kann das gewünschte Projektbudget während der Entwicklungsphase überschritten werden.
Dies kann eine Folge davon sein:
- Unerwartete Bedingungen
- Unrealistische Anforderungen
- Softwareauswahl, die für Ihr Unternehmen nicht geeignet ist
Eine weitere Herausforderung ist der Mangel an funktionsübergreifendem Engagement. Bei der Implementierung einer ERM-GRC-Software (Enterprise Risk Management/Governance Risk Compliance) kann die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen problematisch sein. Widerstand und Apathie sind große Projektrisiken aufgrund von Angst vor Veränderungen oder Auferlegung und mangelndem Verständnis für den Grund des Projekts.
Darüber hinaus können bei der Umsetzung auch versteckte Kosten anfallen, wie z. B.:
- Hardware- und zusätzliche Softwareänderungen
- Zusätzliche operative Ressourcen
- Zusätzliche Sicherheit
- Upgrades, Patches und Korrekturen
- Schulung des IT-Teams
- Verwaltung der Daten
Egal, wie gut Sie planen, der Termin für die Inbetriebnahme kann sich verschieben. Im Laufe der Entwicklungsphase erweitern sich oft die Anforderungen und machen neue Funktionen erforderlich, oder ein Projekt erweist sich als schwieriger als ursprünglich angenommen. Diese Rückschläge können zu einer schleichenden Entwicklung führen, die unweigerlich zu einer Verzögerung des geschätzten Liefertermins führt.
Der Höhepunkt all dieser Probleme besteht schließlich darin, dass Ihr IT-Team seine Leidenschaft verliert und ein Projekt um Wochen oder sogar Monate zurückwirft. Dies kann die Folge sein:
- Unklare Motivation
- Unklare Ziele und Zeitvorgaben
- Überwältigende Ziele
- Unklare Kommunikation innerhalb der Organisation
- Neue, konkurrierende Prioritäten und Projekte
Schnelle und erfolgreiche Implementierung der ERC-Software
Es gibt jedoch neue Technologien, die eine einfachere, vielseitigere Integration und eine stärkere Digitalisierung von Informationen ermöglichen. Die Lösungen haben auch damit begonnen, die Anwendungen besser auf die Bedürfnisse der heutigen Unternehmen zuzuschneiden - je nach Branche und Risikomodell.
Die besten dieser Unternehmensrisikomanagement (ERC) Lösungen sind für eine einfache Implementierung konzipiert, die von Tagen bis zu einigen Wochen reichen kann, und ein Teil davon hat nicht nur mit dem Produkt, sondern auch mit dem Anbieter dahinter zu tun. Die Implementierungsteams sollten über besondere Fachkenntnisse in den Bereichen organisatorische Führung, Implementierungswissenschaft und -praxis, Verbesserungszyklen sowie Methoden für Organisations- und Systemänderungen verfügen. Sie sind für den gesamten Prozess wirksamer Interventionen und Umsetzungsmethoden verantwortlich, die zu den gewünschten Ergebnissen führen und die Belastung für das interne Team verringern.
Das ideale Implementierungsteam setzt sich im Allgemeinen aus folgenden Personen zusammen:
- Der Fachexperte (SME) ist die technische Ressource, die Ihre Standardbetriebsverfahren und Geschäftsregeln innerhalb der Organisation kennt, die in das Softwaresystem übersetzt werden müssen, und die am besten weiß, wie man die beiden integriert.
- Der Entwickler/IT-Mitarbeiter, der die technischen Backend-Informationen kennt, die für die Software-Integration erforderlich sind, und der möglicherweise für verschiedene technische Aufgaben benötigt wird, die der Kunde ausführen muss, wie z. B. regelmäßige Upgrades.
- Das Strategieteam, das die Logistik der Implementierung plant, besteht aus einem Kundenerfolgsmanager auf der Anbieterseite und einer Kombination aus Projektmanager, Produktmanager und Experte für die digitale Einführung auf der Unternehmensseite.
- Die Endbenutzer-Testgruppe, die die Software verwenden wird und hilfreiches Feedback für die Beseitigung von Fehlern geben kann, indem sie an Benutzerakzeptanztests teilnimmt und eine echte Endbenutzerperspektive auf die Verwendung des Produkts bietet
Weitergabe der gewonnenen Erkenntnisse
In den letzten 20 Jahren haben Kunden aus dem stark regulierten Finanzsektor, aber auch Hersteller, Versorgungsunternehmen, Versicherungen, Lebensmittelunternehmen und sogar Prüf- und Zertifizierungsfirmen Erkenntnisse geliefert, die in die besten ERM-GRC-Softwareangebote eingeflossen sind. So kann eine unglaublich flexible Software entstehen, die unabhängig von der Anwendung sehr intuitiv ist.
Ein hohes Maß an Konfigurierbarkeit ermöglicht eine wesentlich schnellere Implementierung einer Softwarelösung. Das Ergebnis ist eine sofort einsatzbereite Software, die einen schnelleren ROI ermöglicht und die Kosten für zeitintensive Anpassungen eliminiert. Im Falle unseres eigenen Produkts EnterpriseInsight™ ist eine solche konfigurierbare Funktion unsere Universal Evaluation Framework Software, ein wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens-Toolkits, das ein strukturiertes, mehrstufiges Framework bietet, das von den Benutzern schnell und vollständig konfiguriert werden kann.
Wenn die Implementierungsteams ihre Arbeit getan haben und das interne Team mit der Konfigurierbarkeit vertraut gemacht wurde, liegt der größte Vorteil dieser ERM-GRC-Best-of-Breed-Lösungen in der Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzerfreundlichkeit. Wenn sie über eine intuitive Schnittstelle verfügen, können sie...
- Reduzieren Sie die Schulungszeit und sorgen Sie für eine schnellere Benutzerakzeptanz
- Richtig dimensionieren, um sicherzustellen, dass alle Konfigurationen erfasst, getestet und auf ihre Leistung hin überprüft werden
- Skalierbarkeit auf der Grundlage der Arbeitslast, die das Rätselraten bei der Implementierung überflüssig macht
Verteidigen Sie sich gegen Anbieter- und Unternehmensrisiken
Erfahren Sie mehr über unsere branchenführenden VRM/ERM-Lösungen.
