Según Bernard Marr, autor de bestsellers, "los datos están revolucionando nuestra forma de hacer negocios. Todas las empresas son ahora empresas de datos y necesitan una estrategia de datos sólida. Sin embargo, menos del 0,5 % de todos los datos se analizan y utilizan, lo que ofrece un enorme potencial a las organizaciones a la hora de aprovechar este activo estratégico clave."
Así lo explica Arran Braganza, fundador y director general de Jalubro Consulting Ltd ,
"Como consultor que ha trabajado con departamentos jurídicos de distintos sectores durante muchos años, he observado sistemáticamente que todos los departamentos jurídicos poseen una cantidad increíble de datos.
"Esos datos pueden estar ubicados en una serie de lugares dispares que van desde documentos y facturas hasta correos electrónicos, archivos de asuntos y bases de datos, lo que hace que el uso eficaz de la información parezca abrumador. Por eso es tan importante que los departamentos jurídicos adopten y desarrollen una estrategia de datos."
Al crear una estrategia de datos integral que se alinee con los objetivos empresariales, los departamentos jurídicos pueden empezar a crear métricas jurídicas significativas que impulsen una toma de decisiones realmente impactante.
¿Cómo puede llevarse a cabo una estrategia de datos?
Una "estrategia de datos" no puede disociarse de la estrategia de negocio de una empresa ni de la estrategia de los departamentos (como el Jurídico) encargados de alcanzar los objetivos de la organización. Es ahí donde debe empezar la planificación de una estrategia de datos: Entendiendo esas estrategias y los procesos necesarios para apoyarlas. Sólo entonces se puede averiguar qué datos son más importantes para desarrollar y medir los KPI que determinan el éxito del proceso.
Sin embargo, este esfuerzo debe comenzar con la creación de un comité de dirección de datos o un grupo similar. Como señala Brian McGovern, Director General de Soluciones de Flujo de Trabajo de Mitratech: "Muchas empresas aún no lo han hecho, no han asignado propietarios ni administradores de datos. Si vas a tomártelo en serio, tienes que asignar responsabilidades. La gente tiene que saber lo que se espera de ellos, porque van a recibir formación. Van a impulsar el cambio en su organización".
Los responsables del departamento jurídico encargados de elaborar esa estrategia deben empezar por plantearse una larga lista de preguntas clave, entre ellas:
- ¿Qué datos tenemos actualmente, comparados con los que realmente necesitamos?
- Si dispusiéramos de datos para tomar decisiones empresariales más informadas y estratégicas, ¿qué haríamos de forma diferente?
- ¿Cuánto pagamos por los servicios jurídicos externos y cuál es su eficacia? ¿Qué resultados estamos obteniendo?
- ¿Contrataríamos los servicios jurídicos de otra manera?
- ¿Qué herramientas o métodos necesitamos para obtener el máximo conocimiento y valor de los datos?
- ¿Qué ventajas y ahorros potenciales podría aportar la tecnología?
¿El siguiente paso en este proceso? Determinar la calidad de los datos que ya tiene a mano. ¿Son lo suficientemente limpios y completos como para permitirle tomar decisiones precisas y rentables? Es un aspecto que algunas empresas pasan por alto, pero conocer su calidad es vital.
Los malos datos se reconocen por los errores y carencias que pueden crear en una organización. Jeff Marple, de Liberty Mutual, explicó en un seminario web reciente que "puedo decirles qué aspecto tienen los datos malos...(si) no pueden responder a la pregunta que deberían poder responder, entonces es cuando sabes que no tienes buenos datos. Debería ser una especie de reflejo forense del trabajo que has hecho en el pasado".
Unos buenos datos, aprovechados por una buena tecnología de automatización de procesos y otros componentes de la pila jurídica, permiten a los usuarios emplear cuadros de mando en tiempo real que pueden utilizar para optimizar esos procesos. De este modo, los gestores de proyectos o los especialistas en implantación pueden conocer mejor qué datos adicionales, en su caso, podrían ser útiles para perfeccionar los procesos y los resultados.
La estrategia conduce a soluciones
Algunas de las preguntas que una estrategia de datos bien concebida puede ayudarle a responder...
- ¿Qué tareas deben permanecer en la empresa y cuáles deben subcontratarse?
- ¿Qué trabajo requiere la atención del personal jurídico?
- ¿Cuáles son las tecnologías que necesito incorporar (o poner al sol)?
Además, la estrategia de datos es la base tanto del ROI actual como del aumento del valor futuro. A medida que un departamento jurídico madure en su forma de recopilar y analizar datos, la complejidad -y el valor para la organización- de sus decisiones basadas en datos evolucionará.
Cómo los datos determinan su inversión en tecnología
Uno de los datos más significativos en cualquier diálogo sobre indicadores clave de rendimiento y métricas jurídicas debería ser el coste de la tecnología implicada. A la inversa, es necesario comprender cuál es el coste de un proceso antes de de comprar tecnología para apoyarlo, y una idea clara de qué datos requiere ese proceso, cómo se utilizan y cuál es la tecnología adecuada para permitirlo.
De lo contrario, una mala decisión de inversión tecnológica basada en suposiciones erróneas o insuficientes puede pesar sobre su cabeza -y arrastrar sus KPI- durante mucho tiempo.
