Según el autor superventas Bernard Marr, «los datos están revolucionando la forma en que todos hacemos negocios. Hoy en día, todas las empresas son empresas de datos y necesitan una estrategia de datos sólida. Sin embargo, menos del 0,5 % de todos los datos se analizan y utilizan, lo que ofrece un enorme potencial para las organizaciones que intentan aprovechar este activo estratégico clave».
Como explica Arran Braganza, fundador y director ejecutivo de Jalubro Consulting Ltd.,
«Como consultor que ha trabajado con departamentos jurídicos de diversos sectores durante muchos años, una característica común que he observado sistemáticamente es que todos los departamentos jurídicos poseen una cantidad increíble de datos.
«Esos datos pueden encontrarse en una serie de ubicaciones dispares, desde documentos y facturas hasta correos electrónicos, archivos de casos y bases de datos, lo que hace que el uso eficaz de la información resulte abrumador. Por eso es tan importante que los departamentos jurídicos adopten y desarrollen una estrategia de datos».
Al crear una estrategia de datos integral que se ajuste a los objetivos empresariales, los departamentos jurídicos pueden empezar a crear métricas jurídicas significativas que impulsen una toma de decisiones verdaderamente eficaz.
¿Cómo se puede llevar a cabo una estrategia de datos?
Una «estrategia de datos» no puede existir separada de la estrategia comercial de una empresa o de la estrategia de los departamentos (como el jurídico) encargados de alcanzar los objetivos organizativos. Ahí es donde debe comenzar la planificación de una estrategia de datos: comprendiendo esas estrategias y los procesos necesarios para respaldarlas. Solo entonces se puede determinar qué datos son más importantes para desarrollar y medir los KPI que determinan el éxito del proceso.
Sin embargo, este esfuerzo debe comenzar con la creación de un comité directivo de datos o un grupo similar. Como señala Brian McGovern, director general de Workflow Solutions en Mitratech: «Muchas empresas aún no han asignado propietarios y administradores de datos. Si se quiere abordar este tema con seriedad, es necesario asignar responsabilidades. Las personas deben saber qué se espera de ellas, ya que recibirán formación. Vas a impulsar el cambio en tu organización».
Los miembros del departamento jurídico encargados de elaborar esa estrategia deben empezar por plantearse una larga lista de preguntas clave, entre las que se incluyen:
- ¿Qué datos tenemos actualmente, en comparación con lo que realmente necesitamos?
- Si tuviéramos los datos necesarios para tomar decisiones empresariales más informadas y estratégicas, ¿qué haríamos de manera diferente?
- ¿Qué estamos pagando por los servicios jurídicos externos y qué grado de eficiencia tienen? ¿Cuáles son los resultados que estamos obteniendo?
- ¿Contrataríamos los servicios jurídicos de otra manera?
- ¿Qué herramientas o métodos necesitamos para obtener la mayor información y valor de los datos?
- ¿Qué ventajas y ahorros potenciales podría aportar la tecnología?
¿Cuál es el siguiente paso en este proceso? Determinar la calidad de los datos que ya tienes a tu disposición. ¿Son lo suficientemente limpios y completos como para permitirte tomar decisiones precisas y rentables? Es un aspecto que algunas empresas pasan por alto, pero comprender su calidad es fundamental.
Los datos erróneos se reconocen por los errores y deficiencias que pueden generar dentro de una organización. Jeff Marple, de Liberty Mutual, explicó en un seminario web reciente que «puedo decirles cómo son los datos erróneos... (si) no pueden responder a la pregunta que deberían poder responder, es entonces cuando saben que no tienen buenos datos. Deberían ser una especie de reflejo forense del trabajo que han realizado en el pasado».
Los datos de calidad, aprovechados por una buena tecnología de automatización de procesos y otros componentes del conjunto de herramientas legales, permiten a los usuarios emplear paneles de control en tiempo real que pueden utilizar para optimizar esos procesos. Estos permiten a los gestores de proyectos o a los especialistas en implementación obtener una mayor perspectiva sobre qué datos adicionales, si los hay, podrían ser beneficiosos para perfeccionar esos procesos y resultados.
La estrategia conduce a soluciones.
¿Cuáles son algunas de las preguntas que una estrategia de datos bien concebida puede ayudarle a responder?
- ¿Qué tareas deben realizarse internamente y cuáles deben externalizarse?
- ¿Qué trabajo requiere la atención del personal jurídico?
- ¿Qué tecnologías necesito incorporar (o eliminar)?
Además, la estrategia de datos es la base tanto del ROI actual como del aumento del valor futuro. A medida que el departamento jurídico madura en la forma de recopilar y analizar datos, la complejidad —y el valor para la organización— de sus decisiones basadas en datos irá evolucionando.
Cómo los datos determinan su inversión en tecnología
Uno de los datos más significativos que deben tenerse en cuenta en cualquier diálogo sobre los KPI y las métricas legales es el coste de la tecnología utilizada. Por el contrario, es necesario comprender cuál es el coste de un proceso antes de adquirir la tecnología que lo respalde, así como tener una idea clara de los datos que requiere ese proceso, cómo se utilizan y cuál es la tecnología adecuada para hacerlo posible.
De lo contrario, una mala decisión de inversión tecnológica basada en suposiciones erróneas o insuficientes puede pesar sobre usted —y afectar a sus KPI— durante mucho tiempo.
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