Zukunftssicherer Einsatz von Rechtstechnologie, Teil II: Datenstrategie

"Als Berater, der seit vielen Jahren mit Rechtsabteilungen verschiedener Branchen zusammenarbeitet, habe ich immer wieder festgestellt, dass alle Rechtsabteilungen über eine unglaubliche Menge an Daten verfügen.

"Diese Daten können sich an verschiedenen Orten befinden, von Dokumenten und Rechnungen bis hin zu E-Mails, Akten und Datenbanken, so dass eine effektive Nutzung der Informationen überwältigend ist. Deshalb ist es so wichtig, dass Rechtsabteilungen eine Datenstrategie entwickeln und umsetzen.

Durch die Entwicklung einer umfassenden Datenstrategie, die sich an den Unternehmenszielen orientiert, können Rechtsabteilungen aussagekräftige juristische Kennzahlen erstellen, die zu einer wirklich effektiven Entscheidungsfindung beitragen.

Wie kann eine Datenstrategie aussehen?

Eine "Datenstrategie" kann nicht losgelöst von der Geschäftsstrategie eines Unternehmens oder der Strategie von Abteilungen (wie der Rechtsabteilung) existieren, die mit der Erreichung der Unternehmensziele beauftragt sind. Hier muss die Planung einer Datenstrategie ansetzen: Mit dem Verständnis dieser Strategien und der zu ihrer Unterstützung erforderlichen Prozesse. Nur dann kann man herausfinden, welche Daten bei der Entwicklung und Messung der KPIs, die den Prozesserfolg bestimmen, am wichtigsten sind.

Diese Bemühungen sollten jedoch mit der Einrichtung eines Datenlenkungsausschusses oder einer ähnlichen Gruppe beginnen. Brian McGovern, General Manager, Workflow Solutions bei Mitratech, weist darauf hin: "Viele Unternehmen haben dies noch nicht getan und keine Dateneigentümer und -verwalter benannt. Wenn man das ernsthaft angehen will, muss man Verantwortung zuweisen. Die Mitarbeiter müssen wissen, was von ihnen erwartet wird, denn sie müssen geschult werden. Sie werden den Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben."

Diejenigen in der Rechtsabteilung, die mit der Ausarbeitung dieser Strategie betraut sind, sollten sich zunächst eine lange Liste von Schlüsselfragen stellen, darunter:

• Welche Daten haben wir derzeit, verglichen mit dem, was wir tatsächlich brauchen?
• Wenn wir die Daten hätten, um fundiertere und strategischere Geschäftsentscheidungen zu treffen, was würden wir anders machen?
• Was zahlen wir für externe Rechtsberatung und wie effizient ist sie? Was sind die Ergebnisse, die wir sehen?
• Würden wir uns juristische Dienstleistungen anders beschaffen?
• Welche Instrumente oder Methoden brauchen wir, um den größten Einblick und den größten Nutzen aus den Daten zu ziehen?
• Welche Vorteile und Einsparpotenziale könnte die Technologie bieten?

Der nächste Schritt in diesem Prozess? Die Qualität der Daten, die Sie bereits haben, zu bestimmen. Sind sie sauber und umfassend genug, um genaue und rentable Entscheidungen treffen zu können? Das ist ein Bereich, den manche Unternehmen übergehen, aber die Qualität der Daten zu verstehen ist entscheidend.

Schlechte Daten erkennt man an den Fehlern und Defiziten, die sie in einem Unternehmen verursachen können. Jeff Marple von Liberty Mutual erklärte kürzlich in einem Webinar: "Ich kann Ihnen sagen, wie schlechte Daten aussehen...(wenn) Sie die Frage, die sie beantworten sollten, nicht beantworten können, dann wissen Sie, dass Sie keine guten Daten haben. Sie sollten eine Art forensisches Spiegelbild der Arbeit sein, die Sie in der Vergangenheit geleistet haben."

Gute Daten, die durch eine gute Technologie zur Prozessautomatisierung und andere Komponenten des rechtlichen Stacks genutzt werden, ermöglichen es den Nutzern, Echtzeit-Dashboards einzusetzen, die sie zur Optimierung dieser Prozesse verwenden können. Dadurch erhalten Projektmanager oder Implementierungsspezialisten einen besseren Einblick in die zusätzlichen Daten, die für die Optimierung dieser Prozesse und Ergebnisse von Nutzen sein könnten.

Einer der wichtigsten Datenpunkte in jedem Dialog über KPIs und rechtliche Metriken sollten die Kosten der beteiligten Technologie sein. Umgekehrt muss man wissen, wie hoch die Kosten eines Prozesses sind bevor Man muss wissen, wie hoch die Kosten eines Prozesses sind, bevor man Technologie zu seiner Unterstützung kauft, und man muss eine klare Vorstellung davon haben, welche Daten für diesen Prozess erforderlich sind, wie sie genutzt werden und welche Technologie dafür geeignet ist.

Andernfalls kann eine schlechte Investitionsentscheidung, die auf falschen oder unzureichenden Annahmen beruht, noch lange auf sich warten lassen - und Ihre KPIs beeinträchtigen.