Selon Bernard Marr, auteur de best-sellers, "les données sont en train de révolutionner notre façon de travailler. Chaque entreprise est désormais une entreprise de données et a besoin d'une solide stratégie de données. Cependant, moins de 0,5 % de toutes les données sont analysées et utilisées, ce qui représente un énorme potentiel pour les organisations qui tentent de tirer parti de cet atout stratégique clé."
Comme l 'explique Arran Braganza, fondateur et PDG de Jalubro Consulting Ltd,
"En tant que consultant ayant travaillé pendant de nombreuses années avec des services juridiques de différents secteurs, j'ai toujours observé un point commun : tous les services juridiques sont en possession d'une quantité incroyable de données.
"Ces données peuvent se trouver à différents endroits, qu'il s'agisse de documents, de factures, de courriels, de dossiers ou de bases de données, ce qui donne l'impression qu'il est difficile d'utiliser ces informations de manière efficace. C'est pourquoi il est si important que les services juridiques adoptent et développent une stratégie en matière de données".
En créant une stratégie de données complète qui s'aligne sur les objectifs de l'entreprise, les départements juridiques peuvent commencer à créer des mesures juridiques significatives qui conduisent à une prise de décision réellement efficace.
Comment une stratégie en matière de données peut-elle être mise en place ?
Une "stratégie de données" ne peut être dissociée de la stratégie commerciale d'une entreprise ou de la stratégie des services (comme le service juridique) chargés d'atteindre les objectifs de l'organisation. C'est là que la planification d'une stratégie de données doit commencer : Comprendre ces stratégies et les processus nécessaires pour les soutenir. Ce n'est qu'ensuite que l'on peut déterminer quelles sont les données les plus importantes pour développer et mesurer les indicateurs clés de performance qui déterminent la réussite du processus.
Cet effort doit toutefois commencer par la création d'un comité de pilotage des données ou d'un groupe similaire. Comme le souligne Brian McGovern, directeur général des solutions de flux de travail chez Mitratech, "beaucoup d'entreprises ne l'ont pas encore fait, en désignant des propriétaires et des gestionnaires de données. Si l'on veut s'y atteler sérieusement, il faut attribuer des responsabilités. Les gens doivent savoir ce que l'on attend d'eux, car ils vont être formés. Vous allez être le moteur du changement dans votre organisation".
Les membres du service juridique chargés d'élaborer cette stratégie doivent commencer par se poser une longue liste de questions clés :
- Quelles sont les données dont nous disposons actuellement, par rapport à ce dont nous avons réellement besoin ?
- Si nous disposions des données nécessaires pour prendre des décisions commerciales plus éclairées et plus stratégiques, que ferions-nous différemment ?
- Que payons-nous pour les services juridiques externes et quelle est l'efficacité de ces services ? Quels sont les résultats obtenus ?
- L'acquisition de services juridiques se ferait-elle différemment ?
- De quels outils ou méthodes avons-nous besoin pour tirer le meilleur parti des données ?
- Quels sont les avantages et les économies potentielles que la technologie pourrait apporter ?
La prochaine étape de ce processus ? Déterminer la qualité des données dont vous disposez déjà. Sont-elles suffisamment claires et complètes pour vous permettre de prendre des décisions précises et rentables ? C'est un domaine que certaines entreprises négligent, mais il est essentiel d'en comprendre la qualité.
Les mauvaises données sont reconnaissables aux erreurs et aux lacunes qu'elles peuvent créer au sein d'une organisation. Jeff Marple, de Liberty Mutual, a expliqué lors d'un récent séminaire en ligne que "je peux vous dire à quoi ressemblent de mauvaises données... (si) vous ne pouvez pas répondre à la question à laquelle elles devraient pouvoir répondre, c'est là que vous savez que vous n'avez pas de bonnes données. Elles devraient être une sorte de reflet médico-légal du travail que vous avez effectué dans le passé.
De bonnes données, exploitées par une bonne technologie d'automatisation des processus et d'autres composants de la pile juridique, permettent aux utilisateurs d'employer des tableaux de bord en temps réel qu'ils peuvent utiliser pour optimiser ces processus. Ces tableaux permettent aux chefs de projet ou aux spécialistes de la mise en œuvre de mieux comprendre quelles données supplémentaires, le cas échéant, pourraient être utiles pour affiner ces processus et ces résultats.
La stratégie mène aux solutions
Voici quelques-unes des questions auxquelles une stratégie de données bien conçue peut vous aider à répondre.
- Quelles sont les tâches qui doivent rester en interne et celles qui doivent être externalisées ?
- Quels sont les travaux qui requièrent l'attention des juristes ?
- Quelles sont les technologies que je dois intégrer (ou mettre en veilleuse) ?
En outre, la stratégie en matière de données est le fondement du retour sur investissement actuel et de l'augmentation de la valeur future. Au fur et à mesure qu'un service juridique mûrit dans sa manière de collecter et d'analyser les données, la complexité - et la valeur pour l'organisation - de ses décisions fondées sur les données évoluera.
Comment les données déterminent votre investissement technologique
L'un des points de données les plus significatifs dans tout dialogue sur les indicateurs clés de performance et les mesures juridiques devrait être le coût de la technologie impliquée. Inversement, il est nécessaire de comprendre le coût d'un processus avant Il faut aussi avoir une idée claire des données dont ce processus a besoin, de la manière dont elles sont utilisées et de la technologie appropriée pour le mettre en œuvre.
Dans le cas contraire, une mauvaise décision d'investissement technologique fondée sur des hypothèses erronées ou insuffisantes risque de vous peser sur la tête - et de peser sur vos indicateurs de performance clés - pendant longtemps.
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