Trabajo híbrido: Es hora de convertir la teoría en realidad
A medida que la pandemia de 2020 parece ir remitiendo en muchos países, las reflexiones se centran ahora en su impacto a largo plazo sobre el funcionamiento de las empresas en el futuro. El trabajo híbrido formará parte de ese futuro.
No cabe duda de que algunas organizaciones han prosperado más que otras en los últimos quince meses, con una aceleración significativa de las tendencias a largo plazo. Los minoristas en línea han ido viento en popa, mientras que algunos minoristas tradicionales han tenido dificultades y han cerrado. Los pagos en efectivo han luchado contra el uso del efectivo digital, incluso en entornos minoristas normales. El trabajo a domicilio generalizado también ha resultado práctico, ya que la dirección reconoce que el personal no tiene que estar en la oficina para ser plenamente eficaz.
Combinar el trabajo en casa y en la oficina -trabajo híbrido- ya no es la aspiración de hace 12 meses. Las empresas están evaluando si necesitan grandes complejos de oficinas y cuál es la mejor manera de cambiar las modalidades de trabajo que mejor se adapten al personal y a las empresas para las que trabajan.
En el Reino Unido, el gigante de las telecomunicaciones BT planea reducir a 30 sus 300 oficinas. La aseguradora Aviva ha declarado que el 95% de su plantilla prefiere modelos de trabajo más flexibles. Pero no todo el mundo está de acuerdo. Muchos bancos de inversión desean que su personal vuelva a la oficina, ya que consideran que el trabajo a domicilio puede poner en peligro el modelo de personal "basado en el aprendizaje" que utilizan con tanta eficacia. Algunos empleados prefieren trabajar en la oficina, en parte para mejorar la colaboración, en parte por razones sociales y en parte porque el entorno doméstico para muchos, especialmente los jóvenes, no es ideal para el trabajo a domicilio.
Lograr un equilibrio laboral híbrido
Está claro que hay que encontrar un equilibrio entre el personal y su dirección. El trabajo híbrido no está exento de riesgos, ya que tiene implicaciones para el paradigma personas-proceso-tecnología que sustenta todos los procesos empresariales.
Sin embargo, si se hace bien, ofrece la posibilidad de crear un marco de trabajo atractivo para el personal, lo que facilita la atracción de personal que valora la flexibilidad y permite un uso más eficiente del valioso espacio de oficinas.
Sin embargo, si se hace mal, surgen multitud de problemas: fricciones entre el personal, menor colaboración, reducción de la calidad del servicio al cliente y aumento de los costes, por nombrar sólo algunos.
La buena noticia para muchas empresas es que las soluciones ad hoc creadas a principios de 2020 proporcionan una plantilla excelente sobre la que construir procesos sólidos y sostenibles que permitan el trabajo híbrido. Los sistemas y procesos utilizados en estas soluciones provisionales -que suelen incluir aplicaciones como SharePoint, archivos compartidos, cuentas de Dropbox, correo electrónico y hojas de cálculo- significan que no pueden utilizarse "tal cual", ya que pueden carecer de los controles necesarios para proporcionar la transparencia y auditabilidad que las empresas suelen requerir para una serie de requisitos normativos y de auditoría.
[bctt tweet="La forma más rápida y rentable de hacer posible el trabajo híbrido es encontrar las lagunas en los sistemas y procesos que no satisfacen las necesidades de la empresa y abordarlas con soluciones específicas que cubran esa necesidad inmediata." via="no"]
¿La mejor manera de potenciar el trabajo híbrido?
La forma más rápida y rentable de hacer posible el trabajo híbrido es encontrar las lagunas en los sistemas y procesos que no satisfacen las necesidades de la empresa y abordarlas con soluciones específicas que cubran esa necesidad inmediata.
Trabajando con nuestros clientes, parece que muchos procesos empresariales básicos -CRM, contabilidad, nóminas, etc.- han funcionado bien en los últimos 12 meses, porque muchas empresas ya han hecho la transición a aplicaciones basadas en SaaS, aptas para su uso en cualquier lugar y especialmente bien concebidas para entornos de trabajo híbridos. Donde las empresas se enfrentan a un reto es en áreas como la gestión del cumplimiento normativo, la gestión de políticas y la gestión de riesgos de terceros, que aunque no son de alto perfil, siguen siendo fundamentales para la empresa y cuya importancia para el negocio ha crecido en 2020/21.
La gestión de políticas -definir procesos empresariales, crear normas de prestación de servicios y detallar los niveles de aprobación de la dirección, por ejemplo- ha sufrido una gran transformación en 2020, ya que las normas y procesos basados en la oficina se han adaptado para su uso en el hogar. Las políticas de viajes han cambiado en múltiples ocasiones. Los sistemas y procesos de cumplimiento -utilizados para evaluar y medir el comportamiento con respecto a las normas- han tenido que actualizarse para mantenerse al día. Estas normas también han tenido que aplicarse de forma coherente en toda la cadena de suministro para garantizar la coherencia y reducir el riesgo y el impacto de posibles problemas.
Unificar prácticas y sistemas
Como hemos comprobado hablando con los clientes, las empresas disponían de sistemas de gestión de políticas y cumplimiento y de gestión de riesgos de terceros antes de 2020. Pero a menudo estaban repartidos en diferentes aplicaciones, en diferentes departamentos, lo que dificultaba enormemente la supervisión unificada en toda la empresa. Múltiples sistemas conducen a múltiples normas y definiciones, numerosos conflictos e incoherencias, así como a ineficiencias operativas que aumentan los costes.
Un entorno de trabajo híbrido, en el que el personal trabaja en varios centros de forma habitual, exige una gestión unificada de las políticas y su cumplimiento para garantizar que todo el personal, en toda la empresa, conozca siempre sus responsabilidades, independientemente de su ubicación.
Esto debe comprobarse y evaluarse periódicamente, para poner de relieve las áreas y los factores de incumplimiento. Esta imagen también debe escalarse a la perspectiva más amplia de gestión de GRC de la empresa. Deben aplicarse principios similares a la cadena de suministro, ya que los proveedores se enfrentarán a los mismos problemas, y no puede permitirse que los retos e interrupciones que experimenten repercutan en sus clientes.
Mitratech proporciona una gama de plataformas prácticas, probadas y robustas que ayudan a las empresas a abordar los retos creados por el trabajo híbrido. Estos incluyen la gestión de políticas, la gestión del cumplimiento y la gestión de riesgos de terceros, junto con otras áreas como la gestión de TI en la sombra, la gestión de datos y la automatización del flujo de trabajo. Más información.
Las empresas contaban con sistemas de gestión de políticas y cumplimiento y de gestión de riesgos de terceros antes de 2020. Pero a menudo estaban repartidos entre distintas aplicaciones y departamentos.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
Programe una demostración u obtenga más información sobre los productos, servicios y compromiso de Mitratech.
