Procesos digitalizados de gestión de proveedores para el éxito de los servicios informáticos externalizados
Digitalización, automatización y reducción de costes son las tres palabras de moda en la mayoría de las empresas de hoy en día, independientemente de su tamaño, y no muestran signos de detenerse. No hay duda de que estos objetivos se cuecen en las estrategias de muchas organizaciones a corto y medio plazo, sin embargo, en muchos casos, para acelerar su desarrollo suele surgir la importante pregunta: "¿fabricar o comprar?". Para la mayoría de las empresas, sin embargo, la decisión de "fabricar o comprar" (otra popular frase de moda), se decanta cada vez más a favor de "comprar", y con razón. El mercado ofrece soluciones con muchos campos de aplicación bien definidos. Para poder utilizar estas herramientas y aprovechar rápidamente sus ventajas en los procesos y la prestación de servicios, a menudo se externalizan los servicios informáticos.
Una de las ventajas de externalizar sus servicios de TI es que elimina el riesgo de maniobrar hacia un callejón sin salida, algo que podría encontrar fácilmente con el desarrollo interno. Sin embargo, por el contrario, tampoco está exenta de riesgos inherentes para su empresa y requiere una gestión eficaz del riesgo del proveedor de TI.
Además del reto de utilizar e integrar realmente los servicios informáticos recién adquiridos, las empresas también se enfrentan a otras obligaciones, como:
- La garantía permanente del cumplimiento de los requisitos reglamentarios (por ejemplo, directrices de la ABE, MaRisk), especialmente desde que los auditores y las autoridades supervisoras conceden cada vez más importancia a estos temas.
- Identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al uso de servicios informáticos y proveedores de servicios informáticos.
- La gestión continua de los servicios
- Creación y mantenimiento de un directorio central de servicios informáticos y proveedores de servicios informáticos pertinentes.
Además, en un entorno de múltiples proveedores, la transparencia y la trazabilidad son cada vez más importantes para crear una plataforma de trabajo común para la contratación, los usuarios de servicios, los gestores de riesgos y las funciones de gestión. Las soluciones que ofrecen un marco centrado en la gestión de riesgos de terceros pueden mejorar no sólo el aspecto de la transparencia, sino también proporcionar una mayor seguridad empresarial mediante la garantía del cumplimiento de los proveedores. La gestión de proveedores, datos relacionados y riesgos potenciales es un componente crítico para el éxito general de la gestión y la gestión de riesgos de su organización. Las deficiencias pueden plantear una serie de riesgos que abarcan daños a la reputación, así como riesgos financieros, de cumplimiento y normativos. Como mínimo, un programa eficaz de gestión de proveedores le permitirá garantizar la eficiencia operativa y financiera, permitiéndolecentrarse en su función empresarial principal.
Por qué deben funcionar los procesos de gestión de proveedores
Hay algo que sorprende cuando se observa la madurez de los servicios informáticos adquiridos y la complejidad de los problemas que deben resolver, y es: Los medios con los que se gestionan.
Incluso en algunas empresas del DAX o de la lista Fortune 500, la gestión de proveedores (y del riesgo de proveedores) sigue realizándose a través de software de oficina distribuido y de la a menudo (y con razón) reprendida hoja de cálculo Excel. La gestión de riesgos lleva a cabo el proceso de evaluación de sus proveedores de servicios informáticos mediante cuestionarios que se envían de un lado a otro por correo electrónico. A partir de ahí, las respuestas facilitadas y los riesgos identificados durante el proceso se consolidan en una solución de tipo "isla" dentro del software ofimático disponible. A continuación, Compras recopila los metadatos y los datos contractuales para mantenerlos en su propia solución independiente. Con configuraciones como estas, es difícil no ver los retos obvios. Los equipos tienen la ingente tarea de vincular sus hallazgos para identificar posibles riesgos. Y, sobre todo, procesos como estos dificultan la colaboración, algo especialmente necesario, pero cuyo fracaso suele quedar patente en la fusión periódica de entregas y consolidaciones para los informes de gestión. Llegados a este punto, ni siquiera tenemos que empezar con los problemas de sostenibilidad que plantea para los procedimientos de auditoría.
Gestión sencilla para proveedores de servicios informáticos externalizados
No habría escrito esta entrada del blog si no pensara que Alyne tiene la capacidad de gestión de proveedores para abordar y resolver los retos de externalización de TI descritos anteriormente.
Alyne facilita la decisión de "comprar" servicios de TI externalizados, proporcionando una solución para gestionar eficazmente los datos del proveedor de servicios de TI y el riesgo potencial, a través de:
- Creación y mantenimiento en colaboración de un directorio central de servicios informáticos y proveedores de servicios asociados, con capacidad de integración en el entorno de sistemas existente.
- Modelización y visualización de las relaciones y dependencias con los proveedores
- Clasificación de riesgos para una mayor comprensión, segmentación y control de los mismos
- La capacidad de realizar evaluaciones de conformidad y riesgos a escala en toda su base de proveedores, donde los resultados se muestran de forma intuitiva, todo dentro de una plataforma cerrada.
- Identificación de riesgos que indican las áreas clave que requieren atención, con planes de mitigación colaborativos dentro de la aplicación.
- Una única fuente de verdad para los informes de gestión, donde los datos se toman de una sola fuente y viven dentro de una plataforma
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Estas son algunas de las características clave de Alyne que pueden ayudarle a que su proceso de gestión de proveedores sea más transparente, colaborativo y eficaz.
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