Para mantener el éxito, debe controlar todos los contratos que celebre su empresa en todas las fases del ciclo de vida contractual, desde el montaje hasta la rescisión.
Así pues, aunque la gestión del ciclo de vida de los contratos no sea un reto para el corazón, es el tipo de desafío de ejecución que puede atormentar incluso a las empresas más sofisticadas. He aquí algunas claves para implantar con éxito un proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Comenzar antes del principio
Todo abogado aprende en la clase de contratos de primer curso que un contrato nace cuando confluyen tres elementos: oferta, aceptación y "contraprestación". Antes de ese momento, no existe ningún contrato y nadie está vinculado a una obligación exigible.
El éxito de la gestión del ciclo de vida de los contratos empieza por responder a las preguntas básicas sobre el camino hasta ese momento para cada contrato que ejecuta su empresa. ¿Qué forma adoptará el contrato? ¿Cuáles son los términos esenciales para su empresa? ¿Cuáles de esos términos son negociables y cuáles son absolutamente inamovibles? ¿Quién tiene autoridad para ejecutar cada tipo de contrato? ¿Quién debe aprobar un contrato con antelación?
Establecer la coherencia
Pidiendo disculpas a Walt Whitman, una coherencia tonta puede ser el duende de las mentes pequeñas, pero no hay nada tonto en establecer coherencia en su cuerpo de contratos empresariales. Pocas cosas dificultan más la gestión del ciclo de vida de los contratos a escala empresarial que lidiar con una mezcolanza incoherente de contratos que rigen un único tipo de relación comercial.
Por supuesto, no todos los contratos pueden ser de talla única, pero la gran mayoría de los contratos de una empresa pueden, como mínimo, utilizar un formato coherente, términos y terminología estándar, y autorización para quién puede ejecutarlos.
Simplificar y agilizar la ejecución
Una parte importante de la gestión del ciclo de vida de los contratos consiste en evitar que se cuelen en ellos errores no forzados. La coherencia mencionada anteriormente constituye la mitad de esa ecuación. La otra mitad consiste en hacer que el proceso de contratación sea sencillo para todos los empleados que ejecutan contratos para su empresa y para todas las contrapartes con las que hace negocios.
Muchos errores en la gestión del ciclo de vida de los contratos se producen simplemente porque se pierde la noción de la versión del contrato que se está utilizando, o se corta y pega el lenguaje antiguo de un contrato heredado en uno nuevo sin comprobar si hay incoherencias, o se utiliza un bolígrafo para revisar un término crítico a petición de un cliente. Contar con un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos que implemente un flujo de trabajo de contratación estándar, eficiente y para toda la empresa reduce estos riesgos.
Centralice el registro de la gestión del ciclo de vida de sus contratos
La gestión del ciclo de vida de los contratos se resiente cuando los almacena en cajones de archivos y carpetas de red dispersos por toda la empresa, sujetos a los caprichos organizativos y operativos de sus gestores de segundo nivel. Para lograr coherencia y eficacia en la gestión del ciclo de vida de sus contratos, almacénelos en un depósito central. Al centralizar sus contratos, no sólo obtendrá un mayor control sobre las prioridades de gestión del ciclo de vida de los contratos comentadas anteriormente, sino que tendrá la oportunidad de utilizar su corpus de contratos como fuente de información analítica (comentada más adelante).
Controlar el rendimiento (el suyo y el suyo)
Cada contrato tiene su propia "vida útil", definida por las obligaciones de cada parte vinculada por él. Gestionar con éxito el ciclo de vida de un contrato significa prestar mucha atención a cada hito de la vida de ese contrato; es decir, asegurarse de que su empresa hace lo que se supone que tiene que hacer, y lo mismo hace su contraparte. Esto puede parecer obvio, pero lo cierto es que una empresa próspera ejecuta tantos contratos en tantos aspectos de su funcionamiento que no es sorprendente (aunque sí indeseable) que las obligaciones de cumplimiento "se escapen de las manos".
Puede que algunas de esas obligaciones no tengan mucha importancia en el gran esquema de su negocio. Pero es innegable que algunas sí lo serán, y unas pocas plantearán riesgos significativos y costosos. Uno de los objetivos principales de cualquier sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos debe ser marcar cada hito del "ciclo de vida" de cada contrato, de modo que el cumplimiento de sus obligaciones y la ejecución de las de la contraparte representen decisiones empresariales conscientes, no descuidos.
[bctt tweet="Para gestionar con éxito el ciclo de vida de un contrato hay que prestar mucha atención a cada hito de su vida útil." via="yes"]
Aprender de los éxitos y los fracasos
Idealmente, un contrato representa una situación en la que todas las partes salen ganando. Como mínimo, usted quiere que los contratos sean "beneficiosos" para su empresa. Pero lleva suficiente tiempo en el negocio como para saber que no siempre es así. Usted toma las mejores decisiones posibles basándose en la información de que dispone. A veces, el mercado se mueve en su contra, y la cuestión es cómo responder mejor.
Desde la perspectiva de la gestión del ciclo de vida de un contrato, lo importante es asegurarse de asimilar las lecciones que se desprenden de la observación de un contrato a lo largo de su vida. Sólo aprendiendo de sus éxitos y fracasos contractuales podrá optimizar su próximo contrato, y el siguiente. Para lograr este fin de la gestión del ciclo de vida de los contratos, es importante contar con las herramientas necesarias para extraer información y métricas de rendimiento de cada contrato. Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos como ContractRoom proporcionan esas herramientas.
Aclarar y repetir para el éxito del CLM
El final del ciclo de vida de un contrato representa el comienzo de otro, a menudo literalmente y siempre en sentido figurado. Su negocio evoluciona en función de los términos de los contratos que ejecuta día tras día. En última instancia, una gestión sofisticada del ciclo de vida de los contratos consiste en hacer un estudio y un análisis constantes de esa evolución. ¿Dónde asume su empresa riesgos innecesarios? ¿Qué lecciones puede aprender de cómo reaccionan las contrapartes a las condiciones que establece? ¿En quién puede confiar para tomar decisiones de contratación inteligentes? ¿Cómo puede integrar la contratación en toda su empresa para optimizar la toma de decisiones operativas?
ContractRoom es una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos líder en el sector que proporciona a los líderes empresariales las herramientas que necesitan para simplificar la ejecución de los contratos, eliminar los errores de contratación, supervisar el rendimiento de los contratos y tratarlos como una fuente profunda y rica de información. Le permite centrarse en cada una de las claves del éxito de la gestión del ciclo de vida de los contratos que hemos mencionado anteriormente, para que pueda convertir la gestión del ciclo de vida de los contratos en una herramienta de éxito más eficiente y eficaz que nunca. Póngase en contacto con nosotros para concertar una demostración.
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