Les clés d'une gestion réussie du cycle de vie des contrats
Pour rester performant, vous devez maîtriser chaque contrat conclu par votre entreprise à chaque étape du cycle de vie contractuel, de l'élaboration à la résiliation.
Ainsi, même si la gestion du cycle de vie des contrats ne fait pas vibrer les cœurs, il s'agit d'un type de défi d'exécution pratique qui peut décourager même les entreprises les plus sophistiquées. Voici quelques clés pour mettre en œuvre un processus de gestion du cycle de vie des contrats réussi.
Commencer avant le début
Tous les juristes apprennent en première année de cours de droit des contrats qu'un contrat naît lorsque trois éléments sont réunis : l'offre, l'acceptation et la "contrepartie". Avant ce moment, aucun contrat n'existe et personne n'est lié à une obligation exécutoire.
Une gestion réussie du cycle de vie des contrats commence par la réponse à des questions fondamentales sur la période précédant ce moment pour chaque contrat exécuté par votre entreprise. Quelle forme prendra le contrat ? Quelles sont ses conditions essentielles pour votre entreprise ? Lesquelles sont négociables et lesquelles sont absolument, positivement, gravées dans le marbre ? Qui est habilité à exécuter chaque type de contrat ? Qui doit approuver un contrat à l'avance ?
Établir la cohérence
Avec toutes mes excuses à Walt Whitman, je dirais qu'une cohérence insensée peut être la bête noire des petits esprits, mais il n'y a rien d'insensé à établir une cohérence dans l'ensemble de vos contrats commerciaux. Peu de choses rendent la gestion du cycle de vie des contrats plus difficile à l'échelle d'une entreprise que le fait d'être confronté à un fatras incohérent de contrats régissant un seul type de relation commerciale.
Bien entendu, tous les contrats ne peuvent pas faire l'objet d'une proposition unique, mais la grande majorité des contrats au sein d'une entreprise peuvent, au minimum, utiliser un formatage cohérent, des termes et une terminologie standard, ainsi qu'une autorisation pour les personnes habilitées à les exécuter.
Simplifier et rationaliser l'exécution
Une part importante de la gestion du cycle de vie des contrats consiste à éviter que des erreurs imprévues ne se glissent dans vos contrats. La cohérence mentionnée ci-dessus constitue la moitié de cette équation. L'autre moitié consiste à rendre le processus contractuel simple pour chaque employé qui exécute des contrats pour votre entreprise et pour chaque contrepartie contractuelle avec laquelle vous faites affaire.
De nombreuses erreurs de gestion du cycle de vie des contrats se produisent simplement parce que les gens perdent de vue la version du contrat qu'ils utilisent, ou qu'ils copient et collent d'anciennes formulations d'un ancien contrat dans un nouveau sans vérifier les incohérences, ou encore qu'ils utilisent un stylo à bille pour réviser un terme critique à la demande d'un client. Un système de gestion du cycle de vie des contrats qui met en œuvre un flux de travail standardisé et efficace à l'échelle de l'entreprise réduit ces risques.
Centraliser la gestion du cycle de vie de vos contrats
La gestion du cycle de vie des contrats souffre lorsque vous stockez vos contrats dans des tiroirs de fichiers et des dossiers de réseau dispersés dans votre entreprise, au gré des caprices organisationnels et opérationnels de vos gestionnaires de second rang. Pour assurer la cohérence et l'efficacité de votre gestion du cycle de vie des contrats, stockez les contrats dans un référentiel central. En centralisant vos contrats, non seulement vous maîtrisez mieux les priorités de gestion du cycle de vie des contrats évoquées ci-dessus, mais vous vous donnez la possibilité d'utiliser votre corpus de contrats comme source d'informations analytiques (voir ci-dessous).
Contrôler les performances (les leurs et les vôtres)
Chaque contrat a sa propre "durée de vie", définie par les obligations de chaque partie liée par le contrat. Une gestion réussie du cycle de vie d'un contrat implique de prêter une attention particulière à chaque étape de la durée de vie de ce contrat, c'est-à-dire de s'assurer que votre entreprise fait ce qu'elle est censée faire, et que votre contrepartie fait de même. Cela peut sembler évident, mais la vérité est qu'une entreprise prospère exécute tant de contrats dans tant d'aspects de son fonctionnement qu'il n'est pas surprenant (bien qu'indésirable) que des obligations de performance "passent entre les mailles du filet".
Certaines de ces obligations peuvent n'avoir que peu d'importance dans le cadre de votre activité. Mais certaines le seront indéniablement, et quelques-unes poseront des risques importants et coûteux. Tout système de gestion du cycle de vie des contrats doit mettre l'accent sur le marquage de chaque étape du "cycle de vie" de chaque contrat, de sorte que l'exécution de vos obligations et l'application de celles d'une contrepartie représentent des décisions commerciales conscientes, et non des oublis négligents.
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Tirer les leçons des succès et des échecs
Dans l'idéal, un contrat représente un "gagnant-gagnant" pour chaque partie. À tout le moins, vous souhaitez que les contrats soient "gagnants" pour votre entreprise. Mais vous êtes dans les affaires depuis suffisamment longtemps pour savoir que ce n'est pas toujours le cas. Vous prenez les meilleures décisions possibles sur la base des informations dont vous disposez. Parfois, le marché évolue en votre défaveur, et la question est de savoir comment réagir au mieux.
Du point de vue de la gestion du cycle de vie des contrats, l'important est de s'assurer que vous absorbez les leçons qui découlent de l'observation d'un contrat tout au long de sa durée de vie. Ce n'est qu'en tirant les leçons de vos succès et de vos échecs contractuels que vous pourrez optimiser votre prochain contrat, et le suivant par la suite. Pour atteindre cet objectif de la gestion du cycle de vie des contrats, il est important de disposer des outils nécessaires pour tirer des enseignements et des mesures de performance de chaque contrat. Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats telles que ContractRoom fournissent ces outils.
Rincer et répéter pour réussir le CLM
La fin du cycle de vie d'un contrat représente le début d'un autre, souvent au sens propre et toujours au sens figuré. Votre entreprise évolue en fonction des termes des contrats que vous exécutez jour après jour. En fin de compte, une gestion sophistiquée du cycle de vie des contrats consiste à étudier et à analyser en permanence cette évolution. Où votre entreprise prend-elle des risques inutiles ? Quelles leçons pouvez-vous tirer de la réaction des contreparties aux conditions que vous avez fixées ? À qui pouvez-vous faire confiance pour prendre des décisions contractuelles intelligentes ? Comment pouvez-vous intégrer les contrats dans l'ensemble de votre entreprise afin d'optimiser la prise de décision opérationnelle ?
ContractRoom est une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats qui offre aux chefs d'entreprise les outils dont ils ont besoin pour simplifier l'exécution des contrats, éliminer les erreurs contractuelles, surveiller les performances des contrats et traiter les contrats comme une source riche et profonde d'informations. Elle vous permet de vous concentrer sur chacune des clés de la réussite de la gestion du cycle de vie des contrats que nous avons mentionnées ci-dessus, afin que vous puissiez faire de la gestion du cycle de vie des contrats un outil plus efficace et plus performant que jamais. Contactez-nous pour une démonstration !
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