Schlüssel zum erfolgreichen Management des Vertragslebenszyklus
Um erfolgreich zu bleiben, müssen Sie jeden Vertrag, den Ihr Unternehmen abschließt, in jeder Phase des Vertragslebenszyklus - vom Abschluss bis zur Kündigung - im Griff haben.
Auch wenn das Management des Vertragslebenszyklus vielleicht keine Herzen höher schlagen lässt, so ist es doch eine Herausforderung, die selbst die anspruchsvollsten Unternehmen vor Probleme stellt. Im Folgenden finden Sie einige Schlüssel zur Implementierung eines erfolgreichen Vertragslebenszyklusmanagements.
Beginnen Sie vor dem Anfang
Jeder Jurist lernt im ersten Jahr des Vertragsstudiums, dass ein Vertrag zustande kommt, wenn drei Elemente zusammenkommen: Angebot, Annahme und "Gegenleistung". Vor diesem Zeitpunkt gibt es keinen Vertrag und niemand ist an eine einklagbare Verpflichtung gebunden.
Ein erfolgreiches Management des Vertragslebenszyklus beginnt mit der Beantwortung der wichtigsten Fragen, die sich für jeden Vertrag, den Ihr Unternehmen abschließt, im Vorfeld stellen. Welche Form wird der Vertrag haben? Was sind die wesentlichen Bedingungen für Ihr Unternehmen? Welche dieser Bedingungen sind verhandelbar, und welche sind absolut, definitiv, in Stein gemeißelt? Wer ist befugt, jede Art von Vertrag abzuschließen? Wer muss einen Vertrag im Voraus genehmigen?
Konsistenz herstellen
Mit Verlaub, Walt Whitman sagt, dass eine törichte Konsistenz der Kobold der Kleingeister sein mag, aber es ist nichts Törichtes daran, Konsistenz in Ihren Geschäftsverträgen herzustellen. Nur wenige Dinge erschweren die Verwaltung des Vertragslebenszyklus auf Unternehmensebene mehr als ein inkonsistentes Sammelsurium von Verträgen, die eine einzige Art von Geschäftsbeziehung regeln.
Natürlich kann nicht jeder Vertrag eine Einheitslösung sein, aber die überwiegende Mehrheit der Verträge in einem Unternehmen kann zumindest eine einheitliche Formatierung, Standardbedingungen und -terminologie sowie eine Ermächtigung für die Ausführungsbefugnis aufweisen.
Vereinfachung und Straffung der Ausführung
Ein wesentlicher Teil des Vertragslebenszyklusmanagements besteht darin, zu verhindern, dass sich unbeabsichtigte Fehler in Ihre Verträge einschleichen. Die oben erwähnte Konsistenz ist die eine Hälfte dieser Gleichung. Die andere Hälfte besteht darin, den Vertragsprozess für jeden Mitarbeiter, der für Ihr Unternehmen Verträge abschließt, und für jeden Vertragspartner, mit dem Sie Geschäfte machen, einfach zu gestalten.
Viele Fehler bei der Verwaltung des Vertragslebenszyklus entstehen einfach dadurch, dass die Mitarbeiter nicht mehr wissen, welche Vertragsversion sie verwenden, oder dass sie alte Formulierungen aus einem alten Vertrag in einen neuen kopieren, ohne sie auf Unstimmigkeiten zu prüfen, oder dass sie spontan einen Kugelschreiber verwenden, um eine kritische Klausel auf Wunsch eines Kunden zu ändern. Ein System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus, das einen standardisierten, effizienten und unternehmensweiten Arbeitsablauf für Vertragsabschlüsse implementiert, verringert diese Risiken.
Zentralisieren Sie die Aufzeichnungen Ihres Vertragslebenszyklusmanagements
Die Verwaltung des Vertragslebenszyklus leidet, wenn Sie Ihre Verträge in Aktenordnern und Netzwerkordnern speichern, die über das gesamte Unternehmen verstreut sind und den organisatorischen und betrieblichen Launen Ihrer zweitrangigen Manager unterliegen. Um eine einheitliche und effiziente Verwaltung des Vertragslebenszyklus zu erreichen, sollten Sie Verträge in einem zentralen Repository speichern. Durch die Zentralisierung Ihrer Verträge erhalten Sie nicht nur eine bessere Kontrolle über die oben genannten Prioritäten des Vertragslebenszyklusmanagements, sondern Sie haben auch die Möglichkeit, Ihren Vertragsbestand als Quelle für analytische Erkenntnisse zu nutzen (siehe unten).
Überwachen Sie die Leistung (ihre und Ihre)
Jeder Vertrag hat seine eigene "Lebensdauer", die durch die Verpflichtungen der einzelnen Vertragsparteien definiert wird. Erfolgreiches Vertragsmanagement bedeutet, dass Sie jeden Meilenstein in der Vertragslaufzeit genau im Auge behalten müssen, d. h. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen und Ihre Gegenpartei die von ihnen erwarteten Leistungen erbringen. Das mag selbstverständlich klingen, aber ein florierendes Unternehmen wickelt so viele Verträge in so vielen Bereichen seiner Geschäftstätigkeit ab, dass es nicht verwunderlich (wenn auch unerwünscht) ist, dass Leistungsverpflichtungen "durch die Maschen fallen".
Einige dieser Verpflichtungen mögen im großen Rahmen Ihres Unternehmens keine große Rolle spielen. Einige sind jedoch unbestreitbar von Bedeutung, und einige stellen erhebliche, kostspielige Risiken dar. Ein Hauptaugenmerk eines jeden Vertragslebenszyklus-Managementsystems muss darin bestehen, jeden "Lebenszyklus"-Meilenstein eines jeden Vertrags zu markieren, so dass die Erfüllung Ihrer Verpflichtungen und die Durchsetzung der Verpflichtungen einer Gegenpartei bewusste Geschäftsentscheidungen und keine unbedachten Versehen darstellen.
[bctt tweet="Erfolgreiches Management des Vertragslebenszyklus bedeutet, dass jedem Meilenstein im Lebenszyklus des Vertrags große Aufmerksamkeit geschenkt wird." via="yes"]
Aus Erfolgen und Misserfolgen lernen
Im Idealfall ist ein Vertrag ein Gewinn für beide Seiten. Zumindest möchten Sie, dass Verträge für Ihr Unternehmen ein Gewinn sind. Aber Sie sind schon lange genug im Geschäft, um zu wissen, dass das nicht immer der Fall ist. Sie treffen die bestmöglichen Entscheidungen auf der Grundlage der Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen. Manchmal wendet sich der Markt gegen Sie, und dann stellt sich die Frage, wie Sie am besten darauf reagieren.
Aus Sicht des Vertragslebenszyklusmanagements ist es wichtig, dass Sie die Lehren aus der Beobachtung eines Vertrags während seiner Laufzeit ziehen. Nur wenn Sie aus Ihren vertraglichen Erfolgen und Misserfolgen lernen , können Sie Ihren nächsten und übernächsten Vertrag optimieren. Um dieses Ziel des Vertragslebenszyklusmanagements zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie über die notwendigen Werkzeuge verfügen, um aus jedem Vertrag Erkenntnisse und Leistungskennzahlen zu gewinnen. Lösungen für das Management des Vertragslebenszyklus wie ContractRoom liefern diese Werkzeuge.
Spülen und Wiederholen für den CLM-Erfolg
Das Ende des Lebenszyklus eines Vertrags bedeutet den Beginn eines neuen, oft wörtlich und immer im übertragenen Sinne. Ihr Unternehmen entwickelt sich auf der Grundlage der Bedingungen der Verträge, die Sie tagtäglich abschließen, weiter. Ein ausgeklügeltes Management des Vertragslebenszyklus besteht letztlich in der ständigen Untersuchung und Analyse dieser Entwicklung. Wo geht Ihr Unternehmen unnötige Risiken ein? Welche Lehren können Sie daraus ziehen, wie Ihre Geschäftspartner auf die von Ihnen festgelegten Bedingungen reagieren? Wem können Sie vertrauen, dass er kluge Vertragsentscheidungen trifft? Wie können Sie das Contracting in Ihr Unternehmen integrieren, um die operative Entscheidungsfindung zu optimieren?
ContractRoom ist eine branchenführende Plattform für das Management des Vertragslebenszyklus, die Unternehmensleitern die Werkzeuge an die Hand gibt, die sie benötigen, um die Vertragsabwicklung zu vereinfachen, Fehler bei der Vertragsabwicklung zu vermeiden, die Vertragsleistung zu überwachen und Verträge als umfassende und reichhaltige Quelle für Erkenntnisse zu nutzen. So können Sie sich auf jeden der oben genannten Erfolgsfaktoren für das Vertragsmanagement konzentrieren und CLM in ein effizienteres und effektiveres Erfolgstool verwandeln als je zuvor. Kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren!
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