Permiso como medida de adaptación del puesto de trabajo

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Eugene pide reunirse con la oficina de recursos humanos. Durante la reunión, les cuenta que tiene que operarse de la espalda para aliviar el dolor crónico debido a una hernia discal. Solicita tiempo libre para la operación y la rehabilitación, pero no está seguro de cuánto tiempo necesitará. ¿Deben los empresarios conceder tiempo libre como medida de adaptación conforme a la ADA y, en caso afirmativo, cuánto tiempo deben conceder?

La baja por discapacidad conforme a la ADA ha sido un tema candente últimamente. Un ajuste razonable es, en general, "cualquier cambio en el entorno de trabajo o en la forma habitual de hacer las cosas que permita a una persona con discapacidad disfrutar de las mismas oportunidades de empleo". Una de las cuestiones más confusas en materia de ajustes razonables a las que se enfrentan los empresarios en virtud de la ADA es permitir el uso de las vacaciones pagadas acumuladas, o conceder vacaciones no pagadas, cuando la discapacidad de un empleado lo requiera. El concepto puede ser difícil de entender porque no coincide con la idea de proporcionar una adaptación que mantenga al empleado en su puesto de trabajo. Sin embargo, el permiso, como adaptación razonable, es coherente con este propósito cuando permite al empleado reincorporarse al trabajo tras el periodo de permiso.

Las solicitudes de excedencia por discapacidad suelen estar cubiertas por las políticas vigentes de la empresa. En esos casos, la obligación del empresario es facilitar a los empleados con discapacidad el acceso a esas políticas en igualdad de condiciones que cualquier otro empleado. Los ajustes razonables no exigen que el empresario proporcione permisos retribuidos más allá de lo que ofrece como parte de su política de permisos retribuidos. Sin embargo, ahí no acaba la obligación del empresario en virtud de la ADA.

En un documento de recursos de mayo de 2016, la EEOC sugiere que un empleador puede considerar la posibilidad de proporcionar un permiso no remunerado a un empleado con una discapacidad como un ajuste razonable si no crea una dificultad excesiva para el empleador.
Por ejemplo, un empleador proporciona 10 días de vacaciones anuales retribuidas y cuatro días de baja por enfermedad retribuida cada año a los empleados que han trabajado para la empresa menos de tres años. Después de tres años, los empleados tienen derecho a 15 días de vacaciones anuales retribuidas y ocho días de baja por enfermedad retribuida.

Un empleado que lleva trabajando sólo dos años ha utilizado sus 10 días de vacaciones anuales retribuidas. Ahora quiere utilizar sus cuatro días de baja por enfermedad más dos días adicionales para recibir tratamiento por su discapacidad. En virtud de su programa de vacaciones, la empresa debe proporcionar al empleado cuatro días de baja por enfermedad retribuidos, pero puede negarse a proporcionarle dos días adicionales de baja retribuida porque el empleado no ha trabajado el tiempo suficiente para obtener esta prestación. Sin embargo, la empresa podría proporcionar dos días adicionales de baja por enfermedad no retribuidos como ajuste razonable, a menos que pueda demostrar que proporcionar los dos días adicionales causaría dificultades excesivas.

Por regla general, el empleado con discapacidad debe informar a la empresa de que necesita una adaptación. Cuando un empleado solicita un permiso, o un permiso adicional, por una afección médica, la empresa debe tratar la solicitud como una solicitud de adaptación razonable en virtud de la ADA. Si la solicitud de permiso puede ser atendida por el programa de permisos de la empresa, la FMLA (o una ley estatal o local similar) o el programa de compensación de los trabajadores, la empresa puede conceder el permiso en el marco de esos programas.

Puede tomarse un permiso por discapacidad:

• acudir a citas médicas
• obtener tratamiento médico
• recuperarse de una intervención quirúrgica
• cuando se produce una exacerbación de una afección médica
• cuando un empleado no tiene derecho a una baja en virtud de la Ley de Baja Médica Familiar (FMLA), pero tiene una discapacidad que cumple los requisitos de la ADA.
• cuando un empleado elegible para la FMLA necesite tiempo adicional más allá de la FMLA
• cuando un empleado haya agotado las vacaciones pagadas y la baja por enfermedad

Políticas de permisos máximos
La ADA exige que las empresas con 15 o más empleados hagan excepciones a sus políticas, incluidas las políticas de permisos, a fin de proporcionar un ajuste razonable. A diferencia del permiso máximo de doce semanas permitido por la FMLA, la ADA no establece parámetros legales o reglamentarios que indiquen la cantidad de permiso adicional que debe proporcionarse. Aunque las empresas pueden tener políticas de permisos que establezcan la cantidad máxima de permisos que concederán o permitirán, pueden tener que conceder permisos superiores a esta cantidad como ajuste razonable a los empleados que los necesiten debido a una discapacidad, a menos que la empresa pueda demostrar que hacerlo causaría una dificultad excesiva.

Mientras que la EEOC ha mantenido sistemáticamente que los permisos de ausencia deben considerarse una forma de ajuste razonable con arreglo a la ADA, los tribunales están divididos al respecto. En agosto de 2009, la EEOC presentó una demanda colectiva ante un tribunal de distrito de Illinois (7º Circuito) contra United Parcel Service (UPS) alegando que la empresa infringía la ADA con su política supuestamente inflexible de despedir a los empleados en lugar de prorrogar su excedencia cuando no podían reincorporarse al trabajo después de un año. UPS llegó a un acuerdo por 2 millones de dólares.

En una decisión de septiembre de 2017 en Severson contra Hartline Woodcraft, Inc.el Tribunal de Apelaciones del 7º Circuito rechazó la postura de la EEOC. El tribunal razonó que ofrecer una licencia ADA finita de varios meses para comenzar a la expiración de la licencia FMLA no es un ajuste razonable. Aunque esto puede verse como una victoria para los empresarios, es importante señalar que el 7º Circuito no rechazó todos los permisos como ajustes razonables. Además, esta decisión sólo afecta a los empresarios de Indiana, Illinois y Wisconsin. La EEOC ha presentado recientemente otra demanda en relación con los permisos como ajustes razonables: EEOC Sues Blood Bank of Hawaii for Disability Discrimination (EEOC demanda al Banco de Sangre de Hawai por discriminación por discapacidad). Este caso se encuentra en el 9º Circuito y afectará a los estados de Alaska, Arizona, California, Hawai, Idaho, Montana, Nevada, Oregón y Washington y a los territorios de Guam y las Islas Marianas del Norte.

¿Qué deben tener en cuenta los empresarios cuando se solicita una baja prolongada?
Hay varios factores que pueden ayudar a los empresarios a determinar si una solicitud de baja médica prolongada constituye un ajuste razonable:

• centrarse en el puesto, no en el empleado.
• si no se cubre el puesto, ¿qué repercusiones tendrá en la empresa?
• ¿cuántos otros empleados pueden realizar las funciones del puesto?
• ¿se necesitará un empleado temporal?
• ¿existe una fecha prevista de reincorporación al trabajo?
• ¿constituiría esto una carga excesiva?
• obtener información del médico del trabajador sobre qué base médica objetiva existe para respaldar la creencia de que el permiso permitirá al trabajador reincorporarse al trabajo.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.