Départ dans le cadre d'un aménagement du travail

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Eugene demande à rencontrer le service des ressources humaines. Au cours de la réunion, il leur explique qu'il doit subir une opération du dos pour soulager une douleur chronique due à une hernie discale. Il demande un congé pour l'opération et la rééducation, mais il ne sait pas combien de temps cela prendra. Les employeurs doivent-ils accorder un congé à titre d'aménagement en vertu de l'ADA, et si oui, combien de temps doivent-ils accorder ?

Le congé pour invalidité en vertu de l'ADA est un sujet brûlant depuis quelque temps. Un aménagement raisonnable est, en général, « tout changement dans l'environnement de travail ou dans la manière dont les choses sont habituellement faites qui permet à une personne handicapée de bénéficier de l'égalité des chances en matière d'emploi ». L'une des questions les plus déroutantes auxquelles les employeurs sont confrontés en matière d'aménagement raisonnable dans le cadre de l'ADA est celle de l'autorisation d'utiliser les congés payés accumulés ou d'accorder des congés sans solde lorsque le handicap d'un employé l'exige. Ce concept peut être difficile à comprendre, car il ne correspond pas à l'idée d'un aménagement visant à maintenir l'employé à son poste. Cependant, le congé, en tant qu'aménagement raisonnable, est conforme à cet objectif lorsqu'il permet à l'employé de reprendre le travail après la période de congé.

Les demandes de congé liées à un handicap relèvent souvent des politiques existantes de l'employeur. Dans ces cas, l'employeur a l'obligation de fournir aux employés handicapés l'accès à ces politiques dans les mêmes conditions que tout autre employé. Les aménagements raisonnables n'obligent pas l'employeur à accorder des congés payés au-delà de ce qu'il prévoit dans le cadre de sa politique en matière de congés payés. Cependant, cela ne met pas fin à l'obligation de l'employeur en vertu de l'ADA.

Dans un document de référence publié en mai 2016, l'EEOC suggère qu'un employeur peut envisager d'accorder un congé sans solde à un employé handicapé à titre d'aménagement raisonnable si cela ne lui cause pas de préjudice injustifié.
Par exemple, un employeur accorde 10 jours de congés annuels payés et quatre jours de congés maladie payés chaque année aux employés qui travaillent pour l'entreprise depuis moins de trois ans. Après trois ans, les employés ont droit à 15 jours de congés annuels payés et huit jours de congés maladie payés.

Un employé qui travaille depuis seulement deux ans a utilisé ses 10 jours de congés annuels payés. Il souhaite désormais utiliser ses quatre jours de congés maladie, plus deux jours supplémentaires pour se faire soigner pour son handicap. Dans le cadre de son programme de congés, l'employeur doit accorder à l'employé quatre jours de congé maladie payés, mais peut refuser de lui accorder deux jours supplémentaires de congé payés, car l'employé n'a pas travaillé suffisamment longtemps pour bénéficier de cet avantage. Cependant, l'employeur pourrait accorder deux jours supplémentaires de congé maladie non payés à titre d'aménagement raisonnable, à moins qu'il ne puisse démontrer que l'octroi de ces deux jours supplémentaires entraînerait une contrainte excessive.

En règle générale, l'employé handicapé doit informer l'employeur qu'un aménagement est nécessaire. Lorsqu'un employé demande un congé ou un congé supplémentaire pour des raisons médicales, l'employeur doit traiter cette demande comme une demande d'aménagement raisonnable au titre de l'ADA. Si la demande de congé peut être traitée dans le cadre du programme de congés de l'employeur, de la FMLA (ou d'une loi similaire au niveau de l'État ou au niveau local) ou du programme d'indemnisation des accidents du travail, l'employeur peut accorder le congé dans le cadre de ces programmes.

Le congé pour invalidité peut être pris :

• se rendre à des rendez-vous médicaux
• pour obtenir des soins médicaux
• se remettre d'une opération chirurgicale
• lorsqu'il y a une aggravation d'un problème de santé
• lorsqu'un employé n'est pas éligible à un congé en vertu de la loi sur le congé familial pour raisons médicales (FMLA), mais qu'il présente un handicap admissible en vertu de l'ADA
• lorsqu'un employé éligible à la FMLA a besoin d'un congé supplémentaire au-delà de la durée prévue par la FMLA
• lorsqu'un employé a épuisé ses congés payés et ses congés maladie

Politiques relatives au congé maximal
L'ADA exige que les employeurs comptant 15 employés ou plus prévoient des exceptions à leurs politiques, y compris celles relatives aux congés, afin d'offrir des aménagements raisonnables. Contrairement au congé maximal de douze semaines autorisé par la FMLA, l'ADA ne prévoit aucun paramètre légal ou réglementaire indiquant la durée du congé supplémentaire qui doit être accordé. Bien que les employeurs soient autorisés à avoir des politiques en matière de congés qui fixent la durée maximale du congé qu'un employeur accordera ou autorisera, ils peuvent être amenés à accorder un congé supérieur à cette durée à titre d'aménagement raisonnable aux employés qui en ont besoin en raison d'un handicap, à moins que l'employeur ne puisse démontrer que cela lui causerait un préjudice injustifié.

Alors que l'EEOC a toujours soutenu que les congés devraient être considérés comme une forme d'aménagement raisonnable au titre de l'ADA, les tribunaux sont divisés sur cette question. En août 2009, l'EEOC a intenté un recours collectif devant un tribunal de district de l'Illinois (7e circuit) contre United Parcel Service (UPS), alléguant que l'employeur avait enfreint l'ADA en raison de sa politique prétendument inflexible consistant à licencier les employés plutôt que de prolonger leur congé lorsqu'ils étaient dans l'incapacité de reprendre le travail après un an. UPS a réglé le litige pour 2 millions de dollars.

Dans une décision rendue en septembre 2017 dans l'affaire Severson c. Hartline Woodcraft, Inc., la Cour d'appel du 7e circuit a rejeté la position de l'EEOC. La cour a estimé qu'offrir un congé ADA limité à plusieurs mois à compter de l'expiration du congé FMLA ne constituait pas un aménagement raisonnable. Bien que cela puisse être considéré comme une victoire pour les employeurs, il est important de noter que le 7e circuit n'a pas rejeté tous les congés comme aménagement raisonnable. De plus, cette décision ne concerne que les employeurs de l'Indiana, de l'Illinois et du Wisconsin. L'EEOC a récemment intenté une autre action en justice concernant le congé en tant qu'aménagement raisonnable : EEOC Sues Blood Bank of Hawaii for Disability Discrimination. Cette affaire est portée devant la 9e cour d'appel et concernera les États de l'Alaska, de l'Arizona, de la Californie, d'Hawaï, de l'Idaho, du Montana, du Nevada, de l'Oregon et de Washington, ainsi que les territoires de Guam et des îles Mariannes du Nord.

Que doivent prendre en considération les employeurs lorsqu'un congé prolongé est demandé ?
Plusieurs facteurs peuvent aider les employeurs à déterminer si une demande de congé médical prolongé constitue un aménagement raisonnable :

• Concentrez-vous sur le poste, pas sur l'employé.
• Si le poste n'est pas pourvu, quel sera l'impact sur l'entreprise ?
• Combien d'autres employés sont capables d'exercer les fonctions liées à ce poste ?
• Un employé temporaire sera-t-il nécessaire ?
• Y a-t-il une date prévue pour le retour au travail ?
• Cela entraînerait-il une contrainte excessive ?
• obtenir des informations auprès du médecin de l'employé sur les raisons médicales objectives qui permettent de penser que le congé permettra à l'employé de reprendre le travail.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.