5 flujos de trabajo imprescindibles para las operaciones jurídicas, Parte 3: Incorporación de proveedores
¿Un reto al que se enfrentan las organizaciones de todo el mundo? La implantación de sistemas dispares en toda la empresa, lo que da lugar a múltiples procesos de incorporación de proveedores.
Se trata de un problema común; y si los procesos son ad hoc, las distintas partes implicadas pueden tener prioridades contrapuestas.
¿El resultado no es el ideal? Las empresas suelen tener proveedores que no están en consonancia con las normas legales, de cumplimiento y de contratación de la empresa. No es una posición en la que nadie quiera estar.
¿Por qué automatizar la incorporación de proveedores?
Tanto los empleados como los proveedores pierden cuando los procesos centrados en el correo electrónico llevan a omitir pasos y a errores de los empleados. Los riesgos de cumplimiento empiezan a multiplicarse, y errores simples que deberían detectarse, como campos omitidos y nombres mal alineados, pueden pasar desapercibidos hasta que llega el momento de una auditoría de la empresa.
La transparencia es fundamental para reducir al mínimo estos riesgos y errores. El proceso general de incorporación de proveedores consta de varios subprocesos, y este puede ser otro de los retos de contar con diferentes sistemas.
Si las partes interesadas no pueden determinar fácilmente en qué punto se encuentra un proceso, se encontrarán invariablemente con obstáculos. Esto provoca una serie de ineficiencias, como retrasos innecesarios y cadenas de comunicación rotas.
Agilizar el proceso para obtener beneficios inmediatos
La solución consiste en agilizar la incorporación y garantizar que se introduce la información correcta sobre los proveedores y se sincroniza con los sistemas de toda la empresa, que cumple todas las políticas internas y externas, y que los protocolos de incorporación que siguen sus equipos son completos y cuentan con una pista de auditoría verificada.
La digitalización de los procesos manuales (incluidos todos los formularios y acuerdos exigidos por los proveedores) facilita y hace menos dolorosa la experiencia tanto para los proveedores como para los empleados.
Manejar proveedores problemáticos puede ser difícil, una vez que forman parte de su ecosistema de proveedores. Con el flujo de trabajo adecuado, puede capturar información vital que podría evitar esos dolores de cabeza en primer lugar.
Con la solución de automatización de flujos de trabajo adecuada, acelerar el proceso de incorporación de proveedores es (relativamente) sencillo, con beneficios casi instantáneos:
- Diseñe y lance un formulario de incorporación de proveedores fácil de usarque rastree, clasifique y automatice las solicitudes de incorporación de proveedores.
- Los flujos de trabajo y los formularios pueden crearse fácilmente en una interfaz de usuario de arrastrar y soltar, especificando el enrutamiento, las partes interesadas y las notificaciones en cada etapa.
- Asegúrese de que las normas de gobernanza de datos de su empresa se aplican en todas las solicitudes, desde la selección inicial hasta las capacidades de seguimiento de auditoría.
- Los flujos de trabajo pueden modificarse o actualizarse sobre la marcha, un factor crucial para cumplir las normas y reglamentos en constante evolución.
- Los documentos y archivos relevantes para cada colaboración están centralizados en un repositorio, no dispersos con un control de versiones deficiente.
- Todos los colaboradores implicados en el momento adecuado y en la secuencia autorizada.
- Los procesos se repiten correctamente cada vez, de forma estandarizada, por complicados que sean.
- Los cuadros de mando centrales proporcionan una supervisión y un control superiores de todos los procesos relacionados con los proveedores.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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