Piense en esto: El correo electrónico es a la vez la herramienta de flujo de trabajo más utilizada y la peor herramienta de flujo de trabajo.
El correo electrónico es la peor herramienta de flujo de trabajo porque sólo ofrece la funcionalidad mínima necesaria para realizar el trabajo, un modo de comunicación cómodo. Falla en todos los demás aspectos, ya que no es capaz de:
- Asegúrese de que la información correcta llega a la persona adecuada en el momento adecuado. Mira tu bandeja de entrada ahora mismo, apuesto a que tienes varias cadenas de correos electrónicos con 10 o 15 respuestas, y no se ha creado ningún valor, y probablemente no se ha realizado ningún trabajo real.
- No hay forma de realizar un seguimiento automático de las solicitudes en espera.
- No hay capacidad para que las personas adecuadas reciban la información necesaria para tomar buenas decisiones.
- No hay forma de comprender el volumen o los tipos de solicitudes. Si quieres echar la vista atrás y ver qué ha pasado en tus departamentos, ¡tienes que volver atrás y contar los correos electrónicos!
- No hay capacidad de automatización, especialmente en procesos de gran volumen. A nadie le gustan las actividades repetitivas y aburridas, y la gente comete muchos errores cuando las hace.
Por muy ineficiente que sea el correo electrónico, las empresas y los empleados están acostumbrados al método de depender del correo electrónico para todo. Eso incluye utilizar el correo electrónico como lugar central para almacenar y compartir solicitudes, información, incluso documentos vitales, en lugar de utilizar la herramienta adecuada, una solución de automatización de flujos de trabajo y procesos.
He aquí tres "A" que le ayudarán a preparar sus procesos para un mayor éxito empresarial y a añadir un valor continuo:
Auditoría
- Revise sus procesos. Eche un vistazo a su departamento. ¿Cuáles son las cosas de las que la gente siempre se queja, pero que nunca mejoran? Esté atento a las actividades de gran volumen. Calcule la duración de este proceso basándose en dos parámetros clave:
- Tiempo de trabajo: cuánto tiempo dedica el empleado a la tarea en sí.
- Tiempo de ciclo: cuánto tiempo de inactividad transcurre entre el tiempo de trabajo
- ¿Aún no sabe por dónde empezar? Pregunte a sus clientes, ya sean internos o externos; los clientes definen el valor y su proceso y saben dónde están esperando demasiado, o no están consiguiendo lo que quieren de forma consistente.
- No es difícil encontrar procesos que no funcionan; lo importante es averiguar dónde y por qué. Es muy raro que los grupos compartan la idea de cómo funciona un proceso que los engloba. La mayoría de las veces, la gente cree que lo está haciendo muy bien, pero tiene serias dudas sobre cómo lo está haciendo el otro grupo. Comprender estas diferencias entre la percepción y la realidad medible acabará por crear soluciones mejores y más eficaces.
Evalúe
Dado que el valor se rige por el cliente, hay que saber cómo:
- Determina el valor:
- ¿Cuáles son las expectativas del cliente?
- ¿Cuáles son nuestros objetivos para aportar valor?
- ¿Qué significa para nosotros "búsqueda incesante de valor"?
- Elimine todo lo demás: si no aporta o ya no aporta valor, busque la forma de deshacerse de esas piezas. Este es el momento de abandonar los "objetos bonitos" sentimentales y centrarse sin piedad en los procesos clave que su equipo necesita para funcionar bien. Este será el motor clave de cómo hacer un proceso que funcione realmente eficaz.
Es el momento de abandonar los "detalles" sentimentales y centrarse sin contemplaciones en los procesos clave que su equipo necesita para obtener buenos resultados.
Automatice
Los procesos de gran volumen y complejidad baja a media pueden automatizarse para maximizar el valor utilizando las mejores prácticas para:
- Herramientas de flujo de trabajo
- Procesos para portales de autoservicio, acuerdos repetitivos, actualizaciones de conformidad
El valor y el rendimiento pueden mejorarse en cada paso de un proceso digitalizado, especialmente cuando se aplica la analítica.
Agilice los flujos de trabajo que impulsan su empresa
Todos los departamentos de prácticamente todas las organizaciones dependen de los flujos de trabajo, desde los bufetes de abogados hasta las empresas en RRHH, InfoSec, Compras, Ventas y Marketing, Finanzas, Operaciones, Cumplimiento y Legal.
Elimine el silo de datos y conocimientos, mejore la eficiencia operativa y cree formularios y flujos de trabajo intuitivos y fáciles de usar. ¿Cómo se consigue esto? En utilizando herramientas sin código diseñadas específicamente para automatizar sin problemas los procesos empresariales.
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