Ce sont les grands services juridiques des grandes entreprises qui ont été à l'origine de la croissance des opérations juridiques. Ils ont donc des leçons durement acquises à partager sur la manière de développer une fonction d'opérations juridiques.
Ce rôle des grandes entreprises dans la mise en œuvre de Legal Ops a été confirmé par l'étude de l'Institut de recherche sur le droit de l'environnement de l'Union européenne. 2019 State of the Industry du CLOC. Les effectifs révèlent qui a pris l'initiative :
- Les compagnies d'assurance, dont les dépenses juridiques sont les plus importantes, disposent en moyenne de 24 ETP pour les opérations juridiques.
- Les grandes entreprises emploient en moyenne 14 ETP de juristes et 2 contractuels de juristes.
- Les petites et moyennes entreprises disposent en moyenne de 2 ETP de services juridiques et de 0 contractant.
Mais on peut affirmer sans risque que personne n' a encore atteint le "pic des opérations juridiques", où l'efficacité et la performance sont parfaites. Il y a fort à parier que personne n'y parviendra jamais, mais les gains réalisés en cours de route sont déjà source de retour sur investissement et d'impact sur l'organisation.
Même si l'on se rapproche de ce plateau, on est encore loin du compte. D'une part, la discipline est encore relativement nouvelle. D'autre part, les équipes des opérations juridiques se sont tournées vers la technologie pour gagner en efficacité, en réactivité et en transparence, et la technologie évolue sans cesse. Mais c'est bien le voyage, et non la destination, qui trouve un écho dans le secteur juridique à l'heure actuelle.
Quels sont les trois principaux enseignements à tirer de l'expérience des premiers utilisateurs des services juridiques ?
Au cours de l'année écoulée, Brian McGovern de Mitratech a rencontré plus d'une centaine de services juridiques et de responsables des opérations juridiques dans les plus grandes entreprises du monde. Sa propre expérience en tant que responsable des opérations juridiques lui a permis de comprendre les défis auxquels ces entreprises ont dû faire face.
Lors de notre récente conférence des utilisateurs Interact 2019, il a présenté ce qu'il avait appris. La session, Principales conclusions du Fortune 500Rick Radice, vice-président et directeur des opérations - Droit, conformité, éthique des affaires, affaires extérieures chez Prudential Financial, Inc. et Justin Hectus, CIO/CISO chez Keesal, Young & Logan et CIO chez KP Labs Keesal, Young & Logan / Keesal Propulsion Labs, ont également participé à cette session.
Les idées qu'ils ont pu aborder lors de cette session n'étaient que la partie émergée de l'iceberg, et beaucoup d'autres seront explorées dans un prochain ebook. Mais les trois principales leçons que l'on peut tirer de l'expérience de ces départements juridiques de premier plan ?
Faire plus avec moins
Il semble qu'il n'y ait jamais assez de temps ou de ressources disponibles pour accomplir la plupart des tâches, et c'est vrai dans les services juridiques où les pressions pour répondre à des besoins complexes aussi rapidement que possible sont énormes. Mais il y a un fait qui donne à réfléchir ? Dans un service juridique type, moins de 10 % du travail effectué aboutit à des résultats concrets, moins de 10 % du travail effectué apporte une valeur directe au client.
L'optimisation du temps et des ressources disponibles passe par l'évaluation des processus existants et l'élimination de ceux qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Cela implique d'être critique à l'égard des flux de travail qui nécessitent des approbations, des retouches, des courriels et la ressaisie de données. d'approuver, de retravailler, d'envoyer des courriels et de retaper des données.Il s'agit en particulier de processus manuels qui devraient être remplacés par l'automatisation du flux de travail juridique. Les entreprises qui ont adopté cette approche, telles que NetApp et Gilead, ont déjà constaté des avantages qui changent la donne.
Fournir les bonnes données aux bonnes personnes au bon moment
Dans les services juridiques, tout projet ou processus devrait commencer par une stratégie qui stimule l'activité pouvant faire l'objet d'un rapport a posteriori. Cependant, même si les services juridiques sont assis au sommet de montagnes de données, même les équipes d'opérations juridiques les plus progressistes n'en utilisent qu'une partie.
Quelle est, selon les responsables des opérations juridiques, la meilleure façon d'utiliser les données pour optimiser les processus et les dépenses ? Cela commence par une bonne compréhension des activités critiques. Il s'agit d'abord de comprendre comment les décisions sont actuellement prises dans les processus à fort volume. L'étape suivante consiste à développer des indicateurs qui aident les services juridiques à déterminer comment les décisions basées sur les données doivent être prises. Cela permet aux services juridiques d'identifier les bonnes sources de données à exploiter pour maximiser les performances. Combiné avec les bons outils de visualisation, cela leur donne les analyses nécessaires pour affiner l'allocation du travail, la productivité et les dépenses.
Constituer une équipe avec des compétences et des antécédents diversifiés
Recruter une équipe d'opérations juridiques avec des compétences et une expérience identiques limitera sa capacité à être flexible, agile et innovante. Or, ce sont justement ces qualités qui sont nécessaires à la réussite des opérations juridiques, d'après les entretiens menés par Brian McGovern.
Les services juridiques doivent assumer des responsabilités qui vont de la gestion des fournisseurs à l'informatique, de la formation à l'administration des applications à des dizaines d'autres tâches. En d'autres termes, c'est la même chose que de gérer n'importe quelle unité commerciale. Il faut donc mettre en place une équipe composée d'un ensemble diversifié de talents qui se complètent et dont la valeur s'étend bien au-delà de leurs domaines respectifs. Comme il l'a expliqué récemment : "Les personnes sont le fondement non seulement des services juridiques, mais aussi de l'ensemble de l'entreprise. Il est donc essentiel de placer les bonnes personnes dans les bons rôles.
Approfondir les leçons des opérations juridiques
Nous approfondirons chacune de ces trois leçons et d'autres encore dans les prochains articles du blog, ainsi que dans le prochain livre électronique basé sur les entretiens de Brian McGovern avec les leaders juridiques du classement Fortune 500.
Bien qu'il soit passionnant de participer à cette transformation à l'échelle du secteur, il n'y a pas de raison que cela soit angoissant. Les enseignements que nous allons tirer de cette expérience fourniront les meilleures pratiques à suivre pour une mise en œuvre harmonieuse et rapidement productive des opérations juridiques et de la technologie juridique pour les entreprises de toutes sortes, y compris les petites et moyennes entreprises et les cabinets d'avocats.
