En los últimos meses, un tema empresarial constante ha sido la gestión del cambio, destacando el trabajo a domicilio y un panorama económico que ha cambiado significativamente.
La única predicción segura que se puede hacer es que se producirán más cambios, a medida que se extiendan las vacunas y el mundo vuelva a algo parecido a la "normalidad".
La reestructuración de la propia empresa, sus sistemas y procesos será un tema constante debido a todo este cambio. Algunas empresas se fusionarán y consolidarán, otras crecerán y algunas unidades de negocio se venderán a nuevos propietarios o se escindirán.
La gestión de datos, en el punto de mira de la normativa
Los reguladores también lo reconocen. La gestión de los datos de los clientes en una situación empresarial cambiante fue destacada recientemente como un problema por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) del Reino Unido. Si a esto se añaden los retos del GDPR en la UE, la CCPA y la NYPA en EE. UU., queda claro que la gestión de los cambios de datos será una cuestión importante para 2021.
El hecho de que la Oficina del Interventor de la Moneda de Estados Unidos (OCC) haya multado recientemente a una entidad estadounidense con 60 millones de dólares por deficiencias en la gestión de datos también centrará la atención.
Los problemas con la gestión de datos durante un proyecto de transformación de procesos empresariales a cualquier escala suelen deberse al proceso más que a la tecnología. Algunos puntos concretos pueden ser que los equipos no conozcan bien las políticas de gestión de datos o no tengan acceso a las versiones más actualizadas. Otra posibilidad es que las políticas aplicadas en la empresa sean incoherentes.
Otro problema común es que los datos esenciales de los clientes no siempre se conservan en los sistemas informáticos corporativos y pueden ser almacenados por el personal en hojas de cálculo. Es posible que no sean plenamente conscientes de las implicaciones de la normativa sobre datos que deben cumplir, lo que expone a su organización a riesgos adicionales.
La clave de un proyecto de migración de datos eficaz -y conforme a la normativa- es gestionar todos los datos afectados, utilizar procesos alineados con las políticas y normativas clave, y demostrar ese cumplimiento.
¿Qué medidas puede tomar para resolver estos problemas?
Obtener el control de las EUC
Las aplicaciones informáticas para usuarios finales (EUC) -aplicaciones gestionadas por los propios usuarios de la empresa, normalmente hojas de cálculo- se utilizan mucho, sobre todo cuando el personal quiere la flexibilidad y rapidez que les dan las hojas de cálculo y sus proveedores terceros. Es fácil olvidarse de ellas durante un proyecto de migración de datos, ya que muy a menudo no existe un inventario centralizado de estas aplicaciones.
Tomar el control de los datos basados en EUC en un proyecto de cambio empresarial requiere encontrar estas hojas de cálculo, identificar su riesgo e importancia para la empresa y supervisar de forma proactiva las aplicaciones más críticas.
La gestión de la política de datos también es esencial. Aunque la inmensa mayoría de las empresas cuentan con una política de gestión de datos, el reto consiste en garantizar que sea actual, precisa y coherente en toda la empresa y que esté plenamente alineada con las normas y reglamentos fundamentales. El personal también necesita acceder a ella fácilmente para consultarla y demostrar que conoce y aplica la política en su trabajo diario.
Una solución eficaz de gestión de políticas contará con una biblioteca de políticas de fácil navegación, capacidades de comprobación del personal, capacidades integradas de flujo de trabajo, así como herramientas de auditoría para demostrar el control de cambios y el cumplimiento.
Centralización del almacenamiento de datos
Un almacén de datos centralizado también puede contribuir a una gestión eficaz de los datos si éstos están muy distribuidos en la empresa. Esto puede ser especialmente problemático cuando los recursos de TI son escasos en comparación con organizaciones que invierten mucho en capacidades de "Big Data". Utilice una gestión automatizada de contenidos empresariales (ECM) automatizada para recopilar, cotejar, proteger, analizar y eliminar a su vencimiento el enorme número de archivos de una empresa moderna.
Otro elemento que debe tenerse en cuenta es la función que desempeñan los proveedores externos y externos en la gestión de datos. La innovación y la captación multicanal de clientes están haciendo que gran parte de la captación de clientes y el cumplimiento de las obligaciones recaiga en terceros. Al tiempo que ofrecen rapidez y flexibilidad, la gestión de datos de estos terceros y cuartos proveedores debe conjugarse plenamente con la suya, especialmente durante los cambios empresariales.
Es esencial que tenga la capacidad de garantizar que entienden y siguen sus políticas de datos. También es valioso disponer de una alerta temprana en caso de que surjan problemas con sus propias empresas. Los informes automatizados también ayudan a gestionar los resultados de estos esfuerzos.
