Modelo de aviso de inspección I-9 (ICE)
¿Se ha preguntado alguna vez qué aspecto tiene una Notificación de Inspección I-9 (NOI) del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE)?
Hemos creado un útil modelo de NOI recopilado a partir de varias notificaciones reales recibidas por clientes de Tracker en los últimos años.
Auditoría ICE: El proceso
Una auditoría de ICE se inicia cuando un agente de ICE llega a una organización para entregar una Notificación de Inspección (NOI). La persona que recibe el servicio de la NOI tendrá que firmar un documento de acuse de recibo. Tracker Corp ha apoyado a las empresas a través de muchas auditorías I-9 y le sugerimos que tome NOI muy en serio.
Si recibe un aviso de auditoría, es imperativo que actúe de inmediato y adquiera la orientación de un profesional de cumplimiento legal que pueda guiarle a través del proceso de inspección de ICE. Para obtener más información sobre cómo establecer su proceso de respuesta interna, lea 5 pasos para prepararse para una auditoría de ICE.
NOTA: Es importante tener en cuenta que una NOI puede ser presentada en persona por un ICE o un representante federal o enviada por correo certificado. Por lo tanto, es imperativo que su equipo tenga un protocolo de respuesta NOI claro antes de recibir una notificación federal.
A continuación encontrará una descripción general del proceso de inspección I-9 y de lo que su equipo puede tener que hacer en caso de recibir una NOI. Más información sobre el I-9 y el proceso de inspección.
Como referencia educativa, hemos creado la siguiente muestra de NOI a partir de una serie de NOI reales recibidos por clientes de Tracker en los últimos años. Se trata de una representación de lo que una empresa podría recibir de un ICE o de un agente federal.
Ejemplo de aviso de inspección:
Como puede ver, un Aviso de Inspección normalmente requiere una cantidad significativa de documentación de apoyo. Por esta razón, es crucial que cada organización haga del Cumplimiento del Formulario I-9 una prioridad continua a lo largo del año. Un equipo bien preparado y bien documentado puede disminuir proactivamente el riesgo de errores de multa en caso de una auditoría federal.
También observará que el ICE solicita información específica sobre el sistema de gestión del formulario I-9. Si su empresa utiliza una solución electrónica I-9, ICE requerirá que su equipo divulgue información sobre ese proveedor y plataforma específicos. Un buen proveedor de I-9 electrónico tendrá un "paquete de respuesta estándar" que el proveedor ha utilizado con éxito y probado en una auditoría en vivo.
Asegúrese de las capacidades de su proveedor de soluciones
Es importante que este paquete de respuesta haya demostrado satisfacer completamente los requisitos de auditoría de ICE - recibir un Aviso de Inspección puede ser un acontecimiento aterrador y angustioso. Este no es el momento en que su proveedor de apoyo I-9 debe estar "probando" sus habilidades de respuesta. Su proveedor asociado debe estar bien equipado con una amplia experiencia de trabajo a través de los procesos de auditoría de ICE.
Al igual que su proveedor de I-9 le proporcionará asistencia en la comunicación con ICE, un sistema electrónico I-9 bien diseñado le ahorrará mucho tiempo al extraer fácilmente los registros, crear informes adecuados y exportar registros de auditoría.
Mitratech se enorgullece de ofrecer el único software de cumplimiento I-9 que puede presumir de un historial perfecto de más de 20 años de cero hallazgos de clientes en auditorías federales y del ICE. Nos especializamos en preparar, mantener y defender los Formularios I-9 en caso de cualquier auditoría.
