Muster einer I-9-Kontrollmitteilung (ICE)
Haben Sie sich jemals gefragt, wie eine I-9 Notice of Inspection (NOI) der US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) aussieht?
Wir haben ein hilfreiches NOI-Muster erstellt, das aus einer Reihe von realen Mitteilungen zusammengestellt wurde, die Tracker-Kunden in den letzten Jahren erhalten haben.
ICE-Audit: Das Verfahren
Eine ICE-Prüfung wird eingeleitet, wenn ein ICE-Agent bei einer Organisation eintrifft, um eine Notice of Inspection (NOI) zuzustellen. Die Person, der die NOI zugestellt wird, muss ein Dokument unterschreiben, das den Empfang bestätigt. Tracker Corp hat Unternehmen bei vielen I-9-Audits unterstützt und wir empfehlen Ihnen, NOI's sehr ernst zu nehmen.
Wenn Sie eine Prüfungsmitteilung erhalten, müssen Sie unbedingt sofort handeln und sich von einem Fachmann für die Einhaltung von Rechtsvorschriften beraten lassen, der Sie durch das ICE-Inspektionsverfahren führen kann. Weitere Informationen zur Einrichtung eines internen Reaktionsverfahrens finden Sie unter 5 Schritte zur Vorbereitung auf eine ICE-Prüfung.
HINWEIS: Es ist wichtig zu beachten, dass eine NOI persönlich von einem ICE- oder Bundesvertreter überreicht oder per Einschreiben versandt werden kann. Daher ist es unerlässlich, dass Ihr Team ein klares NOI-Antwortprotokoll erstellt hat , bevor es eine Bundesmitteilung erhält.
Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick über den I-9-Inspektionsprozess und darüber, was Ihr Team tun muss, wenn Sie eine NOI erhalten. Erfahren Sie mehr über das I-9 und den Inspektionsprozess.
Zur Veranschaulichung haben wir das folgende NOI-Muster aus einer Reihe realer NOIs erstellt, die Tracker-Kunden in den letzten Jahren erhalten haben. Dies ist eine Darstellung dessen, was ein Unternehmen von einem ICE- oder Bundesagenten erhalten könnte.
Beispiel für eine Inspektionsmitteilung:
Wie Sie sehen können, erfordert eine Kontrollmitteilung in der Regel eine beträchtliche Menge an Belegen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass jede Organisation der Einhaltung des Formulars I-9 das ganze Jahr über Priorität einräumt. Ein gut vorbereitetes und gut dokumentiertes Team kann proaktiv das Risiko von Fehlern im Falle einer Bundesprüfung verringern.
Sie werden auch feststellen, dass das ICE spezifische Informationen über das System zur Verwaltung des Formulars I-9 anfordert. Wenn Ihr Unternehmen eine elektronische I-9-Lösung verwendet, wird das ICE von Ihrem Team verlangen, dass es Informationen über diesen speziellen Anbieter und diese Plattform preisgibt. Ein guter Anbieter elektronischer I-9-Lösungen verfügt über ein "Standard-Antwortpaket", das der Anbieter erfolgreich eingesetzt und in einem Live-Audit getestet hat.
Überzeugen Sie sich von den Fähigkeiten Ihres Lösungsanbieters
Es ist wichtig, dass dieses Antwortpaket nachweislich die Prüfungsanforderungen des ICE vollständig erfüllt - die Zustellung einer Notice of Inspection kann ein beängstigendes und nervenaufreibendes Ereignis sein. Dies ist nicht der Zeitpunkt, an dem Ihr I-9-Support-Anbieter seine Antwortfähigkeiten "testen" sollte. Ihr Partner sollte gut ausgerüstet sein und über umfangreiche Erfahrungen mit ICE-Auditverfahren verfügen.
Genauso wie Ihr I-9-Anbieter Sie bei der Kommunikation mit dem ICE unterstützt, spart ein gut konzipiertes elektronisches I-9-System viel Zeit, da es die Extraktion von Datensätzen, die Erstellung geeigneter Berichte und den Export von Prüfpfaden erleichtert.
Mitratech ist stolz darauf, die einzige I-9-Compliance-Software anbieten zu können, die seit mehr als 20 Jahren eine perfekte Erfolgsbilanz von null Kundenfunden bei Bundes- und ICE-Audits vorweisen kann. Wir sind auf die Erstellung, Pflege und Verteidigung von Formularen I-9 im Falle einer Prüfung spezialisiert.
