3 Versteckte Kosten der Nicht-Einführung von CLM
Eine CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management) bietet Funktionen für die Planung, Verhandlung, Ausführung und Beendigung von Verträgen in allen Bereichen Ihres Unternehmens.
Natürlich kann die Suche nach der richtigen CLM-Lösung für Ihr Unternehmen eine schwierige Aufgabe sein. Eine, die man leicht auf einen anderen Tag verschieben kann.
Aber haben Sie auch die Nachteile bedacht, die entstehen, wenn Sie keine CLM-Lösung einsetzen?
Wenn Sie mit den Kosten und dem Aufwand für die Implementierung einer CLM-Software unzufrieden sind, finden Sie hier einige versteckte Kosten, die Sie vielleicht noch nicht in Ihre Kalkulation einbezogen haben...
Falsche oder unerwünschte Vertragsverlängerungen
Vertragsverlängerungen sind der logischste Ausgangspunkt und bieten Ihrem Unternehmen eine wichtige Gelegenheit, den Wert Ihrer Lieferanten zu steigern. Sie werden jedoch leicht verpasst, vor allem, wenn Sie nicht über ein System verfügen, das sicherstellt, dass Sie die Bedingungen zu gegebener Zeit bewerten und/oder neu aushandeln.
Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Vertragsverlängerung verpassen können, zum Beispiel:
- Fehlen eines einzigen, einheitlichen Speichers zum Auffinden von Verträgen
- Mitarbeiterwechsel oder mangelhafte Übergabe von Verträgen, so dass ursprüngliche Schlüsselkontakte verloren gehen oder verlegt werden
- Mangelnde Rechenschaftspflicht für bestimmte Verträge
Hinzu kommt, dass die manuelle Datenaggregation unnötig komplex und mühsam sein kann. Wie bei allen Prozessen erhöht sich auch bei der manuellen Vertragsverlängerung die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, da Daten falsch eingegeben werden oder fehlen können.
Was bedeutet das für die Einnahmeverluste?
Die Erneuerung eines Vertrags bietet Ihnen die Möglichkeit zur Neuverhandlung auf der Grundlage des Werts, den der Vertrag für beide Parteien in der vorherigen Laufzeit hatte. Dies könnte zu Kostensenkungen oder zusätzlichen Vorteilen für Ihr Unternehmen führen. Andererseits können Verträge, die sich ohne Prüfung automatisch verlängern, Ihr Unternehmen wertvolle Dollar kosten.
Vergeudetes Know-how und unzufriedene Mitarbeiter
Die Mitarbeiter Ihrer Rechtsabteilung stellen dem Unternehmen Fachwissen zur Verfügung. Wenn sie ihre Zeit und ihr Talent für Verwaltungsaufgaben aufwenden, ist das reine Geldverschwendung. Eine effektive CLM-Lösung senkt die Betriebskosten und spart den Mitarbeitern Zeit, indem sie die Vertragsanfragen automatisiert und rationalisiert.
Dies führt zu zufriedeneren Mitarbeitern und damit zu einer höheren Produktivität. Laut einer umfassenden Studie der Universität Oxford sind Arbeitnehmer sogar um 13 % produktiver, wenn sie zufrieden sind.
Wenn Sie die Zeit, die Ihr internes Rechtsteam mit zeitraubenden Aufgaben wie der Vertragserstellung verbringt, durch die Automatisierung der Dokumentenzusammenstellung reduzieren, wird Ihr Unternehmen eine höhere Produktivität und eine bessere Mitarbeitermoral verzeichnen. Vor allem nach der durch die COVID-19-Pandemie verursachten Störung ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, da Sie sonst Gefahr laufen, Talente zu verlieren.
Nebenbei bemerkt: Eine erstklassige CLM-Lösung setzt die von Ihrem Unternehmen vorab genehmigte Vertragssprache automatisch durch und bietet internen Anwendern, die keine Juristen sind, und Dritten Echtzeit-Zugang zur Vertragsprüfung. Dies erspart dem Rechtsteam die Rolle des Gatekeepers für Vertragsanfragen und -wünsche, sodass sie sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren können.
Erhöhtes Risiko
Ohne Auslöser und Warnmeldungen besteht ein erhöhtes Risiko, dass die beteiligten Parteien wichtige Meilensteine verpassen, darunter auch die bereits erwähnten Verlängerungen. Aber es gibt noch viel mehr Risiken, die Sie mit einer CLM-Lösung vermeiden (oder reduzieren) können. Durch die Bereitstellung einer detaillierten Übersicht darüber, was, wann und von wem verhandelt wird, erhalten Sie in allen Phasen einen besseren Einblick in die Verantwortlichkeit.
Warnmeldungen können Ihnen auch beim Risikomanagement helfen, indem sie Sie über Änderungen von Verträgen oder Compliance-Regeln informieren, die Gebühren nach sich ziehen können - was direkt zu Umsatzeinbußen führen kann. Warnungen können Ihnen die Gewissheit geben, dass Sie in der Lage sind, Risiken in einem sich schnell ändernden regulatorischen Umfeld zu minimieren und die Einhaltung vertraglicher Erwartungen bei Verhandlungen zu verbessern.
Eine leistungsfähige CLM-Lösung kann auch die Risiken für Dritte im Zusammenhang mit Verträgen als grundlegenden Bestandteil einer Strategie zur Sicherung der Einnahmen identifizieren. Mithilfe von KI kann sie einen besseren Einblick geben , welche Verträge die größten potenziellen Bedrohungen für Ihr Unternehmen darstellen, so dass Sie entsprechend handeln und das Risiko bei Bedarf mindern können.
Was kann eine CLM-Lösung noch für Ihr Unternehmen tun?
CLM-Software wurde entwickelt, um die Verwaltungskosten zu senken, indem sie die Organisation effizienter macht. Von der Standardisierung der Vertragserstellung über die Automatisierung der Verwaltung des Vertragslebenszyklus bis hin zur Verbesserung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann CLM verschiedene Probleme der Rechtsabteilung lösen.
Mit einer guten Vertragsmanagementlösung können Unternehmen 9 % ihres Jahresumsatzes einsparen .
Eine KPMG-Umfrage hat ergeben, dass Unternehmen ohne strenge Überwachung bis zu 40 % des Wertes verlieren können, den sie von Anbietern und Lieferanten erhalten haben.
Es überrascht nicht, dass andere Untersuchungen gezeigt haben, dass eine gute CLM-Lösung Unternehmen 9 % ihres Jahresumsatzes einsparen kann , da sie eine bessere Zusammenarbeit, eine höhere Effizienz, eine bessere Kontrolle und ein geringeres Risiko bietet .
Angesichts der potenziellen Kosten, die durch den Verzicht auf eine Lösung für das Management des Vertragslebenszyklus entstehen, und der beträchtlichen Vorteile, die diese Lösung bieten kann? Es ist kein Wunder, dass sich immer mehr Rechtsabteilungen mit CLM befassen. Die Hürde besteht jedoch darin, eine Lösung zu finden, die ihren tatsächlichen Anforderungen gerecht wird, d. h. die schnell eine beträchtliche Rendite erzielt und gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit besitzt, die für künftige CLM-Anforderungen erforderlich ist.
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