Caso práctico: Gestión de las preguntas de los empleados mediante la automatización de la gestión de políticas

¿Los enfoques actuales, mayoritariamente verticalistas, para responder a las preguntas de los empleados sobre las nuevas políticas? Carecen de flexibilidad y eficacia.

Desafío: Conservar las comunicaciones jurídicas

Abordar las preocupaciones legítimas en torno a la aplicación de nuevas políticas y procedimientos es importante para mantener el cumplimiento de numerosas normativas. Igual de importante es registrar y conservar las consultas de los empleados y las respuestas legales para facilitar las auditorías o las revisiones normativas.

De poco sirve a la organización mantener procesos conformes si los responsables del cumplimiento no pueden documentar fácilmente esos esfuerzos ante los reguladores. Hoy en día, uno de los principales retos a los que se enfrentan los proveedores de soluciones de gestión de políticas sigue siendo el de ofrecer capacidades sin fricciones para gestionar fácilmente la divulgación de políticas y la gestión de excepciones, como las cuestiones legales.

¿Por ejemplo? Una actualización de la política del GDPR podría suscitar preguntas específicas del departamento de marketing sobre cómo dar forma a la comunicación saliente sobre las prácticas de procesamiento de datos, mientras que la misma actualización podría suscitar preguntas legales de TI sobre los requisitos de almacenamiento de datos. Disponer de una solución flexible para atender y dar soporte a todos estos intercambios es fundamental para cumplir la normativa en el futuro.

Las ventajas de las soluciones acopladas

La combinación de las capacidades de flujo de trabajo automatizado de TAP con las potentes funciones de PolicyHub crea una solución flexible y modular de un único proveedor que ofrece una serie de resultados positivos:

• Proporcionar un único canal de comunicación nativo en el marco de la política permite la transmisión inmediata de las preguntas de los empleados y proporciona respuestas contextuales.
• El seguimiento de las cuestiones legales y las respuestas a las actualizaciones de las políticas en un sistema central le ofrece la granularidad necesaria para documentar fácilmente el cumplimiento ante auditores, reguladores y autoridades.
• La automatización de los procesos manuales -incluidos el registro, el procesamiento y la resolución de preguntas, excepciones y divulgaciones- genera una importante rentabilidad de la inversión.
• El panel de informes y las funciones de análisis permiten revisar rápidamente las excepciones y realizar un seguimiento global de los procesos de gestión de excepciones, proporcionando una única fuente de información.
• Las intuitivas herramientas integradas garantizan que las políticas y excepciones se gestionen y apliquen eficazmente, al tiempo que se mantienen, distribuyen y certifican con precisión.

Este artículo sobre la gestión de cuestiones legales ha sido nuestro cuarto, y último, post sobre la divulgación de políticas y la gestión de excepciones, y la solución híbrida emergente TAP + PolicyHub de Mitratech para estos desafíos. Consulte nuestras entregas anteriores de la serie para ver casos de uso sobre Regalos e invitaciones, Conflictos de intereses y Excepciones a las políticas.

Otros recursos sobre riesgos y cumplimiento que pueden ser útiles:

• Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz

• Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz

• Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)