Die heutigen, meist von oben nach unten gerichteten Ansätze zur Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu neuen Richtlinien? Es mangelt ihnen an Flexibilität und Effizienz.

Die heutigen Lösungen für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren sind sehr effektiv bei der Verteilung neuer Richtlinien in einem Unternehmen. Und es ist zu erwarten, dass die Mitarbeiter nach Erhalt einer aktualisierten Richtlinie oder eines Verfahrens Fragen zu einem oder mehreren Elementen der neuen Richtlinie haben, zu denen sie die Rechtsabteilung des Unternehmens konsultieren möchten.

Im Idealfall gäbe es einen eigenen Kommunikationsweg, über den die Mitarbeiter einen solchen Austausch leicht einleiten könnten. Da die meisten konventionellen Systeme zur Verwaltung von Richtlinien jedoch broadcast-orientiert sind und keinen Zwei-Wege-Dialog unterstützen können, greifen viele Organisationen auf E-Mail zurück, um den Austausch zwischen Mitarbeitern und Rechtsabteilung zu unterstützen.

Aber auch eine E-Mail unter vier Augen ist nicht ideal, da diese potenziell wichtigen Gespräche nicht unbedingt in einem leicht zugänglichen, überprüfbaren Format gespeichert werden.

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Herausforderung: Bewahrung des Rechtsverkehrs

Um die Einhaltung zahlreicher Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, auf die berechtigten Bedenken im Zusammenhang mit der Einführung neuer Richtlinien und Verfahren einzugehen. Ebenso wichtig ist die Protokollierung und Aufbewahrung dieser Mitarbeiteranfragen und rechtlichen Antworten, um Audits oder behördliche Überprüfungen zu erleichtern.

Es nützt dem Unternehmen wenig, richtlinienkonforme Prozesse aufrechtzuerhalten, wenn die Compliance-Beauftragten diese Bemühungen gegenüber den Aufsichtsbehörden nicht ohne weiteres dokumentieren können. Die Unterstützung reibungsloser Funktionen zur einfachen Handhabung der Offenlegung von Richtlinien und der Behandlung von Ausnahmen, z. B. bei rechtlichen Fragen, ist nach wie vor eine der größten Herausforderungen für Anbieter von Richtlinienmanagement-Lösungen.

Lösung: TAP + PolicyHub

Mitratech koppelt jetzt seine erstklassige Policy-Management-Lösung mit umfassender, funktionsreicher Workflow-Automatisierung und Compliance-Tracking, um einen nahtlosen, überprüfbaren Austausch von Rechtsfragen und Lösungen zu ermöglichen.

Durch die Kombination der fortschrittlichen Workflow-Funktionen von TAP mit den flexiblen PolicyHub-Funktionen für die Verwaltung von Richtlinien ermöglichen wir es, Ausnahmen von Richtlinien im gesamten Unternehmen zu kommunizieren und zu dokumentieren, und unterstützen darüber hinaus wechselseitige juristische Anfrage/Antwort-Threads.

Flexibilität ist der Schlüssel zur Anpassung einer Lösung an die bestehenden Umgebungen von Unternehmen. Daher bieten wir die Policy Management-Lösung und Workflows als eigenständige Funktionen an .

Diese Art von Ansatz stellt sicher, dass Politik- und Rechtsteams das gesamte Spektrum rechtlicher Anfragen abdecken und gleichzeitig ihre Infrastruktur für die Verwaltung von Policen so gestalten können, dass sie ihren eigenen Gegebenheiten am besten entspricht.

Zum Beispiel? Eine Aktualisierung der GDPR-Richtlinie könnte spezifische Fragen der Marketingabteilung zur Gestaltung der ausgehenden Kommunikation über Datenverarbeitungspraktiken hervorrufen, während dieselbe Aktualisierung rechtliche Fragen der IT-Abteilung zu den Anforderungen an die Datenspeicherung hervorrufen könnte. Eine flexible Lösung, mit der alle diese Austauschvorgänge abgewickelt und unterstützt werden können, ist entscheidend für die künftige Einhaltung der Vorschriften.

Die Vorteile von gekoppelten Lösungen

Durch die Kombination der automatisierten Workflow-Funktionen von TAP mit den leistungsstarken Funktionen von PolicyHub entsteht eine flexible und modulare Lösung aus einer Hand, die eine Reihe von positiven Ergebnissen liefert:

  • Die Bereitstellung eines einzigen nativen Kommunikationskanals innerhalb des Richtlinienrahmens ermöglicht die sofortige Übermittlung von Mitarbeiterfragen und bietet kontextbezogene Antworten.
  • Die Nachverfolgung von Rechtsfragen und Antworten auf Richtlinienaktualisierungen in einem zentralen System gibt Ihnen die Möglichkeit, die Einhaltung von Richtlinien gegenüber Prüfern, Regulierungsbehörden und Behörden zu dokumentieren.
  • Die Automatisierung manueller Prozesse - einschließlich der Erfassung, Verarbeitung und Lösung von Fragen, Ausnahmen und Offenlegungen - führt zu einem erheblichen ROI.
  • Dashboard- und Analysefunktionen für die Berichterstattung ermöglichen die schnelle Überprüfung von Ausnahmeereignissen und die ganzheitliche Verfolgung von Prozessen zur Behandlung von Ausnahmen, so dass eine einzige Informationsquelle zur Verfügung steht.
  • Intuitive, integrierte Tools stellen sicher, dass Richtlinien und Ausnahmen effizient verwaltet und durchgesetzt werden, während sie gleichzeitig genau gepflegt, verteilt und bescheinigt werden.

Dieser Artikel über die Behandlung rechtlicher Fragen war unser vierter und letzter Beitrag über die Offenlegung von Richtlinien und die Behandlung von Ausnahmen sowie über Mitratechs neue hybride TAP + PolicyHub-Lösung für diese Herausforderungen. In den vorangegangenen Beiträgen dieser Reihe finden Sie Anwendungsfälle zu Geschenken und Bewirtung, Interessenkonflikten und Ausnahmen von Richtlinien.

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