¿Qué ocurre durante una auditoría ICE?
Esto es lo que puede esperar tras una notificación de inspección (NOI).
Desde que se aprobó la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) en 1986, las empresas de Estados Unidos están obligadas a verificar la elegibilidad de los candidatos para el empleo y a seguir controlando dicha elegibilidad después de la contratación. El formulario federal I-9 se creó para que las empresas cumplieran la IRCA y se aseguraran de que las personas que contratan están legalmente autorizadas a trabajar en Estados Unidos.
Para comprobar que las empresas siguen el proceso correctamente, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) de EE.UU. realizan auditorías I-9, que consisten en revisiones exhaustivas de los formularios I-9 de una empresa y de la documentación justificativa. Entonces, ¿qué puede esperar que ocurra durante una auditoría en caso de que se produzca?
¿Qué ocurre durante una auditoría I-9?
Durante una auditoría o inspección I-9el DHS o el ICE revisarán sus formularios I-9 y la documentación de apoyo para garantizar su cumplimiento.
Una auditoría suele desencadenarse por una de las siguientes situaciones:
- Quejas de empleados actuales o antiguos
- Quejas de candidatos que no han recibido una oferta de empleo
- Alegaciones de competidores
- Evaluación por parte de Seguridad Nacional de las zonas con más probabilidades de tener empleados que incumplen la normativa
- Información de los informadores
- Información de otras agencias federales (DOJ, FBI, IRS, etc.)
Usted recibirá un Aviso de Inspección (NOI) y luego tendrá tres días hábiles para presentar los formularios solicitados para cada empleado. El ICE no necesita una citación u orden judicial para realizar una auditoría y puede solicitar los formularios I-9 de todos los empleados actuales contratados después del 6 de noviembre de 1986, o los formularios de los empleados anteriores. En la actualidad, las empresas están obligadas a conservar los registros de los empleados durante al menos tres años a partir del primer día de empleo o un año a partir de la fecha en que finaliza el empleo, según cuál sea el plazo más largo.
¿Qué ocurre después de una auditoría ICE?
Después de que el ICE revise todos sus documentos, emitirá una de las siguientes notificaciones:
- Notificación de los resultados de la inspección/Carta de conformidad: Le notifica que todo está en orden y que cumple la normativa.
- Notificación de Documentos Sospechosos: ICE ha determinado que su documentación indica que usted podría tener empleados que no son elegibles para el empleo. Puede aportar más documentación si cree que se trata de un error.
- Aviso de discrepancias: En este caso, el ICE no ha podido determinar la elegibilidad de un empleado o empleados y necesita más documentación.
- Notificación de fallos técnicos o de procedimiento: El ICE encontró errores en los formularios, y usted tiene al menos diez días hábiles para corregirlos, o los errores se convertirán en violaciones sustantivas. Los errores técnicos suelen ser problemas menores que pueden corregirse (normalmente se trata de información que falta en un campo del formulario I-9), mientras que los errores o infracciones sustanciales no pueden corregirse y suelen significar que el empleado no reúne los requisitos para ser contratado.
- Aviso de advertencia: El ICE ha detectado infracciones importantes en la verificación, pero espera que corrija los errores y cumpla las normas en el futuro. Existen algunas excepciones en las que no recibirá un Aviso de Advertencia.
- Notificación de intención de multa (NIF): Se emite por infracciones sustantivas, fallos técnicos o de procedimiento no corregidos, contratación a sabiendas de empleados que no reúnen los requisitos necesarios y/o continuación de la contratación de empleados que no reúnen los requisitos necesarios.
- Orden Final: Si no solicita una audiencia a tiempo, el ICE emitirá una Orden Final detallando las sanciones penales y/o civiles (procesamiento penal y/o multas).
¿Cuánto le pueden multar tras una auditoría del ICE?
Según ICE.gov:
"Para determinar el importe base de la multa, se dividirá el número de infracciones sustantivas/fallos técnicos o de procedimiento no corregidos e infracciones de contratar/continuar empleando a sabiendas por el número de Formularios I-9 que deberían haberse presentado para su inspección. El porcentaje de este cálculo es el porcentaje de infracción que determinará el importe mínimo y máximo de la multa base de la sanción civil. Este porcentaje puede cambiar dependiendo de si la infracción que se está evaluando es la primera infracción del empleador, la segunda infracción o una tercera infracción o superior."
Tras estos cálculos, el ICE determina el importe total de la multa de la sanción civil teniendo en cuenta los cinco factores legales siguientes:
- Tamaño de la empresa
- Buena fe del empresario
- La gravedad de la(s) infracción(es)
- La participación de trabajadores no autorizados
- Historial de infracciones anteriores)
Las sanciones pueden oscilar entre un par de cientos de dólares y miles de dólares por error. En los últimos años, ha habido más auditorías y multas como resultado de las reformas de inmigración y el aumento de la aplicación, por lo que es esencial que usted mantenga sus patos en una fila cuando se trata de cumplimiento de la IRCA.
Por desgracia, muchas empresas siguen utilizando sistemas anticuados. Se descubierto que el 76% de los formularios I-9 en papel tienen al menos un error sancionable -4,1 veces más que los 1-9 electrónicos con verificación- y las empresas tienen un 95% de probabilidades de ser auditadas por el ICE en la próxima década, según las tendencias actuales.
Desde la digitalización de formularios en papel hasta la gestión electrónica de formularios I-9, la mejor forma de protegerse a sí mismo y a su empresa es utilizar una solución de gestión de formularios I-9 líder en el sector con un historial imbatible en el mantenimiento de la conformidad.
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