Hier erfahren Sie, was Sie nach einer Notice of Inspection (NOI) zu erwarten haben.
Seit der Verabschiedung des Immigration Reform and Control Act (IRCA) im Jahr 1986 sind Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten verpflichtet, die Beschäftigungsberechtigung von Bewerbern zu überprüfen und diese auch nach der Einstellung weiter zu kontrollieren. Das Bundesformular I-9 wurde für Arbeitgeber erstellt, um dem IRCA nachzukommen und sicherzustellen, dass die Personen, die sie einstellen, rechtmäßig zur Arbeit in den USA berechtigt sind.
Um zu überprüfen, ob die Arbeitgeber das Verfahren korrekt einhalten, führen das US-Ministerium für Heimatschutz (DHS) und die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) I-9-Audits durch, d. h. gründliche Überprüfungen der I-9-Formulare eines Unternehmens und der entsprechenden Unterlagen. Was können Sie also bei einem Audit erwarten, falls es zu einem solchen kommt?
Was passiert bei einem I-9 Audit?
Während einer I-9-Audit oder -Inspektionüberprüft das DHS oder ICE Ihre I-9-Formulare und die dazugehörigen Unterlagen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Ein Audit wird normalerweise durch eine der folgenden Situationen ausgelöst:
- Beschwerden von derzeitigen oder ehemaligen Mitarbeitern
- Beschwerden von Stellenbewerbern, die kein Angebot erhalten haben
- Behauptungen von Wettbewerbern
- Die Bewertung der Homeland Security, in welchen Bereichen die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass Mitarbeiter nicht den Vorschriften entsprechen
- Informationen von Informanten
- Informationen von anderen Bundesbehörden (DOJ, FBI, IRS, usw.)
Sie erhalten eine Notice of Inspection (NOI) und haben dann drei Arbeitstage Zeit, die angeforderten Formulare für jeden Mitarbeiter vorzulegen. Das ICE benötigt keine Vorladung oder einen Durchsuchungsbefehl, um eine Prüfung durchzuführen, und kann die I-9-Formulare für alle aktuellen Mitarbeiter, die nach dem 6. November 1986 eingestellt wurden, oder die Formulare früherer Mitarbeiter anfordern. Die Unternehmen sind derzeit verpflichtet, die Unterlagen für ihre Mitarbeiter mindestens drei Jahre ab dem ersten Tag der Beschäftigung oder ein Jahr nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.
Was passiert nach einem ICE-Audit?
Nachdem das ICE alle Ihre Dokumente geprüft hat, wird es einen der folgenden Bescheide ausstellen:
- Mitteilung der Inspektionsergebnisse/Bestätigungsschreiben: Benachrichtigt Sie, dass alles in Ordnung ist und Sie die Vorschriften einhalten.
- Hinweis auf verdächtige Dokumente: Das ICE hat festgestellt, dass Ihre Unterlagen darauf hinweisen, dass Sie möglicherweise Mitarbeiter beschäftigen, die nicht für eine Beschäftigung in Frage kommen. Sie können weitere Unterlagen einreichen, wenn Sie glauben, dass es sich um einen Fehler handelt.
- Hinweis auf Unstimmigkeiten: In diesem Fall war das ICE nicht in der Lage, die Anspruchsberechtigung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin zu bestimmen und benötigt weitere Unterlagen.
- Hinweis auf technische oder verfahrenstechnische Fehler: Das ICE hat Fehler in den Formularen gefunden, und Sie haben mindestens zehn Arbeitstage Zeit, die Formulare zu korrigieren, sonst werden die Fehler zu schwerwiegenden Verstößen. Bei technischen Fehlern handelt es sich in der Regel um geringfügige Probleme, die korrigiert werden können (in der Regel handelt es sich um fehlende Angaben in einem Feld des Formulars I-9), während schwerwiegende Fehler oder Verstöße nicht korrigiert werden können und in der Regel bedeuten, dass der Mitarbeiter nicht für eine Beschäftigung in Frage kommt.
- Warnhinweis: Das ICE hat wesentliche Überprüfungsverstöße festgestellt, erwartet aber, dass Sie die Fehler korrigieren und die Vorschriften einhalten werden. Es gibt einige Ausnahmen in denen Sie keine Warning Notice erhalten würden.
- Mitteilung über die Absicht, ein Bußgeld zu verhängen (NIF): Diese wird bei wesentlichen Verstößen, nicht behobenen technischen oder verfahrenstechnischen Mängeln, der wissentlichen Einstellung von nicht förderungswürdigen Mitarbeitern und/oder der Weiterbeschäftigung von nicht förderungswürdigen Mitarbeitern ausgestellt.
- Endgültige Anordnung: Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Anhörung beantragen, erlässt das ICE eine endgültige Verfügung, in der die straf- und/oder zivilrechtlichen Sanktionen (Strafverfolgung und/oder Geldstrafen) im Einzelnen aufgeführt sind.
Wie hoch kann Ihr Bußgeld nach einem ICE-Audit sein?
Nach Angaben von ICE.gov:
"Zur Ermittlung des Grundbetrags der Geldbuße wird die Anzahl der Verstöße gegen materielle Vorschriften/unkorrigierte technische oder verfahrenstechnische Mängel und Verstöße gegen die wissentliche Einstellung/Weiterbeschäftigung durch die Anzahl der Formulare I-9 geteilt, die zur Überprüfung hätten vorgelegt werden müssen. Der Prozentsatz dieser Berechnung ist der Prozentsatz der Verstöße, der den Mindest- und Höchstbetrag der zivilrechtlichen Geldbuße bestimmt. Dieser Prozentsatz kann sich ändern, je nachdem, ob es sich bei dem zu bewertenden Verstoß um den ersten Verstoß des Arbeitgebers, den zweiten Verstoß oder einen dritten oder höheren Verstoß handelt."
Im Anschluss an diese Berechnungen bestimmt das ICE den Gesamtbetrag der zivilrechtlichen Geldstrafe unter Berücksichtigung der folgenden fünf gesetzlichen Faktoren:
- Größe des Unternehmens
- Der gute Glaube des Arbeitgebers
- Die Schwere des Verstoßes/der Verstöße
- Die Beteiligung von unbefugten Arbeitnehmer(n)
- Vorgeschichte(n) von Verstößen)
Die Strafen können von ein paar hundert Dollar bis zu Tausenden von Dollar pro Fehler reichen. In den letzten Jahren gab es mehr Prüfungen und Bußgelder als Folge der Einwanderungsreformen und der verstärkten Durchsetzung der Vorschriften. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Enten in einer Reihe halten, wenn es um die Einhaltung des IRCA geht.
Leider arbeiten viele Unternehmen immer noch mit veralteten Systemen. Es wurde wurde festgestellt dass 76 % der I-9-Formulare auf Papier mindestens einen beanstandbaren Fehler aufweisen - 4,1 Mal mehr als bei elektronischen I-9-Formularen mit Verifizierung - und dass Unternehmen bei den derzeitigen Trends eine 95 %ige Chance haben, innerhalb des nächsten Jahrzehnts von der ICE überprüft zu werden.
Von der Digitalisierung von Papierformularen bis hin zur elektronischen Verwaltung von I-9-Formularen - der beste Weg, sich und Ihr Unternehmen zu schützen, ist die Verwendung einer branchenführenden I-9-Verwaltungslösung mit einer unübertroffenen Erfolgsbilanz bei der Einhaltung von Vorschriften.
Erfahren Sie mehr darüber, wie wichtig es ist, die I-9-Verwaltung mit Priorität zu behandeln.
